網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理提升探討

摘 要：機關(guān)檔案管理在機關(guān)管理中發(fā)揮重要作用，無論是機關(guān)的發(fā)展歷程還是機關(guān)人員的相關(guān)資料都體現(xiàn)在檔案之中，是機關(guān)各項工作的見證。目前，機關(guān)檔案管理的電子信息化已經(jīng)得到普及，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)深刻影響機關(guān)檔案管理，每一位機關(guān)檔案管理人員都要認識互聯(lián)網(wǎng)，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)和運用互聯(lián)網(wǎng)。因此，本文將重點探討在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理提升，尤其是從檔案管理的新形勢出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，提出對策，為機關(guān)檔案管理的未來發(fā)展助力。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機關(guān)檔案；檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，已經(jīng)深入工作和生活的方方面面，在機關(guān)檔案管理上也不例外。機關(guān)檔案管理的電子信息化和網(wǎng)絡(luò)化，對于檔案管理的發(fā)展有著重要意義。因此，要大力促進機關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的發(fā)展，更好的適應(yīng)新環(huán)境，實現(xiàn)新突破。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新形勢

在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，機關(guān)檔案管理較之以往出現(xiàn)了新形勢，呈現(xiàn)出新變化。只有認清這些新形勢，才能更好適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展。

1、檔案資源的海量化與檔案收集的精細化

網(wǎng)絡(luò)化為機關(guān)材料的撰寫、傳輸提供了巨大的便利，也帶來了檔案資源的海量化。過去的檔案大多數(shù)為手寫而成，費時費力，有條件的單位采取印刷方式，但是畢竟數(shù)量較少。網(wǎng)絡(luò)化與電子信息化共同作用，加上電子資源的強復(fù)制性與易操作性，讓電子資料能夠在較短的時間里成批量生產(chǎn)，檔案資源也就比以往多了許多。另一方面，過去的檔案存儲多以人工方式，設(shè)立檔案室與檔案柜，進行檔案編號，制作相應(yīng)表格等，而網(wǎng)絡(luò)化為電子檔案提供了海量的存儲空間，一塊普通大小的硬盤就可以存儲一個機關(guān)單位一年或者數(shù)年的電子文本資源，檔案資源的海量化就更為顯著。

檔案資源的海量化，又需要檔案收集比以往更加精細化。原先的檔案收集主要是人工收集紙質(zhì)材料，需要注意防火、防塵、防潮、防盜等，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，首先要注意的就是存儲檔案資源的計算機、硬盤、網(wǎng)盤等不能發(fā)生損壞，否則所有電子檔案都可能遭到破壞。同時，電子檔案的編號也更為精細，它與傳統(tǒng)的檔案編號方式不盡相同，帶有更多的電子信息化特征。

2、檔案管理的電子標(biāo)準化與檔案內(nèi)容的可操作化

在原先的紙質(zhì)檔案管理時期，檔案管理雖然有著國家統(tǒng)一的管理標(biāo)準，但是具體到實際工作中，不同的機關(guān)單位有著不同的細節(jié)管理標(biāo)準。同時，機關(guān)單位常見的檔案交流使用，也可能會因為上下級或者同級單位之間的標(biāo)準不統(tǒng)一而產(chǎn)生不必要的麻煩。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于檔案交流使用更為頻繁，加上檔案管理的系統(tǒng)、軟件等大同小異，軟件之間的兼容性也有所增強，這就帶來了檔案管理更為電子標(biāo)準化，在相對統(tǒng)一的標(biāo)準下進行檔案管理，無疑能夠顯著提升檔案管理的效率。

另外，檔案內(nèi)容的可操作化也得到顯著增強。原先的紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)差錯或者內(nèi)容不一致，需要檔案管理者或者檔案所有者進行重新編寫檔案。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理者不僅可以及時對檔案內(nèi)容進行修改，更可以遠程對檔案進行編寫、存儲、修改等操作。另外，原先的檔案查詢較為復(fù)雜，需要根據(jù)對應(yīng)編號、類型等進行搜索，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了根據(jù)編號、類型等，還可以根據(jù)關(guān)鍵字直接搜索，工作效率大大增強。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新問題

新的環(huán)境產(chǎn)生新的特點，卻也產(chǎn)生了新的問題，需要機關(guān)檔案管理的工作人員和檔案管理的研究者多加思考。

1、檔案管理的工作人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)務(wù)不熟練

從各機關(guān)單位的實際情況來看，檔案管理屬于相對邊緣的工作內(nèi)容，許多機關(guān)單位在安排檔案管理工作人員時，容易出現(xiàn)只重視重點業(yè)務(wù)部門，將水平較高、能力較強的人員配備至這些部門，而將其他人員安排在檔案管理部門的情況。如果是安排年輕人去進行管理，可能對網(wǎng)絡(luò)熟悉些，但是對檔案管理業(yè)務(wù)經(jīng)驗不足；如果安排年長者去進行管理，雖然檔案管理有經(jīng)驗，但可能對于網(wǎng)絡(luò)操作不了解、不熟悉。無論是哪種情況，都會造成對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理業(yè)務(wù)不熟練。尤其是在檔案管理上需要使用一些較為專業(yè)的軟件時，業(yè)務(wù)不熟練更會造成檔案管理的混亂、出錯等，影響管理效果。

