談在新形勢(shì)下如何做好學(xué)校檔案管理工作

李維

【摘 要】檔案是反映學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要資料，檔案管理是對(duì)學(xué)校工作的一種整理、統(tǒng)計(jì)、分析和總結(jié)。新形勢(shì)下如何系統(tǒng)、科學(xué)、全面地開(kāi)展檔案管理工作，已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃所需要考慮的重點(diǎn)。做好檔案管理工作，有助于學(xué)校更加全面和準(zhǔn)確地貫徹黨的教育方針，并為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供可靠數(shù)據(jù)。本文從新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容出發(fā)，結(jié)合到檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)新形勢(shì)下如何做好學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行探究，旨在提高學(xué)校對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度，以促進(jìn)檔案管理為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮重要作用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；工作內(nèi)容；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2017）11-0216-02

檔案管理是新形勢(shì)下學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，旨在反映學(xué)校的歷史風(fēng)貌、為學(xué)校的各項(xiàng)工作（教學(xué)管理、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等）提供服務(wù)。學(xué)校檔案指的是學(xué)校在黨政、教學(xué)以及科研等各項(xiàng)工作中形成的具有參考和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料。這些資料記錄了學(xué)校的文書(shū)、教學(xué)、會(huì)計(jì)、科技等方面內(nèi)容。總的來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案完整、準(zhǔn)確地反映了學(xué)校自建立之初到不斷建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是學(xué)校的一筆寶貴財(cái)富。新形勢(shì)下做好學(xué)校的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)從提高檔案管理重要性出發(fā)，不斷調(diào)整和完善相應(yīng)的檔案管理制度，促成檔案管理現(xiàn)代化。

一、學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案收集。檔案收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校按照國(guó)家、政府和教育部門(mén)的有關(guān)要求，將學(xué)校、各部門(mén)以及師生中分散的相關(guān)教學(xué)資料整合在一起。具體來(lái)說(shuō)，這些資料涵蓋教育、科研、教學(xué)、經(jīng)營(yíng)、人事、行政等方面內(nèi)容。檔案收集需要在眾多的文件材料中篩選出有檔案價(jià)值的部分，并將其統(tǒng)一歸至學(xué)校檔案室。檔案收集是檔案管理工作的起點(diǎn)，在高效率完成檔案收集工作的基礎(chǔ)上，還必須考慮到檔案歸檔，即建立健全相應(yīng)的檔案歸檔制度，具體包括歸檔時(shí)限、歸檔要求以及歸檔范圍等。

（二）檔案整理。檔案整理是將收集的檔案按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行整理的過(guò)程，需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行基本的分類(lèi)組合并編目，這項(xiàng)工作的意義在于促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和科學(xué)化。一般來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案管理工作需要遵循一定的整理原則，即尊重檔案形成過(guò)程中的自身規(guī)律，保持檔案結(jié)構(gòu)的完整性；按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容和時(shí)間、性質(zhì)等賦予檔案相應(yīng)的聯(lián)系性。

（三）檔案鑒定。檔案收集和整理工作完成之后，就需要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作的意義在于分析和確定檔案自身所蘊(yùn)含的價(jià)值，為檔案的開(kāi)發(fā)和利用做好鋪墊。檔案鑒定要求實(shí)事求是對(duì)檔案的顯性?xún)r(jià)值和隱形價(jià)值進(jìn)行分析和認(rèn)定，當(dāng)前學(xué)校檔案鑒定工作的重點(diǎn)有以下幾個(gè)方面。

一是對(duì)收集和整理的檔案進(jìn)行全面細(xì)致鑒定，根據(jù)檔案的價(jià)值意義對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理。二是對(duì)已經(jīng)過(guò)期（保管期限）的檔案進(jìn)行再度審查，分析和確定其是否具有繼續(xù)管理的意義。三是對(duì)已經(jīng)失去保管價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀?？偟膩?lái)說(shuō)，學(xué)校檔案鑒定需要按照檔案作者、內(nèi)容以及時(shí)間等確定檔案價(jià)值，逐一對(duì)檔案進(jìn)行審查，對(duì)那些數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多、內(nèi)容復(fù)雜的檔案，要根據(jù)其價(jià)值確定相應(yīng)的保管期限。國(guó)家檔案法中有規(guī)定的檔案管理工作則依法辦理，無(wú)規(guī)定的可以由校長(zhǎng)、學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況酌情處理。

