檔案利用工作的深層探析

鄒良玉

摘 要：如何做好檔案的保密利用一直是檔案工作的重點。檔案的開發(fā)利用實踐性很強，而且是新時期檔案部門可持續(xù)發(fā)展的基礎。工作中應當因勢利導，制訂整體的發(fā)展策略，以適應新時代的要求。檔案的開發(fā)利用工作做好了，必然會帶動整個檔案工作的全面發(fā)展。

關鍵詞：檔案；保密；利用

引言：

隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密與利用，這項工作做如何，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于它，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，以實現(xiàn)信息資源共享。利用檔案是人類社會發(fā)展的客觀需要，它的作用是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現(xiàn)實性。保守國家秘密是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到合理利用。

1.檔案開放的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

首先做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。其次，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，等級劃分是根據(jù)《保密法》規(guī)定，分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

2.檔案利用的監(jiān)督工作

檔案的開放利用是一個嚴肅和謹慎的問題，需要健全的監(jiān)督體制。所以在檔案利用過程當中，有效、良好的監(jiān)督工作，是檔案在利用過程中能夠 順利、安全、完整的有力保障。監(jiān)督工作是做好檔案利用過程中保密的一項重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并制止、糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

2.1建立良好制度

檔案制度可以有效制約檔案利用中的不利行為，保證開放工作的有效順利。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等，根據(jù)實際情況，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用者有章可循。制度中不但要對檔案的秘密級別進行劃分，還要根據(jù)利用的人員和部門進行劃分。做到不符合利用規(guī)定機關和人員堅決不可以接觸檔案文件，不可以跨級別利用檔案文件。在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損，檔案 利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行落實，并在實踐中不斷加以完善。

2.2完善監(jiān)督措施

做好監(jiān)督工作，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，加強重點監(jiān)護，防止偷撕或涂改檔案，如對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。多宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，多與利用者交談，掌握其利用目的與動機；多觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；分析利用者的情況和利用效果，檢查被利用的案卷，督促利用登記制度的落實。 要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。還可以安裝一些硬件措施，如在檔案館內安裝攝像監(jiān)視器，用來有效的進行監(jiān)督。做好利用監(jiān)督，還要做到四勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是腦勤，勤分析利用者使用檔案的情況和利用效果，及時做出改進措施；四是手勤，勤檢查被利用的案卷，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

3.優(yōu)化檔案利用的對策

3.1做好檔案宣傳工作

檔案利用過程中出現(xiàn)的“倒立金字塔”現(xiàn)象主要是由于利用主客體之間存在的信息不對稱造成的，究其原因，可初步概括為主、客觀兩個方面。從主觀方面來看，檔案工作者雖然在檔案專業(yè)方面所掌握的知識和相關信息較多，但是對各個行業(yè)的專業(yè)知識了解較少，很難有深入的把握，而檔案利用者對檔案專業(yè)知識比較欠缺。從客觀方面來說，經(jīng)濟發(fā)展的不平衡直接導致了對檔案行業(yè)的投入和信息資源的獲得，同時，相關法律制度的不健全也會造成信息不對稱現(xiàn)象，因此，我們要加強檔案信息的社會宣傳，讓人們知道檔案究竟有哪些作用，它與我們的生活有著怎樣的關系，以及我們究竟能從檔案館查詢到哪些信息。另外，還有宣傳怎樣利用檔案，如何使用檢索工具，查找自己所需要的檔案，從而引導人們用好檔案。其次，要建立一個檔案利用信息反饋系統(tǒng)，在利用者利用檔案之后，應通過反饋系統(tǒng)反饋給檔案部門，檔案部門會對此進行評估，綜合評估結果，可以及時找到工作中的不足，借以優(yōu)化檔案利用過程。

3.1提高管理人員素質

檔案管理人員的職責就是要維護檔案的完整與安全。這既是保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。 同時，絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任

另外，加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救，確保絕密檔案安全。

3.3倡導使用新型技術

數(shù)字化檔案館逐漸普及，用戶在查找檔案信息的時候，可以通過電腦終端得到實現(xiàn)。隨著手機的智能化，APP的應用范圍不斷擴大，我們可以建立一個程序“手機檔案館”，每個擁有手機的用戶都可以下載這個程序，通過這個程序用戶可以瀏覽由本地區(qū)甚至是全國、世界范圍內的可供利用的檔案，因為手機的應用功能不斷擴大，建立在此基礎上的檔案應用程序也能迅速普及。就像微博一樣，手機檔案能及時融入人們的日常生活，現(xiàn)在好多檔案館、圖書館已經(jīng)開通了自己的官方微博，這個手機檔案館程序可以參照網(wǎng)絡公眾平臺，適時發(fā)布一些關于檔案、檔案館的一些信息，不僅起到了宣傳作用，還拉近了檔案與公民的距離。隨著微信等語音短信軟件的推行，檔案館還可在相關應用程序上推行語音服務。檔案館可以“問計于民”，定期向民眾征詢工作開展的意見，通過語音建立靈敏反饋和溝通互動機制，更具人性化地發(fā)布公開民眾樂于接受的信息。檔案部門要把握當下公民利用檔案的新需求、新特點、新趨勢，順應時代的潮流，使檔案利用工作走向真正的新未來。

結語：

總之，檔案的保密管理和利用是非常實際的問題，必須認真嚴肅的對待。做好檔案保密、維護檔案安全，始終是第一位的。而在保證檔案信息完整與安全的基礎之上，科學管理，合理適當利用，使檔案資料能夠真正對現(xiàn)實工作起到基本保障作用，這既需要我們檔案工作人員熟悉有關規(guī)定，照章辦事，也需要大家都積極的開動腦筋，及時應對新情況，解決新問題，當然也需要領導機關和各相關部門以及檔案利用人員的大力支持、積極配合。進而，推動檔案利用工作走向嶄新未來！