分析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對策研究

李清澤+張俊輝+路曉玲

（ 1、濱州市沾化區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，山東省濱州市 256800；2、沾化區(qū)疾病預防控制中心，山東省濱州市 256800）

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理作為衛(wèi)生監(jiān)督工作的一個重要組成部分，國家對其重視程度不斷地加深。然而當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作因社會各方面因素的影響，仍然有較多問題的存在，因此，為了促進我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展必須加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。本文針對當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；工作現(xiàn)狀；解決對策

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項比較機密和專業(yè)的社會管理工作，做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作能夠更好的發(fā)現(xiàn)和解決衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業(yè)更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。同時檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統(tǒng)化，具體化統(tǒng)計。因此做好檔案管理工作至關重要。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在問題

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，未把衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。

2.2 檔案管理意識淡薄，檔案利用效率低

近幾年，各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)雖然通過《檔案法》的宣傳貫徹，建立健全了三級檔案管理網(wǎng)絡，但是目前有關人員特別是有些領導干部對檔案管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，仍然存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的思想，沒有從根本上認識到檔案工作在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中的重要性和必要性，致使有關人員為圖方便，隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導致檔案材料的丟失或損壞。另外，由于有關領導對檔案重視程度不夠，工作標準貫徹落實不到位，以及檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用效率低下，從而影響了檔案工作的開展，影響了檔案的規(guī)范和質(zhì)量提高。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個部門的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

2.4 硬件設施落后

檔案管理工作對物質(zhì)基礎的要求比較高，主要包括庫房設施、專項經(jīng)費等方面的內(nèi)容，部分衛(wèi)生監(jiān)督部門限于對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經(jīng)費方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經(jīng)費列入到預算規(guī)劃的范疇當中。以至于檔案管理工作的硬件設施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個柜子作為檔案的存放地點，缺乏標準而固定的檔案管理庫房，導致檔案丟失、損壞等現(xiàn)象屢見不鮮。經(jīng)費投入力度不足，硬件設施落后，檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的目標更是無從談起。

2.5 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學技術不斷地發(fā)展，各種網(wǎng)絡信息化手段的應用越來越普遍，但是許多基層衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。手工方式在工作過程中，工作量大，導致工作效率低下，而且查閱困難、借閱不便利等嚴重影響了檔案的合理有效地使用。衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容，越來越多、范圍越來越廣，純粹依賴手工操作已經(jīng)不適應時代的發(fā)展，各種智能化技術手段對檔案管理運用不足，已經(jīng)嚴重制約著衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的蓬勃發(fā)展，加強檔案管理工作中科學技術水平的運用，為新時期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展做貢獻。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作優(yōu)化策略

3.1 利用現(xiàn)代化技術手段，加強檔案管理工作

隨著社會信息化的發(fā)展和各項工作的深入，各類檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進行管理已遠遠不能適應發(fā)展的需要。所以，采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機的逐漸普及，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化帶來了一片光明的前景。要加強檔案管理自動化建設，引進和使用現(xiàn)代化技術與設備，以促進檔案管理工作的發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理，可對檔案資料進行規(guī)范存檔，隨時提取準確的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的新型管理。

3.2 設置監(jiān)督檔案專職管理人員

即使信息技術的使用能夠成功帶動檔案管理工作效率，但機械化管理方式仍然不能完全取代人工管理方式，還需要檔案管理人員對檔案進行管理、分類與歸檔等方面的工作。由于衛(wèi)生監(jiān)督檔案較為特殊，因此管理人員在對該檔案進行管理時，不僅要對信息資料進行科學化管理，同時還應對資料進行準確分類與統(tǒng)計，這樣才能保障資料價值能夠被合理運用。為了保證管理人員工作的規(guī)范性，使各項管理工作能夠得到高質(zhì)量開展，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)可以設置專門的檔案管理監(jiān)督人員，使其能夠定期對管理人員的工作進行監(jiān)督與指導，有效降低因人為因素而造成的檔案管理問題。

3.3 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理水平受檔案管理人員素質(zhì)的影響，因此，必須重視對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。第一，要求衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員堅決遵守國家的法律法規(guī)，堅持實事求是的工作作風，全心全意為人民服務，從而提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。第二，建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員的科學培養(yǎng)機制，加強對檔案人員的業(yè)務培訓，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對各單位檔案管理人員進行繼續(xù)教育，不斷地更新和強化檔案人員的相關知識，使之具備扎實的檔案管理文化基礎。

3.4 實現(xiàn)電子檔案的安全管理

網(wǎng)絡是一個開放的信息平臺，缺乏有效的監(jiān)管機制，而檔案具有一定的保密性，一旦被泄露會造成非常嚴重的后果，因此在完成電子檔案的歸檔后，一定要做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息的安全管理，主要是指檔案信息在網(wǎng)絡中發(fā)揮其為公眾提供信息服務的能力。因此，為實現(xiàn)檔案資源的價值，檔案管理人員在需求者使用檔案信息資源時，一定要做好檔案資源的安全傳輸，以及信息資源的保護。例如在檔案具體的檔案管理中，要建立健全的網(wǎng)絡維護機制，做好網(wǎng)絡病毒的預防和保障措施，通過設置檔案信息的訪問權限等做好網(wǎng)絡電子檔案的安全管理。

結(jié)束語：

總之，在高速發(fā)展的信息時代，檔案工作必須要緊緊結(jié)合時代發(fā)展要求，從理念上更新，行動上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為衛(wèi)生監(jiān)督部門進一步加強科學管理檔案發(fā)揮積極的作用。

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