辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化中的應(yīng)用與思考

王鑫

摘要：辦公自動(dòng)化是一種有別于傳統(tǒng)辦公模式的新型辦公方式，它能夠?qū)F(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能高效地結(jié)合起來(lái)，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。如今，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)涵不再只專(zhuān)注于提高個(gè)人的工作效率，而是通過(guò)提高各科室間的協(xié)同工作能力，進(jìn)而提高醫(yī)院整體的工作效率。本文闡述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)、功能和推廣的必要性，論證了其相對(duì)于傳統(tǒng)辦公模式所具有的優(yōu)勢(shì)，雖然在應(yīng)用過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，但通過(guò)進(jìn)一步的改進(jìn)和提升，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必將在醫(yī)院信息化建設(shè)中發(fā)揮更強(qiáng)大的作用，使醫(yī)院的綜合實(shí)力得以顯著提升。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；OA系統(tǒng)；協(xié)同工作；信息共享

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-1959（2017）13-0037-02

一直以來(lái)，醫(yī)療衛(wèi)生體制都在不斷的改革與深化，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)已向市場(chǎng)化和規(guī)范化逐步邁進(jìn)，人們對(duì)于現(xiàn)代化、自動(dòng)化的辦公手段越發(fā)依賴(lài)，獲取和處理信息的渠道也更加先進(jìn)。數(shù)字化的軟件工具和強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)涵不再只專(zhuān)注于提高個(gè)人的工作效率，而是通過(guò)提高各科室間的協(xié)同工作能力，進(jìn)而提高醫(yī)院整體的工作效率。運(yùn)用醫(yī)院多元化的信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)辦公電子化，有效地分析匯總醫(yī)院多年積累下來(lái)的龐大數(shù)據(jù)資源，并通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘更好地支持決策過(guò)程，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中取得優(yōu)勢(shì)，已是勢(shì)在必行[1]。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）是隨著計(jì)算機(jī)發(fā)展而提出的新概念，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物[2]。OA系統(tǒng)的實(shí)施，既可以進(jìn)行有效信息的快速、便捷傳遞，又可以使工作人員的協(xié)作不受時(shí)間和空間的限制，很大程度上改善了辦公條件，從而達(dá)到提高工作質(zhì)量、提升辦公效率的目的。

2醫(yī)院推行OA系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，組織結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行調(diào)整與完善，職能科室的工作內(nèi)容逐步細(xì)化，人工操作易受多種主、客觀(guān)因素的影響，出現(xiàn)疏忽或紕漏的情況，進(jìn)而造成信息傳遞延誤，甚至是錯(cuò)誤。由于院內(nèi)職工崗位流動(dòng)性強(qiáng)，新入職職工對(duì)現(xiàn)崗工作需要一個(gè)較長(zhǎng)的適應(yīng)過(guò)程，傳統(tǒng)的辦公室模式往往會(huì)造成信息傳遞延誤，各類(lèi)申請(qǐng)、單據(jù)、批復(fù)的處理過(guò)程和結(jié)果難以查詢(xún)，人工干預(yù)過(guò)多導(dǎo)致辦公流程繁瑣、工作易積壓、效率低下等缺點(diǎn)，這也是迫切需要醫(yī)院提升管理質(zhì)量、提高工作效率的原因所在[3]。

OA系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)的快速發(fā)展密不可分，新型的通信技術(shù)和遍布角落的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為OA系統(tǒng)的構(gòu)建提供了軟、硬件基礎(chǔ)[4]。OA系統(tǒng)為醫(yī)院管理架起了一個(gè)自動(dòng)化平臺(tái)，通過(guò)運(yùn)用統(tǒng)一的操作環(huán)境、高效智能的軟件工具和規(guī)范性強(qiáng)的遠(yuǎn)程協(xié)助辦公模式，達(dá)到自動(dòng)化處理信息和管理數(shù)據(jù)的目的。工作人員的身份信息錄入存儲(chǔ)到系統(tǒng)后，就可對(duì)其進(jìn)行權(quán)限分配，權(quán)限越高可操作的界面越多、功能越全面，操作者只需通過(guò)便捷的軟件操控就能實(shí)現(xiàn)日常事務(wù)的管理，既達(dá)到了醫(yī)院管理的目的，又保證了醫(yī)院數(shù)據(jù)的安全。

