淺談我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理

韓曄

摘要：在信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)程中，對(duì)各行各業(yè)的工作形式都產(chǎn)生了巨大的影響。就我院檔案管理方式來(lái)說(shuō)，已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)形式轉(zhuǎn)變，且檔案管理方式也已經(jīng)形成了完全全面的電子化管理體系。在這一背景下，文章對(duì)我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理進(jìn)行一定的研究。首先闡述了當(dāng)前電子化檔案管理的特點(diǎn)，之后總結(jié)了我院在醫(yī)療設(shè)備檔案的電力管理過(guò)程中采取的一系列措施，并對(duì)相應(yīng)的管理效果進(jìn)行了描述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；電子化檔案管理

隨著社會(huì)信息化水平的不斷深入，大型綜合性的醫(yī)療機(jī)構(gòu)中所使用的醫(yī)療設(shè)備數(shù)量不斷增加，針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理對(duì)于醫(yī)院中整個(gè)檔案管理體系都具有很好的推動(dòng)作用。醫(yī)療設(shè)備中檔案管理是醫(yī)院管理工作當(dāng)中的重要組成部分，也是十分基礎(chǔ)的部分，而電子化、信息化的檔案管理方式是當(dāng)前社會(huì)的主要管理形式。近年來(lái)，醫(yī)療設(shè)備的電子檔案數(shù)量正在飛速增長(zhǎng)，在管理過(guò)程中，難免出現(xiàn)歸檔混亂、不合理分類以及分類不及時(shí)導(dǎo)致查找困難、甚至丟失等現(xiàn)象。可見(jiàn)，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的電子化檔案管理對(duì)于醫(yī)院管理工作的發(fā)展具有重要意義。

1醫(yī)療設(shè)備電子化檔案管理的特點(diǎn)及作用

檔案的電子化管理是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)等手段，檔案資源為主要對(duì)象，檔案工作為主要的依托，以檔案管理學(xué)當(dāng)中的最新理論和研究作為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)以及國(guó)家檔案行政管理部門頒布的相關(guān)要求，來(lái)開(kāi)展檔案收集、整理以及保管開(kāi)發(fā)等工作，這一現(xiàn)代化的管理過(guò)程，就成為檔案信息化管理。檔案的電子化管理具有操作較為方便，存儲(chǔ)占用空間較小，表現(xiàn)形式多樣化且在復(fù)制的過(guò)程當(dāng)中不會(huì)輕易出現(xiàn)信息的丟失，資源共享更加方便等等。檔案的電子化管理方式為人們提供更加便利的檔案管理方式，在很大程度上提升工作效率。

國(guó)內(nèi)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中的檔案電子化已經(jīng)十分普及，新型的診療設(shè)備數(shù)量不斷上升，且設(shè)備更新的周期也在不斷縮短。隨著大量新技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，設(shè)備檔案管理的難度也不斷增加。醫(yī)療設(shè)備的電子化檔案管理應(yīng)當(dāng)建立更加嚴(yán)格的相應(yīng)的規(guī)章制度，讓電子化管理有章可循，在信息共享和交流的過(guò)程中保證檔案資料的安全，這些都是醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的基本要求。醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理在當(dāng)前醫(yī)院管理中具有重要作用，可以作為處理醫(yī)患糾紛的重要法律依據(jù)。因此，為了提升醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理水平，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理力度，建立起健全的電子檔案管理相關(guān)制度，保障醫(yī)院的信息一體化，充分發(fā)揮檔案的電子化管理在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要作用。

2我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理措施

2.1建立健全的管理制度

首先，在全院范圍內(nèi)建立起醫(yī)療設(shè)備電子檔案的管理制度，并在全院統(tǒng)一實(shí)施，規(guī)范電子檔案進(jìn)行制作、收集整理以及歸檔等操作的時(shí)間及具體方法。明確劃分了保管期限，統(tǒng)一規(guī)定文件載體的形式以及質(zhì)量、規(guī)格等等。在該管理制度當(dāng)中，針對(duì)醫(yī)療設(shè)備文件的有效性以及完整性進(jìn)行了確立和劃分，在存儲(chǔ)檔案的過(guò)程當(dāng)中所保存的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及背景信息都應(yīng)當(dāng)完善，并認(rèn)真填寫(xiě)歸檔登記表。另外，對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)的醫(yī)療設(shè)備電子檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查，對(duì)計(jì)算機(jī)以及存儲(chǔ)所用的移動(dòng)硬盤同樣要進(jìn)行不定期的抽查，光盤則應(yīng)當(dāng)以4年為期進(jìn)行機(jī)讀檢查，確保光盤文件的有效性，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就應(yīng)當(dāng)立即采取措施來(lái)加以解決。