（四）檔案保管。檔案保管是檔案管理工作的重點(diǎn)，學(xué)校檔案管理部門(mén)要采取相應(yīng)的保管措施，保證檔案信息資料的完整性，防止和克服一切不利的自然因素和社會(huì)因素對(duì)檔案造成損害。學(xué)校檔案保管要堅(jiān)持“以預(yù)防為主，防治并重”的方針。“預(yù)防”即是防止和減少一切不利因素對(duì)檔案造成損害，學(xué)校需要加大對(duì)檔案管理的投入，購(gòu)置相應(yīng)的檔案保管設(shè)備，采取先進(jìn)的技術(shù)手段，切實(shí)保障檔案信息資料的完整?！爸巍奔词菍?duì)那些被不可抗拒的因素造成損害的檔案進(jìn)行治理修復(fù)，如采取殺蟲(chóng)、除塵、去污等手段，使檔案恢復(fù)原貌。

（五）檔案的開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理工作的重要意義在于實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，檔案資料能夠?yàn)閷W(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供可靠的、重要的參考資料。一般來(lái)說(shuō)，檔案的開(kāi)發(fā)和利用有兩個(gè)方面。一是檔案資料的統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)要堅(jiān)持簡(jiǎn)明扼要的原則，以數(shù)字、表冊(cè)的形式，反映學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)情況。檔案統(tǒng)計(jì)工作與上述檔案管理內(nèi)容（檔案收集、整理、鑒定、保管）有一定的交集。二是檔案利用。檔案利用的形式多樣化，現(xiàn)階段常用的檔案利用方式有三種，第一，設(shè)立校史館，師生和外賓通過(guò)參觀檔案資料，能夠直觀感受到學(xué)校的歷史風(fēng)貌。第二，建立檔案借閱制度，方便師生借閱相關(guān)檔案資料。第在一，復(fù)制檔案資料，提供更多的檔案利用機(jī)會(huì)。

二、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有促進(jìn)作用，學(xué)校有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或者檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。然而，多數(shù)學(xué)校檔案管理工作難以適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)校的發(fā)展需求，學(xué)校檔案管理工作反映出一些問(wèn)題，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）檔案管理制度不健全。在實(shí)際工作中，學(xué)校往往將科研、教學(xué)、經(jīng)濟(jì)等方面的工作作為重點(diǎn)（這是無(wú)可厚非的），其在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性。由于檔案管理工作沒(méi)有得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)的足夠重視，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的、科學(xué)的管理制度，直接影響到檔案管理效率的提高。

（二）管理意識(shí)淡薄。由于檔案管理工作缺乏足夠的重視、沒(méi)有一套相對(duì)完備的管理制度，現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理人員的管理意識(shí)較為淡薄。檔案管理人員缺乏明確的檔案管理目標(biāo)，其檔案管理工作多流于形式，并未注重對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用。

（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。新時(shí)期檔案管理應(yīng)當(dāng)面向現(xiàn)代化、信息化，以充分滿足學(xué)校發(fā)展需求。然而，現(xiàn)階段部分學(xué)校檔案管理工作仍停留在以人力管理為主的傳統(tǒng)管理模式上，先進(jìn)的、現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用較少，導(dǎo)致了檔案收集、檢索的信息量較少，檔案價(jià)值未能得到充分利用。

三、新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作改進(jìn)措施

（一）提高管理意識(shí)，建立健全管理制度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分提高檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的重要性，并將檔案管理意識(shí)滲透到師生的日常學(xué)習(xí)生活中，形成“檔案管理，全體參與”的格局。同時(shí)，學(xué)校有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展實(shí)際，建立健全檔案管理制度。檔案管理制度的建立要堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、落實(shí)責(zé)任”的原則，由校長(zhǎng)或者副校長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，由相應(yīng)的檔案管理人員完成具體的檔案管理工作。在此分級(jí)管理的基礎(chǔ)上，落實(shí)每一級(jí)檔案管理人員的管理責(zé)任，督促其認(rèn)真完成檔案管理工作。

（二）加大投入，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)。新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)面向現(xiàn)代化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)考慮加大對(duì)檔案管理工作的投入，不斷更新檔案管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案管理部門(mén)可以建設(shè)一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案信息資料共享平臺(tái)（網(wǎng)站或者APP），最大程度實(shí)現(xiàn)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，學(xué)校檔案管理是新時(shí)期學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要工作之一，學(xué)校有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)從檔案管理工作的各個(gè)方面出發(fā)，不斷調(diào)整和完善相應(yīng)的管理措施，提高檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：

李 維（1973- ），男，紅河州高級(jí)技工學(xué)校。