3系統(tǒng)的主要功能

OA系統(tǒng)具有公文處理功能強(qiáng)大、群體可接受性高和擴(kuò)展性較強(qiáng)等功能特點(diǎn)，一套基本的OA系統(tǒng)通常需設(shè)有協(xié)同工作、公文管理、文檔管理、公共信息等4個(gè)功能模塊。

3.1協(xié)同工作功能

協(xié)同工作主要體現(xiàn)在橫向協(xié)同和縱向協(xié)同兩個(gè)方面上[5]。橫向協(xié)同工作是指不同的科室和工作人員之間的協(xié)同工作，例如考核評(píng)估、統(tǒng)計(jì)申報(bào)等，都需要相關(guān)科室各司其職而又相互合作，這種綜合性的協(xié)同合作能夠?yàn)獒t(yī)院管理提供優(yōu)良的橫向環(huán)境；縱向協(xié)同工作是指上下級(jí)科室之間的協(xié)同工作，例如公文傳閱、報(bào)銷(xiāo)審批等，需要逐級(jí)處理、逐層審批，這種協(xié)同工作模式可以提高科室處理各項(xiàng)事務(wù)的能力，大大提升工作效率。

3.2公文管理功能

公文管理模塊包含收發(fā)文管理、公文流程管理、行政公文信息查詢(xún)和行政公文交換等功能，系統(tǒng)在公文收文開(kāi)始階段就對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和督辦，可以準(zhǔn)確了解公文流轉(zhuǎn)的具體情況，免除在傳閱過(guò)程中的等待和聯(lián)系，方便文件的查詢(xún)和歸檔[6-7]。

3.3文檔管理功能

文檔管理模塊包含我的文檔、醫(yī)院文檔、公文檔案、項(xiàng)目文檔和綜合查詢(xún)等功能。OA系統(tǒng)中所有處理過(guò)的文檔都會(huì)自動(dòng)保存到文檔管理中，不同權(quán)限的操作者可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)文檔進(jìn)行相應(yīng)管理。

3.4公共信息功能

公共信息模塊包含職工信息管理、醫(yī)院新聞宣傳、醫(yī)院科室業(yè)務(wù)討論情況等功能。醫(yī)院的每一位職工都可以利用平臺(tái)了解院內(nèi)最新行政信息和業(yè)務(wù)信息，還可以進(jìn)行互動(dòng)交流，實(shí)現(xiàn)全院信息共享和快速檢索，同時(shí)也使醫(yī)院內(nèi)部的信息交流渠道更加快捷、通暢。

4 OA系統(tǒng)在醫(yī)院信息化中的主要作用

4.1提升辦公安全等級(jí)

OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)既要考慮信息資源的充分共享，又要注意信息的保護(hù)和隔離，因此系統(tǒng)分別針對(duì)不同的應(yīng)用、不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境和不同的存儲(chǔ)設(shè)備采取不同的措施，以確保軟件系統(tǒng)安全、操作系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)安全，為醫(yī)院的信息化管理提供全面的安全保密防護(hù)。此外，OA系統(tǒng)均采用可平滑擴(kuò)展的系統(tǒng)硬件體系結(jié)構(gòu)、開(kāi)放式的系統(tǒng)軟件平臺(tái)、模塊化的應(yīng)用軟件結(jié)構(gòu)，既可靈活擴(kuò)充，又可與其它系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成[7]。

4.2提高醫(yī)院工作效率

OA系統(tǒng)可以很便捷的實(shí)現(xiàn)工作人員之間的頭腦風(fēng)暴、分工協(xié)作和資源整合，通過(guò)協(xié)同辦公、信息傳遞、活動(dòng)組織、意見(jiàn)征集、溝通協(xié)調(diào)等來(lái)幫助職能和業(yè)務(wù)科室增強(qiáng)成員使命感，加深溝通監(jiān)管力度，提升醫(yī)院整體活力與生命力，提高工作效率。同時(shí)，OA系統(tǒng)的工作流程支持用戶(hù)自定義操作，科室可根據(jù)自身工作特點(diǎn)創(chuàng)建各種模板和流程，從而使很多處于隨機(jī)和發(fā)散狀態(tài)的工作實(shí)現(xiàn)有序化和可追溯化，讓辦公管理更加敏捷、有效。