其次，建立健全的管理制度，還制定了關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案的信息網(wǎng)絡(luò)以及信息安全管理的相關(guān)制度；電子檔案對(duì)應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)安全性；網(wǎng)絡(luò)安全性以及電子檔案的管理人員等方面的管理制度，不僅如此，還應(yīng)當(dāng)設(shè)立醫(yī)療設(shè)備電子檔案?jìng)浞菀约跋到y(tǒng)恢復(fù)等的記錄系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面保護(hù)。

2.2管理人員

針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的電子檔案進(jìn)行管理，應(yīng)當(dāng)安排專門的計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，才能更好地保證檔案資料不受到其他類型資料的干擾，保證有效性和完整性。隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔并了解網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行情況、信息的發(fā)布情況等，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行工作狀況進(jìn)行檢查，防止檔案出現(xiàn)缺失、遺漏或是遭到病毒侵襲等現(xiàn)象。檔案管理處應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行備份，備份檔案進(jìn)行封存保管。建立起來(lái)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)實(shí)行電子及紙質(zhì)的檔案歸檔雙軌制，這樣能夠更好地保護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確以及安全。檔案管理處編寫(xiě)相應(yīng)的電子檔案登記表讓，內(nèi)容主要包括：載體形式、單位、文件名、時(shí)間、硬件軟件、保管期限等等。對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄，能夠方便每年對(duì)檔案的清查工作，讓檔案的檢查工作變得更加精確、快捷，讓醫(yī)療設(shè)備的檔案管理進(jìn)入信息化管理的范疇。

2.3建立完善的電子檔案共享平臺(tái)

在我院內(nèi)部已經(jīng)設(shè)立了局域網(wǎng)，在全院范圍內(nèi)的中層以上干部以及各個(gè)科室的業(yè)務(wù)骨干都可以通過(guò)上網(wǎng)專線，設(shè)立獨(dú)立的密碼來(lái)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行查看及管理。通過(guò)基于局域網(wǎng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)︶t(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸以及查閱等，在檔案管理方面可以以科室為單位來(lái)建立相關(guān)的檔案目錄，在每個(gè)目錄下又根據(jù)年度來(lái)對(duì)檔案類別進(jìn)行劃分，同時(shí)，建立起醫(yī)療設(shè)備的電子檔案自動(dòng)上傳平臺(tái)，安排專門的檔案管理員來(lái)對(duì)有用的醫(yī)療設(shè)備檔案信息進(jìn)行收集捕捉，再通過(guò)醫(yī)院專門的局域網(wǎng)傳輸?shù)綑n案管理部門，用電子數(shù)碼簽名的方式來(lái)進(jìn)行封簽認(rèn)證，檔案管理處的工作人員負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行接收等級(jí)，接收之后應(yīng)當(dāng)立即對(duì)其進(jìn)行編碼，編制唯一檔案號(hào)，給出相應(yīng)分類號(hào)，歸檔的時(shí)候完成主題詞的標(biāo)收及著錄工作。通過(guò)上述編制，用戶在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，只需要提供分類號(hào)或是主題詞就能夠找到相應(yīng)的檔案及附件，減輕檔案人員工作量，實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室之間及科院之間等的資源共享。

