高職院校人事檔案管理存在的問題分析及對策探討

寇國玲

摘要：現(xiàn)階段，在我國高職院校人事制度改革進程迅速加快的同時，其人事檔案管理工作中的很多問題也逐漸顯現(xiàn)出來。在此情況下，筆者根據(jù)多年從事人事檔案管理工作的經(jīng)驗，主要對當前高職院校人事檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題和解決措施等方面進行了詳細論述。

關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題與措施

眾所周知，高職院校的人事檔案是各級組織評判、審查高職院校教職工整體素養(yǎng)的關鍵參照，在高校評定職稱、科研活動、教學活動等多項工作中發(fā)揮著至關重要的影響。所以，提升人事檔案管理工作的效率和水平，全面展現(xiàn)出人事檔案的價值，是應當考慮的首要任務。

一、高職院校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

（一）相關人員缺乏對檔案管理工作的重視

相關工作者對人事檔案管理工作重要性的重視程度嚴重不足是一直阻礙高職院校人事檔案管理工作水平和效率提高的最主要因素。大部分工作者覺得檔案管理僅僅是一種單一搜集資料、存儲信息的工作項目。不論是執(zhí)行體制、部門設立、人員配置還是經(jīng)費投入等方面都沒有辦法達到人事檔案管理工作的基本要求，進一步引發(fā)了一系列亟待解決的檔案管理問題，具體反映如下：

首先，我國的高職類院校大部分都出現(xiàn)了編制、師資力量不足的情況。大多數(shù)高校在人事檔案管理工作中沒有設置專門機構，也未能分配專門人員展開檔案管理工作，基本上都是調用非專業(yè)人員兼理，這在很大程度上影響了檔案管理工作水平及有效性的提升。其次，一些國內高職院校未能依據(jù)學校檔案管理工作的實際需求，也沒有對檔案資料的收集、查詢等構件健全的管理機制，同時對檔案管理者、檔案材料保管部門等沒有實行賞罰分明的監(jiān)管、審核制度，不能將責任落到實處，不利于人事檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。再次，絕大多數(shù)高職院校在人事檔案管理過程中所投入的資金不多，很多學校甚至沒有設置檔案管理專項經(jīng)費，很難符合檔案管理人員正常業(yè)務培訓、檔案管理設備等的基本需求，進而在很大程度上阻礙檔案管理人員業(yè)務水平的增強以及辦公條件的改善。

（二）檔案管理人員整體素養(yǎng)不高

現(xiàn)階段，高職院校檔案管理工作者普遍存在著專業(yè)技能、文化水平等較低的現(xiàn)象，和當前的檔案管理需求具有很大差距。大多數(shù)高職院校沒有設置專人專崗負責檔案管理工作，基本上都是選用另外一些崗位的非專業(yè)人士代理，因此大部分人都是邊學邊干，專業(yè)不對口的情況十分常見。由于多數(shù)單位或機構管理層對檔案管理工作不夠關注，再加上認識不到位，令檔案管理者的地位較低，進一步造成檔案管理工作者的主動性得不到提高，更加缺少責任心，偏安現(xiàn)狀。除此之外，由于負責檔案管理的工作者大部分存在學歷不高、年齡結構偏大等狀況，從而拉低了整個檔案管理隊伍的素質，并且在很大程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）管理模式不夠先進，工作效率不高

由于校方對人事檔案管理工作缺乏足夠關注，投入資金較少，在信息化時代背景下，大多數(shù)高職院校在檔案管理工作過程中依舊采取以往的手工作業(yè)模式。管理者因疲于應付檔案資料的搜集、歸整等，缺少用于檔案管理形式變革的時間和精力，難以實現(xiàn)有效的信息資源共享。步入到信息化時代后，電子科技在現(xiàn)代化辦公中發(fā)揮著關鍵作用，但在人事檔案管理工作中尚未得到廣泛應用，這也會導致資源浪費嚴重、管理效率降低。

二、高職院校人事檔案管理問題的解決措施

（一）增強對人事檔案管理工作重要性的認識

管理層的重視是搞好人事檔案管理工作的基本保障，所以，校方領導應當關注此項工作，自覺做到認識全面深入、組織措施到位，將人事檔案管理真正納入到校方發(fā)展的年度計劃及人員崗位標準中，同時將人事檔案管理工作當做校內行政管理的一項重要內容納入年度目標中，和院校另外一些行政工作進行統(tǒng)一規(guī)劃、考核。

（二）構建并完善人事檔案管理的相關機制

人事檔案管理是一項十分嚴謹?shù)墓ぷ?，必須在建立完善的認識檔案管理體制的基礎上，才能夠逐漸實現(xiàn)管理工作的標準化、規(guī)范化。所以，高職院校必須盡快構建起相對應的規(guī)章體制，從人事檔案信息的收集、整合、歸檔到檔案資料的查詢、保管等多個方面制定有效的管理機制。除此之外，還應當加強對人事檔案管理工作的定期審查與考核，在此基礎上成立檔案管理領導小組，以便于對檔案管理人員、機構等進行審查、指導等，一旦出現(xiàn)問題及時發(fā)現(xiàn)，采取針對性措施解決。總而言之，在人事檔案管理過程中真正秉持依照制度行事、遵守規(guī)定的原則。

（三）增強檔案管理隊伍的整體素養(yǎng)，激發(fā)工作人員的積極性

首先，校方應當設立專人專崗負責人事檔案的管理工作，打造一支素質更高的專業(yè)團隊。上文提到，人事檔案管理是一項機密性、專業(yè)性極強的工作，具有復雜性、乏味的基本特征，這就給從事相關工作的人員提出了更大的挑戰(zhàn)，要想更出色地完成工作，管理人員自身必須具備高度責任感、熱情，以及足夠的專業(yè)技能。高職院校在人員的選用環(huán)節(jié)中應當盡量選擇責任心和事業(yè)心更強、樂于奉獻的人員管理此項工作。

其次，提升檔案管理工作者的自身素養(yǎng)。由于人事檔案管理工作的連續(xù)性較強，因此校方必須重視人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，持續(xù)加強這一工作團隊的建設，令檔案管理人員具備更扎實的專業(yè)技能、更深厚的理論積淀。另外，加強對現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育工作，進一步增強他們的責任感和事業(yè)心，為打造一支高素質、專業(yè)化的人事檔案管理隊伍提供保障。

結束語

綜上，由于人事檔案管理工作的復雜性、長期性特點，我們必須全面意識到此項工作對各高職院校發(fā)展的關鍵作用，進一步促進檔案管理意識的提高、檔案監(jiān)管機制的完善，推進檔案管理的信息化進程。

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