用好Excel 事半功倍

吳剛

[摘 要] 對(duì)不少農(nóng)村學(xué)校體育教師來(lái)說(shuō)，每年一次的學(xué)生體質(zhì)測(cè)試不僅要測(cè)試，還要人工輸入測(cè)試成績(jī)。面對(duì)這么多的數(shù)字，在輸入過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤是在所難免的，然而只要用好Excel里的幾個(gè)功能，就可以避免這類問(wèn)題的困擾。

[關(guān) 鍵 詞] 體質(zhì)測(cè)試；替換；查找

[中圖分類號(hào)] G623.58 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）30-0213-01

每年一次的學(xué)生體質(zhì)測(cè)試，對(duì)體育教師來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)時(shí)間緊、工作量大的工作，而在大部分農(nóng)村學(xué)校，由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，使用的測(cè)試儀器并不具備數(shù)據(jù)采集功能，測(cè)試的數(shù)據(jù)還需要人工來(lái)輸入電腦。然而人工輸入，存在著標(biāo)點(diǎn)符號(hào)輸入速度慢和容易出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤等問(wèn)題，筆者作為本校的測(cè)試數(shù)據(jù)上報(bào)者，在整理匯總測(cè)試數(shù)據(jù)時(shí)，就遇到過(guò)很多的輸入錯(cuò)誤，有的是少輸入了一個(gè)或幾個(gè)數(shù)字，有的是多輸入了一個(gè)或幾個(gè)數(shù)字，還有的是測(cè)試成績(jī)輸入位置錯(cuò)誤，如把一個(gè)男同學(xué)的1500米的成績(jī)輸?shù)?00米上去了，會(huì)出現(xiàn)這種錯(cuò)誤的還有一分鐘仰臥起坐和引體向上兩個(gè)項(xiàng)目。相信有不少同行在測(cè)試時(shí)都遇到過(guò)這些問(wèn)題，其實(shí)只要我們利用好Excel里的幾個(gè)功能，完全可以避免以上問(wèn)題的困擾。

一、使用替換功能提高輸入速度

使用數(shù)字鍵區(qū)來(lái)輸入測(cè)試成績(jī)，速度是最快的，相信大家都有體會(huì)，800米和1500米的成績(jī)輸入時(shí)，要輸入單引號(hào)，單引號(hào)并不在數(shù)字鍵區(qū)，這會(huì)大大減緩輸入速度，而標(biāo)點(diǎn)符號(hào)“點(diǎn)”卻在數(shù)字鍵區(qū)，我們可以在輸入成績(jī)時(shí)先輸入和50米跑成績(jī)一樣的“點(diǎn)”，然后使用替換功能將點(diǎn)替換為單引號(hào)，具體方法如下。

1.在輸入800米和1500米成績(jī)前，先要把這兩列的“單元格格式”設(shè)置為“文本”。

2.輸入測(cè)試成績(jī)。

3.選中800米和1500米兩列，在菜單欄上的編輯菜單里選擇替換，“查找內(nèi)容”里輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)“點(diǎn)”，“替換為”里輸入“單引號(hào)”，之后點(diǎn)全部替換。用相同的方法我們還可以把性別一欄的男、女替換為1或2。

二、使用自動(dòng)篩選功能查找輸入錯(cuò)誤

（一）查找測(cè)試成績(jī)輸入位置錯(cuò)誤

1.選擇菜單欄上的數(shù)據(jù)菜單里“篩選”中的“自動(dòng)篩選”。

2.點(diǎn)擊性別單元格里右邊的向下箭頭，選擇代表男生的1，我們可以查看在800米跑和一分鐘仰臥起坐這兩欄內(nèi)是否有數(shù)據(jù)，如果有，可以對(duì)它們進(jìn)行剪切，再把它們粘貼到相對(duì)應(yīng)的1000米和引體向上兩個(gè)平行單元格內(nèi)。

3.同理，我們回到性別欄里選擇代表女生的2，就可以檢查是不是把800米和一分鐘仰起坐的成績(jī)錯(cuò)輸?shù)?000米和引體向上兩欄去了。

4.點(diǎn)擊性別單元格里右邊的向下箭頭，選擇全部，返回顯示所有學(xué)生數(shù)據(jù)狀態(tài)。

（二）查找測(cè)試成績(jī)輸入錯(cuò)誤

每個(gè)測(cè)試項(xiàng)目都有一個(gè)取值范圍，而輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)很少在取值范圍內(nèi)，我們可以利用這一特點(diǎn)，使用篩選功能來(lái)查找輸入錯(cuò)誤。操作方法如下：

1.先選擇菜單欄里的自動(dòng)篩選，再點(diǎn)擊身高單元格里右邊的向下箭頭，選擇自定義。

2.在彈出對(duì)話框的左邊第一行內(nèi)選小于，右邊第一行內(nèi)輸入80，左邊第二行內(nèi)選大于，右邊第二行內(nèi)輸入250，兩行的中間選擇框內(nèi)選“或”，然后點(diǎn)擊確定按鈕（圖1），此時(shí)出現(xiàn)在工作區(qū)內(nèi)的就是輸入錯(cuò)誤的身高數(shù)據(jù)，教師可以根據(jù)姓名查找原始數(shù)據(jù)逐一進(jìn)行改正。

3.用同樣的方法，我們可以對(duì)身高列后面列的數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤檢查并更正。

三、利用公式減少工作量

2013年，教育部建成了全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，全國(guó)的中小學(xué)生有了統(tǒng)一的19位學(xué)籍號(hào)碼。因此，從2014年開(kāi)始，上報(bào)測(cè)試數(shù)據(jù)時(shí)，學(xué)籍號(hào)必須為19位，否則系統(tǒng)會(huì)提示學(xué)籍號(hào)不正確。然而，并不是所有學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍號(hào)都是19位，例如職業(yè)學(xué)校的學(xué)生，學(xué)籍號(hào)是18位，解決這個(gè)問(wèn)題的方法是在18位學(xué)籍號(hào)前加上一個(gè)大寫(xiě)的字母G，如果逐一在所有學(xué)籍號(hào)前加上G，這將是一項(xiàng)很費(fèi)時(shí)的工作，這時(shí)我們可以利用公式來(lái)完成，方法如下。

1.在學(xué)籍號(hào)列后面插入一列空白列，把空白列的“單元格格式”設(shè)置為“常規(guī)”。

2.在空白列的第二行單元格里輸入公式“=”G”&D2” （圖2），然后回車，接著使用填充柄功能將此列填充。

3.復(fù)制新建列里的內(nèi)容，在學(xué)籍號(hào)列的第二行單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“選擇性粘貼”。

4.在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)值”后點(diǎn)確定（圖3），最后再把新建列刪除。

參考文獻(xiàn)：

成昊.新概念Excel 2007教程[M].吉林：吉林電子出版社，2008.