試論電子文件檔案的優(yōu)越性及風(fēng)險(xiǎn)防控

陳艷玲

哈爾濱市兒童福利院

試論電子文件檔案的優(yōu)越性及風(fēng)險(xiǎn)防控

陳艷玲

哈爾濱市兒童福利院

我國的科技在不斷的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化與網(wǎng)絡(luò)化的逐漸普及，使電子文件檔案被廣泛的應(yīng)用，由于電子文件檔案自身的優(yōu)點(diǎn)，在辦公的過程中可以提高效率，而且相對于紙質(zhì)的文件來說便于管理，但是電子文件檔案除了自身的優(yōu)越性之外，也存在著風(fēng)險(xiǎn)問題，必須要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。

電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險(xiǎn)防控

電子技術(shù)在逐漸的發(fā)展，隨著科學(xué)技術(shù)水平的逐漸提高，信息公路也被建成，檔案也是如此，電子文件檔案逐漸的被人們應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)中，實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案向著電子檔案的飛躍。電子文件檔案在對現(xiàn)代化的管理中扮演著重要的角色。但是電子文件檔案也是一把雙刃劍，存在著優(yōu)點(diǎn)和不足，因此一定要正確的認(rèn)識，做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

（一）提高了工作的效率

電子的檔案的發(fā)展使人們逐漸的擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的束縛，減輕了工作人員的工作量，在此基礎(chǔ)上，提高了檔案工作人員的工作效率。隨著科技的逐漸發(fā)展，電子網(wǎng)絡(luò)也在逐漸的被普及，信息的網(wǎng)絡(luò)化也為檔案的檢索和歸檔提供了便利，從管理手段上來看，變得更加的便捷，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來說，減少了工作人員尋找、檢查、立卷和存檔的時(shí)間，而且虛擬的現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)也節(jié)省了檔案保存的時(shí)間，對于檔案文件保留的時(shí)間也在延長，因?yàn)楸４娴妮d體出現(xiàn)了變化，電子文件檔案載體在保存的時(shí)間上更長，避免了紙質(zhì)載體存在的缺陷，尤其是頻繁搬動和空氣潮濕等問題造成的遺漏、磨損和丟失，而電子文件檔案載體就成功的避免了這一缺陷，在此基礎(chǔ)上，就可以嚴(yán)格的把握其中存在的問題，一定要引起我們的重視。

（二）檔案的修補(bǔ)更加快捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件需要有專門的人員在文書成立之后進(jìn)行檢閱，這樣才能夠保證文件的準(zhǔn)確性，否則是極為容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的，尤其是有些保密性和有著法律依據(jù)的文件，一旦某些字句出現(xiàn)了問題就會導(dǎo)致未來的利用中出現(xiàn)糾紛和隱患，針對這一問題一定要引起我們的注意。在將文件全部、逐一的排查完畢之后，就需要進(jìn)行補(bǔ)充和完善，尤其是針對一些出現(xiàn)問題的文件，必須要查缺補(bǔ)漏，對于缺少的內(nèi)容一定要及時(shí)的補(bǔ)充，在文件補(bǔ)充完整之前，對于已經(jīng)裝訂好的檔案文件必須要拆卷重新訂做，這樣就增加了工作人員的工作量，但是在使用了微機(jī)電子網(wǎng)絡(luò)化管理之后，就可以使用計(jì)算機(jī)對具體的文檔進(jìn)行增刪修補(bǔ)，而且可以隨時(shí)的進(jìn)行漏洞的補(bǔ)充，程序也不會過于繁瑣，不需要反復(fù)的進(jìn)行拆卷處理，而且也不會出現(xiàn)未檢修檔案積存的現(xiàn)象。電子文件檔案在使用的過程中，更加的高效、便捷，也省時(shí)省力，在這樣的情況下，就可以避免出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

（三）電子文件檔案保密性更好

早期人們?yōu)榱耸箼n案能夠被很好的保留下來，而且具備一定的保密性，在使用的過程中就會建造一些類似于防空洞的密室或者是一些窯洞，這樣增加了檔案保存的難度，而且在長期的放置中，極容易受到自然現(xiàn)象的影響，也會出現(xiàn)不可控的地質(zhì)因素，因此檔案極有可能會出現(xiàn)破損、丟失的情況。但是電子文件檔案就避免了這一問題的發(fā)生，在這樣的情況下，利用電子文件檔案保密性會更強(qiáng)，因?yàn)殡娮游臋n是將文件存儲在小小的計(jì)算機(jī)內(nèi)，設(shè)置成為單分的文件進(jìn)行閱讀，這樣在修改的過程中，修改人員也只能夠查閱到修改的部分，不會導(dǎo)致其他的文件出現(xiàn)泄漏，這樣文件的保密性就會更強(qiáng)。

二、電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）制度管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

電子文件檔案在搜集、編寫、整合、存檔和修改的過程中，必須要通過檔案管理人員進(jìn)行日常的操作來完成的，而且參與檔案管理的人員眾多，在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，普通的大眾也會逐漸的參與修改和編寫中，這樣就導(dǎo)致了專業(yè)的人員素質(zhì)不一，差異性較大，而且業(yè)務(wù)的水準(zhǔn)也參差不齊，就會導(dǎo)致信息被盜。

（二）計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的不安全因素

現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)是開放的，因此任何人都夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)中，在這樣的情況下，電子檔案的形式和內(nèi)容就會被刪除、改動或者是復(fù)制，從而出現(xiàn)一定的泄露，在這樣的情況下，計(jì)算機(jī)中存儲的一些電子文件檔案就會被泄露，并且隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，人們生活水平逐漸的提高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中不安全的因素就會被暴露。

（三）電子檔案保存上不穩(wěn)定

電子文件檔案的存儲介質(zhì)在不保存年限上是比較長的，在這樣的情況下，電子檔案的保存時(shí)限是極長的，大約為100年，但是從性質(zhì)上來看是極為不穩(wěn)定的，會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，尤其是在強(qiáng)磁場和技術(shù)升級的影響下，就會導(dǎo)致電子文件檔案丟失。

三、風(fēng)險(xiǎn)防控的措施

（一）要做好控制與管理

必須要進(jìn)行權(quán)限的審核，根據(jù)人員的級別進(jìn)行權(quán)限的認(rèn)定，對于電子文件檔案必須要嚴(yán)格的控制，在此基礎(chǔ)上，還要保證電子文件的安全性，做好拷貝管理工作，這樣就可以在一定程度上避免檔案的信息被全部拷貝，利用技術(shù)手段對于可能出現(xiàn)的資料進(jìn)行控制。在管理的過程中，一定要根據(jù)密集的層次進(jìn)行相應(yīng)的管理，也可以利用監(jiān)控進(jìn)行有效的監(jiān)控和跟蹤，對于其中的內(nèi)容可以自動的生成相應(yīng)的記錄，這些記錄就可以作為日后查找的證據(jù)。

（二）建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

電子文件檔案必須要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上，使文件和檔案同步的發(fā)展，除此之外，還要對電子檔案進(jìn)行前期的控制和指導(dǎo)，制定統(tǒng)一、科學(xué)和合理的電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在歸檔上，必須要得到重視。作為檔案部門在接收相關(guān)的電子文件的過程中，必須要對電子文件的真實(shí)性和原始性進(jìn)行檢定。

（三）應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

四、結(jié)論

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性，我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務(wù)。

[1]沈彥.淺議電子文件及電子檔案管理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（4）.

[2]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（3）.

[3]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案，2004（1）.