2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全保障不足

許多檔案管理人員對于紙質(zhì)檔案的安全管理上有一定經(jīng)驗，但是對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全認識不足，執(zhí)行不到位。比如網(wǎng)絡(luò)檔案資源不及時備份，電腦操作不注意安全防范等。除此之外，還有最重要的檔案權(quán)限管理不明。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的強操作性帶來了操作的便利，卻也為誤操作、惡意操作提供了可乘之機。如果不做好權(quán)限管理，就有可能在進行操作過程中出現(xiàn)非本人或者管理者的越權(quán)操作，對檔案的準確性和安全性有較大的影響。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的新提升

網(wǎng)絡(luò)化是機關(guān)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前，已經(jīng)有許多機關(guān)在檔案管理上邁向了網(wǎng)絡(luò)化，也很好的開展了一些工作。但是依然要針對不足之處努力提升，以更好的適應(yīng)時代發(fā)展。

1、提升機關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

工作的核心在于人，工作提升的關(guān)鍵在于人才。檔案管理工作要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下取得新提升，首先應(yīng)該在人上下功夫。第一，機關(guān)單位要提升對于檔案管理的認識。要把檔案管理作為機關(guān)重要工作來看待，應(yīng)該配備相應(yīng)的專業(yè)人才，最好是檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才。即便一時可能配備不齊，也必須配備素質(zhì)較高、能學(xué)肯干的人才。第二，檔案管理人員要保證自己的心態(tài)。有的人員認為檔案管理工作是個清閑任務(wù)，或者認為是邊緣任務(wù)，對檔案管理工作不上心、不負責(zé)，這都是不可取的。第三，要加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)與提高。檔案管理人員要通過學(xué)習(xí)和實踐積極提升電子信息化能力和網(wǎng)絡(luò)運用能力，機關(guān)單位也要積極創(chuàng)造機會，讓檔案管理人員能夠?qū)W到最新的檔案管理專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技能?？梢栽诒締挝贿M行搞“傳幫帶”或者遠程授課的學(xué)習(xí)，也可以讓管理人員“走出去”，去學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗和做法。只有檔案管理人員的水平提高了，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理才能提升。

2、提升機關(guān)單位的電子信息化意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識

雖然機關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了一定進展，但是仍然還有許多機關(guān)單位以紙質(zhì)資料居多，即便是能夠用電子檔案代替的，也往往要將紙質(zhì)資料存入檔案。這種做法費時費力，而且還會影響檔案管理的效率。因此，機關(guān)單位要首先提升電子信息化意識，對于能夠在網(wǎng)絡(luò)上辦理、能夠用電子檔案代替的，就盡量減少紙質(zhì)資料的使用率。其次，機關(guān)單位都要對檔案管理的電子信息化和網(wǎng)絡(luò)化有一定的認識，在提供電子檔案時，盡量按照本單位檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準來提供，避免檔案管理人員進行二次修改，避免出錯。再次，機關(guān)單位檔案管理也要制定一定的的檔案管理標(biāo)準，既符合本單位需求，又符合檔案管理規(guī)范，這對于檔案管理的長遠發(fā)展是事半功倍的。最后，機關(guān)單位一定要提升網(wǎng)絡(luò)安全意識，承擔(dān)電子檔案儲存的計算機或者服務(wù)器一定要做好安全措施，比如安裝防病毒軟件、做好及時備份等，將機關(guān)檔案做好防患于未然。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，機關(guān)檔案管理必然會迎來新的發(fā)展。更加高效的檔案管理也會對機關(guān)的整體發(fā)展起到積極作用。因此，無論是機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)職工還是具體管理人員，都要加強學(xué)習(xí)，注重實踐，將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理做到最好，這樣才能真正發(fā)揮出檔案的最優(yōu)效果。

參考文獻

[1]袁淑儀.試述網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機關(guān)檔案管理的影響[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2016，（22）：159-159，127.

[2]蘆蕾.淺談機關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J].黑龍江史志，2014，（7）：93-93.

[3]劉曉紅.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)技術(shù)研究[J].黑龍江史志，2014，（15）：113-113.

作者簡介

明東（1982-）男，漢族，湖北省丹江口市，大專，就職于湖北省十堰市武當(dāng)山中國武當(dāng)功夫團，檔案管理助理管員，主要從事辦公室檔案管理文書工作。