2.4檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新

在我院內(nèi)部建立相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作專門的服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，一方面單位可以通過(guò)該網(wǎng)頁(yè)來(lái)制作并對(duì)外發(fā)布信息，另外能夠?qū)W(wǎng)上有用的信息及數(shù)據(jù)等進(jìn)行手機(jī)，為院內(nèi)外的用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，不僅能夠擴(kuò)大社會(huì)影響，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，也拓寬了服務(wù)的范圍。院外的認(rèn)識(shí)可以通過(guò)注冊(cè)登記的方式來(lái)成為檔案管理中心的會(huì)員，之后就可以通過(guò)遠(yuǎn)程注冊(cè)的方式，獲取到經(jīng)過(guò)權(quán)限許可的查閱內(nèi)容，可以查詢相關(guān)電子檔案信息，或是進(jìn)行登記借閱以及繳納查詢費(fèi)用。醫(yī)院在對(duì)新設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)論證時(shí)，可以借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)于設(shè)備的外觀大小、其他各種指標(biāo)性能以及功能等來(lái)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整合，讓使用科室能夠?qū)ο鄳?yīng)的設(shè)備具有充分了解，通過(guò)比較來(lái)選擇針對(duì)自己科室的合適的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用，同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也能夠據(jù)此作出更加明智和有效的選擇。設(shè)備安裝調(diào)控以及后期維護(hù)等的資料數(shù)據(jù)都可以由廠家通過(guò)該服務(wù)中心直接傳輸，利用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式來(lái)同廠家共同進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)，建立起專門的醫(yī)療設(shè)備報(bào)損報(bào)廢的網(wǎng)頁(yè)選項(xiàng)，將需要報(bào)廢設(shè)備的相關(guān)信息都上傳，讓可是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)來(lái)對(duì)設(shè)備的電子申請(qǐng)報(bào)廢單進(jìn)行填寫(xiě)，再傳輸?shù)皆O(shè)備管理部門，經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核之后，科室可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)查看報(bào)修報(bào)廢設(shè)備的世紀(jì)情況，確認(rèn)有損后由臺(tái)賬管理部門直接將已報(bào)廢及損壞的醫(yī)療設(shè)備及時(shí)進(jìn)行核銷，報(bào)廢后的信息不能立即刪除，而應(yīng)當(dāng)留存在檔案管理系統(tǒng)中，方便日后查詢。

3我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理措施實(shí)施效果

通過(guò)對(duì)設(shè)備申購(gòu)到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程構(gòu)建了完整的電子化檔案管理體系，對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的信息資源來(lái)說(shuō)提供了完整了供應(yīng)鏈。院領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)院內(nèi)的局域網(wǎng)來(lái)設(shè)立醫(yī)療設(shè)備電子檔案的專門區(qū)域，以供本院內(nèi)部能夠隨時(shí)了解醫(yī)療設(shè)備的分部以及使用的情況、維修記錄以及保費(fèi)管理等等，為設(shè)備更新提供了科學(xué)合理的參考依據(jù)。檔案管理人員可以通過(guò)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化管理以提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)以及崗位意識(shí)。各個(gè)科室內(nèi)部不同階段的經(jīng)辦人員都能夠積極主動(dòng)地將醫(yī)療設(shè)備資料進(jìn)行上交，讓設(shè)備檔案收集工作更加及時(shí)、更加完整。醫(yī)療設(shè)備電子檔案的利用率同樣由原來(lái)的五分之一增加到五分之四以上，轉(zhuǎn)變了重管輕用的傳統(tǒng)管理局面，實(shí)現(xiàn)全員范圍內(nèi)的資源共享，完善了檔案工的工作職責(zé)，優(yōu)化工作流程，同樣也減輕了管理人員的工作量，設(shè)備維修信息能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，同廠家分享設(shè)備數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)問(wèn)題共同查找，能夠有效節(jié)約時(shí)間及成本等，避免出現(xiàn)醫(yī)療事故。醫(yī)院所購(gòu)置的各種醫(yī)療設(shè)備也得到很大程度的提升，醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及效率等都大大提高，醫(yī)院推行醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的過(guò)程當(dāng)中，也貫徹了醫(yī)院精益管理的理念，提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，采取醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理，能夠有效提升我院醫(yī)療設(shè)備管理工作質(zhì)量和水平，收獲了較好的成效。因此，在今后的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理工作，并完善相關(guān)制度，進(jìn)一步彌補(bǔ)相關(guān)系統(tǒng)和平臺(tái)的質(zhì)量。