論如何做好檔案保密管理與利用

趙玉秀

（哈爾濱道外房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)物業(yè)管理有限責(zé)任公司第四房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分公司）

摘 要：檔案保密管理是十分重要的，檔案管理中保密與利用共同扮演著十分重要的角色，做好檔案的保密管理與利用，可以提高檔案管理水平的整體進(jìn)步，重視檔案的保密管理與利用，可以極大的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文分析了檔案保密管理和利用的相關(guān)問題，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；保密管理；利用

檔案是國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的重要參考依據(jù)，檔案也涉及到國(guó)家的機(jī)密和利益。針對(duì)檔案實(shí)施保密管理與利用，該工作做得好與壞，將會(huì)對(duì)黨和國(guó)家的利益產(chǎn)生兩種截然不同的影響。檔案是一種重要的資源，其能夠?qū)ι鐣?huì)的發(fā)展起到良好的推動(dòng)作用，在檔案信息資源的管理上，需要充分的做好相應(yīng)的保密工作，使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)高效的利用，以更好的推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

1 做好檔案密級(jí)調(diào)整工作

檔案需要注意保密，而保密的主要目的就是為了能夠更好的利用檔案，這種利用不僅僅局限于時(shí)間上，還指代的是地點(diǎn)和范圍上的利用。只是一味的保密卻不利用，這并不是的檔案存在的意義，如果只是以為的針對(duì)檔案進(jìn)行保密卻并不檔案進(jìn)行利用，會(huì)使得檔案的價(jià)值逐漸降低。但是在對(duì)檔案進(jìn)行利用的過程中，需要建立在檔案保密的基礎(chǔ)上，而利用的次數(shù)過多，也會(huì)使得國(guó)家和黨的利益受到損害。

1.1 保密檔案的等級(jí)。根據(jù)我國(guó)的相關(guān)法律規(guī)定，檔案可以分為絕密、秘密以及機(jī)密三個(gè)等級(jí)，將檔案劃分出明確的等級(jí)，就是讓檔案工作人員去做好相應(yīng)的管理工作，以便于人們對(duì)檔案的利用。首先要明確掌握檔案解密的時(shí)間控制表，對(duì)有關(guān)涉密的檔案內(nèi)容要嚴(yán)格執(zhí)行保密管理的標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)落實(shí)法律規(guī)定的一切條款。其次，還要接受保密部門對(duì)檔案保管工作的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，一同將檔案中的涉密文件做好密級(jí)檢定工作，并嚴(yán)格區(qū)分開密級(jí)檔案和非密級(jí)檔案的界限，明確哪些檔案是不能開放利用，哪些檔案是可以開放利用的，哪些檔案要在一定的范圍內(nèi)被利用，這些都是保密檔案管理工作的基本內(nèi)容。

1.2 建立法制秩序。在對(duì)密級(jí)檔案進(jìn)行調(diào)整的過程中，不應(yīng)該只立足于眼前的工作，要將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)一些。在以往的密級(jí)檔案管理工作中，保管的制度還不是很完善，不能適應(yīng)新的保密法中的規(guī)定，所以在檔案保管的制度中，還要添加一些能適用于現(xiàn)代保密檔案管理的工作內(nèi)容。為了保證涉及檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，要完善相應(yīng)的制度。首先，建立一套涉密檔案的密級(jí)劃分制度，這樣能使保密期限滿的檔案進(jìn)行自動(dòng)解密；其次，建立調(diào)密通知的制度，主要應(yīng)用與提前解密的檔案或者是密級(jí)有升降變化的檔案，并且能下發(fā)正規(guī)的通知單，方便工作的銜接，還能隨時(shí)掌握檔案的密級(jí)情況；最后，建立一套涉密檔案的接受制度，使涉密檔案的管理工作更加規(guī)范化。

1.3 科學(xué)管理涉密檔案。以往的檔案管理工作中，管理人員總是將涉密檔案和普通的檔案混合管理，并且混合利用，這樣加大了檔案的泄密現(xiàn)象，所以，采取合理的涉密檔案保管是很有必要的。對(duì)于以前的檔案存放不去挪動(dòng)，但是在以后的檔案提供利用的時(shí)候，如果涉及到涉密的檔案，就不能向外提供，并且對(duì)那些涉密的檔案進(jìn)行密封處理，保管好檔案。在以后的涉密檔案管理工作，就要每份檔案都單獨(dú)保存，不能再出現(xiàn)與非機(jī)密檔案相混淆的現(xiàn)象出現(xiàn)，使以往工作中的管理漏洞給填補(bǔ)上，使涉密檔案和非涉密檔案都能夠統(tǒng)一管理類，為以后的利用工作和密級(jí)調(diào)整工作帶來方便。

2 檔案利用監(jiān)督是檔案保密工作的一項(xiàng)重要措施

針對(duì)檔案實(shí)施保密，是每個(gè)公民所義不容辭的，在對(duì)檔案進(jìn)行保密工作的過程中，需要切實(shí)的針對(duì)檔案保密工作進(jìn)行完善，確保檔案可以得到有效的利用。針對(duì)檔案的內(nèi)容實(shí)施有效的判別，充分的利用檔案，有效的發(fā)揮出檔案所具有的現(xiàn)實(shí)和歷史效用，盡可能的凸顯出檔案的實(shí)用價(jià)值，同時(shí)針對(duì)檔案的保存價(jià)值也要進(jìn)行凸顯，使得檔案可以得到長(zhǎng)久的保存。

2.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.2 隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。

2.3 監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象和不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

2.4 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。

3 檔案保密管理與利用工作中的對(duì)策與措施

3.1 認(rèn)識(shí)提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內(nèi)容，也是整個(gè)保密工作的重要組成部分。檔案保密實(shí)際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因?yàn)樯婷芪募Y料已經(jīng)立卷歸檔了，進(jìn)了檔案保管室，就如同入了保險(xiǎn)柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內(nèi)，大部分時(shí)間是依靠檔案保密室來落實(shí)保密防范措施的。因此，各級(jí)檔案、保密部門一定要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)協(xié)作，緊密配合，嚴(yán)格管理，嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)格責(zé)任，齊心協(xié)力抓好檔案保密工作的落實(shí)。

3.2 體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進(jìn)一步健全和完善三大體系。一是組織領(lǐng)導(dǎo)體系。各級(jí)各部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格領(lǐng)導(dǎo)干部保密責(zé)任制，堅(jiān)持“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰操作、誰負(fù)責(zé)、誰出問題、誰負(fù)責(zé)”的原則，深入實(shí)際調(diào)查研究，全面掌握第一手資料，及時(shí)分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，堅(jiān)持把保密要素滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。

結(jié)束語

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的需求，我國(guó)企業(yè)必須加強(qiáng)檔案保密管理和利用工作，才能使企業(yè)更好的發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益。就目前的形勢(shì)進(jìn)行分析，要想使得檔案實(shí)現(xiàn)良好的保密管理和利用，就需要檔做好檔案保密管理中檔案密級(jí)調(diào)整工作，建構(gòu)相應(yīng)的制度，實(shí)施科學(xué)化的管理，加強(qiáng)監(jiān)督和提升檔案利用的保密性，從而可以更好的推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

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