提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

張景江

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理的必要動向。檔案管理的信息化是全面、長時間的工作，要求檔案管理人員主動參與其中，檔案管理人士的管理水平及意識、管理的軟硬件設(shè)施等都對檔案管理的信息化有著十分重要的作用。本文作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗并加以反思，對提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平的相關(guān)問題進行了深入的探討，具有重要的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化建設(shè)主要指的是由國家檔案行政機構(gòu)來統(tǒng)一規(guī)劃與管理檔案，并采用先進的信息技術(shù)來進行檔案整理，從而進一步加快現(xiàn)代化檔案管理的步伐。簡而言之，檔案信息化即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化實體模式朝著電子信息模式轉(zhuǎn)變的過程。值得注意是，該過程的轉(zhuǎn)變是需要一定時間的，并不能一蹴而就。因此，相關(guān)單位部分需要積極轉(zhuǎn)變思想，大力引進與應(yīng)用先進的信息技術(shù)設(shè)備，積極提升檔案管理效率與質(zhì)量。

2 信息化技術(shù)應(yīng)用在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中所具有意義

2.1 提升檔案管理的工作質(zhì)量

對機關(guān)事業(yè)單位來說，往往檔案管理工作的對象均是數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，并且關(guān)系到單位方方面面。如若離開了信息化技術(shù)，單靠人力來進行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項龐大的工程。采用先進的信息化設(shè)備，可以讓檔案管理部門大幅提升工作效率，并高效開展檔案的整理與存檔工作，最大限度的節(jié)約了財力、物力與人力。

2.2 提升檔案保存的穩(wěn)定性

以往的紙質(zhì)檔案保存容易受到外界因素所影響。但是相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案能夠保存更長的時間，并且具有較強的穩(wěn)定性。一般情況下，都是采用光盤、移動硬盤等電子文件載體來保存電子檔案，并且每份電子檔案均會做好2-3份備份。使得電子檔案保存的安全性與穩(wěn)定性大幅提升。此外，不管是讀取或是存儲電子文件載體均極為快速便捷，并且受其他因素影響較小，所以具有較強的穩(wěn)定性，能夠滿足機關(guān)事業(yè)單位檔案長期存儲的需求。

2.3 提高傳遞檔案的效率與安全性

在傳輸以往的紙質(zhì)檔案時，通常需要花費大量的物理與人力，如若做到不到位之處就容易導(dǎo)致檔案遺失。但是，選用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，采用先進技術(shù)方式則可以通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案傳遞。如此一來，就能夠大大縮短檔案運輸所需要的時間，提高其傳遞效率，并且也能有效保證檔案的安全性。

2.4 加強檔案文件信息的共享與交流

因為在搬運紙質(zhì)檔案時往往存在諸多不便，從而導(dǎo)致了機關(guān)事業(yè)單位各單位以及各部門間的檔案共享與交流上一直存在不足。而采用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)也能夠有效彌補這方面的不足。自從才用了信息化管理技術(shù)，讓檔案管理級別出現(xiàn)了較大的變化，從以往的案卷級轉(zhuǎn)變?yōu)槲募墸⒅鸩叫纬审w系化的管理模式。不僅如此，信息化技術(shù)還能緊密聯(lián)系機關(guān)事業(yè)單位的各級部門，并給檔案查詢提供了更大的便利，進而促使檔案使用效率以及管理質(zhì)量得到有效提升。

3 信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

鑒于信息化技術(shù)地應(yīng)用對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理所具有的重要意義，這就要求廣大單位必須依托于信息化時代這一背景進行檔案管理工作創(chuàng)新。為此，結(jié)合筆者實踐來看，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面著手：

3.1 將管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)

在以往人們的認識中，認為檔案管理僅僅只是一項管理性質(zhì)的工作。然而隨著時代的變遷，信息時代的到來，讓希望覺得不可能實現(xiàn)的信息傳遞與共享能夠在幾秒內(nèi)完成。在該種時代背景下，人們逐步提高了對檔案材料便捷程度的要求，所以檔案管理部門應(yīng)當(dāng)由自身出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變陳舊的工作理念與性質(zhì)，并采用服務(wù)性的理念來進行工作指導(dǎo)。如，通過信息化的特點來給服務(wù)對象提供更加多樣與完善的檔案資料。并通過專門分類電子檔案，給用戶查詢提供便利等。近年來，隨著信息化進程的逐步推進。人們對于檔案信息資料的需求逐步增加，并且種類日益多元化，并對檔案的查詢與提取速度要求更高。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)更進一步提高自身管理服務(wù)質(zhì)量。

3.2 積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式

結(jié)合實踐來看，傳統(tǒng)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中由于需要面對大量枯燥的紙質(zhì)材料進行分門別類登記與保管等工作，這不僅耗費大量的時間與精力，并且管理人員長時間機械重復(fù)地這些工作也會難免出現(xiàn)差錯，如此一來勢必會導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量大大降低。有鑒于此，這就要求廣大機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式。首先，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)，從而使其能夠充分認識到信息化技術(shù)應(yīng)用對此項工作中所具有的重要作用與意義，進而將其傳統(tǒng)檔案管理工作思維予以轉(zhuǎn)變。其次，在轉(zhuǎn)變管理人員思維后，機關(guān)事業(yè)單位還必須根據(jù)所引進檔案信息化技術(shù)與設(shè)備制定出相對應(yīng)的定期培訓(xùn)計劃，從而為快速有效地轉(zhuǎn)變他們檔案管理工作方式奠定堅實基礎(chǔ)。最后，為了進一步確保檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，機關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容制定獎懲相結(jié)合的成績考核機制，即將檔案管理人員個人績效、獎金等與培訓(xùn)考核成績相掛鉤，一旦考核不合格則給予扣發(fā)一定比例績效處罰，反之則予以獎勵，如此一來有助于確保檔案管理工作方式得以有效地轉(zhuǎn)變。

3.3 建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，信息化時代下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中數(shù)據(jù)庫是其核心組成部分。這是因為檔案信息數(shù)據(jù)庫地建立不僅大大減少了檔案存儲所需場地、設(shè)備等，同時也可以在提升檔案存儲安全性前提下使其得以高效地使用，因而正是基于此廣大機關(guān)事業(yè)單位必須建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫。對此，各大機關(guān)事業(yè)單位首先應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身檔案管理工作實際做好信息數(shù)據(jù)庫目錄設(shè)立工作，隨后在所建目錄下將相應(yīng)檔案信息數(shù)據(jù)予以錄入，以此建立起一個完善的數(shù)據(jù)庫。需要特別注意的是，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立中目錄設(shè)立是否準確與科學(xué)合理直接影響到所建數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，為此廣大機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在建庫前準確分析自身檔案管理工作對象情況，隨后設(shè)立出科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫目錄。

3.4 加強培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機關(guān)事業(yè)單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現(xiàn)代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機關(guān)事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進單位檔案管理的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

不斷完善機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢。各級部門應(yīng)充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進單位檔案管理工作信息化的長足進步。

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