檔案收集歸檔的有效管理策略探究

呂月華

（黑龍江省樺南林業(yè)地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局）

摘 要：文書檔案的收集就是相關(guān)人員按照工作規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中的資料，集中到單位檔案科室以進(jìn)行科學(xué)的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)檔案收集歸檔工作內(nèi)容要求進(jìn)行分析，并提出檔案收集歸檔的有效管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案；收集歸檔；有效管理；策略

在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關(guān)注其完整性，并監(jiān)督文件管理的全過(guò)程。如果發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，則應(yīng)盡快通過(guò)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)建立、健全制度，幫助本單位文書部門、承辦部門和相關(guān)人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。

1 檔案收集歸檔工作內(nèi)容

文件材料的收集歸檔工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，一個(gè)單位的歸檔文件是否齊全完整，根能避免文件的散失，才能保證本單位檔案的齊全完整。因此，我們一定要認(rèn)真做好文件材料本的因素取決于文件材料的收集是否齊全。只有及時(shí)地、有針對(duì)性地收集各類文件材料，才的收集歸檔工作，半點(diǎn)也不能馬虎。文件材料的收集工作，應(yīng)該由文書工作人員負(fù)責(zé)，在收集過(guò)程中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，采取各種有效措施，多渠道地把應(yīng)該歸檔的文件全部收集起來(lái)。檔案收集歸檔的主要工作就是檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔檔案的接收。在接收過(guò)程中，檔案人員應(yīng)達(dá)到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強(qiáng)檔案室外工作的調(diào)查和指導(dǎo)；確保入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；歸檔檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整。

2 檔案文件的收集歸檔存在的問(wèn)題

檔案文件的收集歸檔是檔案管理中的一個(gè)復(fù)雜的工作，現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務(wù)，歸檔工作更沒(méi)有得到有效重視，極大影響了單位內(nèi)各部門對(duì)各類檔案的利用需求。而在我國(guó)，林業(yè)檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)還不是很豐富，所以在實(shí)際中存在很多問(wèn)題：

2.1 檔案材料不完整

歸檔文件的收集是檔案工作的第一步，同時(shí)也是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，有些歸檔文件材料的門類收的不齊，一些單位檔案室門類很少，有的只收集文件材料，有文書檔案、聲像、專業(yè)、科技檔案卻收不上來(lái)。檔案文件的收集，不僅要保證歸檔文件材料的收集工作要收集材料的完整，同時(shí)也包括每一份文件材料本身、文件材料的門類也要齊全完整。

2.2 缺乏完善的文書檔案資料管理設(shè)施

當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理部門在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面存在一些不足之處，如資料的收集與歸檔仍然以人工操作為主，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用十分有限，這也拖慢了檔案管理的信息化進(jìn)程。另外，由于檔案管理技術(shù)手段的滯后，使得很多檔案信息都不能及時(shí)進(jìn)行評(píng)估和歸檔，時(shí)常發(fā)生文書檔案資料丟失的現(xiàn)象，無(wú)法保證檔案信息的完整性與真實(shí)性，這些問(wèn)題都對(duì)檔案管理工作造成很大影響。

2.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

近幾年，檔案文件的收集歸檔管理人才缺乏，大多數(shù)檔案文件收集歸檔人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)知識(shí)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺失檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案文件收集歸檔過(guò)程中難以適應(yīng)工作需要，使得收集的檔案水平低、素質(zhì)差，所以優(yōu)秀的檔案文件收集歸檔人員對(duì)于檔案管理工作的順利進(jìn)行是非常重要的。

3 檔案收集歸檔的有效管理策略

檔案收集歸檔工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過(guò)程中，工作人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)不合乎要求的文書檔案應(yīng)予以剔除，對(duì)于文書中的缺項(xiàng)記錄應(yīng)及時(shí)退回補(bǔ)齊。

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，還應(yīng)具備專業(yè)管理知識(shí)及管理能力。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案資料的敏感性并增強(qiáng)其管理意識(shí)，這樣才能保證文書檔案收集及歸檔工作高效進(jìn)行。對(duì)于部分管理能力不強(qiáng)的人員，應(yīng)進(jìn)行有針對(duì)性的知識(shí)及技能強(qiáng)化培訓(xùn)，并對(duì)文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳教育，從而有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而達(dá)到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。

3.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善是提高檔案管理效率的重要途徑，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。同時(shí)，需要為檔案管理部門工作的有效開展提供必要的設(shè)施，包括管理技術(shù)、管理設(shè)備等，要對(duì)檔案管理工作的順利開展提供足夠的支持和配合，各個(gè)管理部門要配合檔案管理工作的需要，構(gòu)建檔案管理信息的共享平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

3.3 加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)

檔案管理工作人員創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，作為優(yōu)秀的檔案管理工作人員的重要因素之一，就是現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展和檔案管理工作人員的思想素質(zhì)上有接軌，我國(guó)社會(huì)的發(fā)展日新月異，在適應(yīng)發(fā)展的新形式上就對(duì)檔案管理人員有所要求，包括在業(yè)務(wù)能力上有所創(chuàng)新。檔案收集的信息化管理是目前的社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案信息的有效化控制在需要建立檔案電子化，由此可見培養(yǎng)出新型網(wǎng)絡(luò)型的人才是極為重要的，有著高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)則具備與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，不僅可以提高檔案管理工作的效率，在檔案資源為社會(huì)提供服務(wù)的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了顯著效果。檔案管理工作人員整體素質(zhì)的提高，不僅體現(xiàn)在思維習(xí)慣上的改變做到真抓實(shí)干，在更新已有知識(shí)上的畏難情緒的克服上也有所體現(xiàn)，檔案管理工作人員需做到與時(shí)俱進(jìn)，在工作中開拓創(chuàng)新。

結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展。新時(shí)期檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展的需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。采取科學(xué)有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發(fā)揮出檔案材料的重要價(jià)值，才能夠促進(jìn)整個(gè)林業(yè)發(fā)展健康發(fā)展。

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