4.3提高醫(yī)院管理控制水平

OA系統(tǒng)將醫(yī)院原本分散的各類(lèi)信息全部集中到一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行管理，從而有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的一體化。如今，已有不少醫(yī)院通過(guò)實(shí)施OA系統(tǒng)建立醫(yī)院同級(jí)科室之間、上下級(jí)科室甚至是醫(yī)院之間的信息渠道，使職工充分利用網(wǎng)絡(luò)互通平臺(tái)便利、快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集和信息處理，使醫(yī)院的辦公流程變得規(guī)范、有序，工作管理和控制水平大大提高。

4.4增強(qiáng)協(xié)同辦公能力

OA系統(tǒng)把醫(yī)院的各個(gè)科室緊密的聯(lián)系在一起，強(qiáng)化了職工之間、科室之間的信息交流與協(xié)同工作，使得醫(yī)院內(nèi)部的辦公、業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相互間可以密切地交流協(xié)作。辦公自動(dòng)化讓工作變得輕松而有趣，更人性化，也更容易激發(fā)人的智慧，提升工作積極性。

4.5提升醫(yī)院整體凝聚力

OA系統(tǒng)以協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運(yùn)行為技術(shù)基礎(chǔ)，避免人為因素，實(shí)現(xiàn)了管理的規(guī)范、無(wú)私、科學(xué)。同時(shí)，系統(tǒng)提供平等互動(dòng)的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，增強(qiáng)了職工的溝通能力，形成健康、積極的文化氛圍，提高醫(yī)院的整體凝聚力，有利于對(duì)外宣傳，提升醫(yī)院整體形象。

5存在的主要問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)

OA系統(tǒng)雖然擁有許多傳統(tǒng)辦公方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中仍存在著一些問(wèn)題。

5.1職工參與度不夠

OA系統(tǒng)的工作理念是在網(wǎng)絡(luò)的大背景下對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化處理和傳遞，職工依賴(lài)于傳統(tǒng)的辦公模式或?qū)π滦娃k公模式缺乏積極性會(huì)直接阻礙OA系統(tǒng)的推廣。針對(duì)這一問(wèn)題，醫(yī)院需專(zhuān)為OA系統(tǒng)的使用設(shè)立規(guī)章制度，切實(shí)規(guī)范工作流程，盡可能切斷不必要的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式，調(diào)動(dòng)各科室參與使用OA系統(tǒng)的積極性，加快系統(tǒng)的推進(jìn)速度。

5.2對(duì)系統(tǒng)的使用停留在較低層面

醫(yī)院推行OA系統(tǒng)初期，既要確保系統(tǒng)順利實(shí)施，又要考慮職工需要對(duì)新型辦公模式有一個(gè)平穩(wěn)的過(guò)度，因此，通常選擇的都是一些較為常用的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程，這些功能或流程雖然簡(jiǎn)單、可接受度高，但其實(shí)現(xiàn)的只是OA系統(tǒng)的一部分基本功能而已。隨著系統(tǒng)在醫(yī)院推行，職工的接受度越發(fā)提高，在系統(tǒng)運(yùn)行良好的前提下，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，可以結(jié)合醫(yī)院實(shí)際增加一些較為復(fù)雜的模塊，使更高級(jí)的功能得以發(fā)揮，切實(shí)提高醫(yī)院行政管理效率。

6討論

醫(yī)院使用OA系統(tǒng)可以將工作人員從傳統(tǒng)的繁瑣、無(wú)序的工作環(huán)境中解脫出來(lái)，剩余更多的時(shí)間處理更有價(jià)值的事情。全面提高醫(yī)院的辦事效率，保證對(duì)信息進(jìn)行有效處理和控制；保證醫(yī)院具有更完善的管理制度，不斷提高醫(yī)院的執(zhí)行力；保證醫(yī)院在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，綜合實(shí)力全面提升。更重要的是OA系統(tǒng)給醫(yī)院帶來(lái)了全新的辦公理念，使醫(yī)院的辦公方式發(fā)生了重大改變，顯著提高了工作效率。

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