企業(yè)基建檔案收集工作的難點(diǎn)與對(duì)策討論

徐晶

摘 要：隨著各個(gè)行業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)部門的管理能力和綜合水平也有了很大的提高，特別是在電力基建工程中，對(duì)項(xiàng)目的檔案收集和管理工作也在不斷的完善。但是在實(shí)際的基建管理工作中，由于電力基建工程涉及的資料、人員、設(shè)備等復(fù)雜多樣，要做好基建檔案管理和收集工作，提高管理水平。本文通過分析基建檔案資料收集和管理的現(xiàn)狀，提出了幾項(xiàng)完善檔案收集和管理工作的措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)行業(yè)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：基建；檔案收集；現(xiàn)狀；措施

在進(jìn)行基建檔案收集和管理的過程中，為了保障資料的完整性和系統(tǒng)性，需要對(duì)涉及到的各種資料進(jìn)行全面的歸納收集，同時(shí)還要確保資料收集工作的質(zhì)量和效率，只有這樣才能提高基建檔案的綜合價(jià)值。由于基建工作的復(fù)雜性和特殊性，各部門對(duì)檔案工作重視程度不高，工作方法也缺乏有效的創(chuàng)新，各種限制因素直接影響了基建項(xiàng)目檔案管理工作的順利發(fā)展，所以必須加強(qiáng)對(duì)該方面工作的研究，為基建行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。

一、基建檔案收集與管理的現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，建設(shè)工程項(xiàng)目的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對(duì)工程的綜合要求越來越高。基建檔案收集和管理工作作為建設(shè)工程的重要環(huán)節(jié)，其水平與基建行業(yè)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。然而，通過對(duì)實(shí)際運(yùn)行情況的分析發(fā)現(xiàn)，目前我國施工單位在基建檔案收集和管理方面的重視程度明顯不足，特別是在做檔案資料收集的環(huán)節(jié)存在敷衍了事的思想，并且缺乏對(duì)檔案資料內(nèi)容的嚴(yán)格審查，為后期工作增加了不少的難度。與此同時(shí)，由于從事基建檔案收集和整理工作人員的態(tài)度和專業(yè)能力直接關(guān)系著基建檔案管理的綜合水平，所以要注重對(duì)基建工作人員的培養(yǎng)。除此以外，基建檔案管理人員也是開展好基建工作的重要組成部分，他們的工作態(tài)度和重視程度以及對(duì)相應(yīng)的基建檔案管理制度的制定、執(zhí)行情況也是關(guān)系基建檔案工作完善程度和質(zhì)量水平的重要因素，如果其缺乏對(duì)基建檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，就難以確保基建檔案工作的完整性，從而難以有效提升基建檔案的綜合利用價(jià)值。

二、提高基建檔案收集管理水平的有力措施

（一）加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效控制

在基建檔案資料收集的過程中，要堅(jiān)持高質(zhì)、高效、完整的原則，并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)采取針對(duì)性的對(duì)策，對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行收集。具體可以通過以下幾個(gè)方面開展：1、堅(jiān)持基建檔案管理工作的“四步走”原則，也就是要堅(jiān)持項(xiàng)目的準(zhǔn)備和檔案建立同時(shí)開展、堅(jiān)持在項(xiàng)目進(jìn)行過程中進(jìn)行檔案的收集和積累、在進(jìn)行項(xiàng)目交工驗(yàn)收的時(shí)候注重對(duì)檔案資料的驗(yàn)收、加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目采購、簽訂、施工等環(huán)節(jié)的檔案資料管理；2、注重對(duì)相關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的健全，建設(shè)施工單位應(yīng)該對(duì)各個(gè)部門或者監(jiān)理機(jī)構(gòu)等的基建檔案資料的收集和管理進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，明確相關(guān)的負(fù)責(zé)人，由專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行檔案資料的整理和歸納，并且可以將該崗位工作人員的工作情況與工資掛鉤，進(jìn)行全面的責(zé)任考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)出現(xiàn)問題的職工則按照規(guī)定予以懲罰；3、在各個(gè)基建項(xiàng)目申報(bào)開始的時(shí)候，主要負(fù)責(zé)的單位就應(yīng)該針對(duì)檔案管理方面設(shè)定專門的工作人員，深入各個(gè)基建基層，通過對(duì)基建基層檔案工作的控制和管理，提高基建檔案收集的水平；4、項(xiàng)目調(diào)度會(huì)議不僅僅要求項(xiàng)目建設(shè)主要負(fù)責(zé)人員參加，還要倡導(dǎo)檔案管理工作人員參與進(jìn)去，做到能夠?qū)?xiàng)目進(jìn)展情況有著實(shí)時(shí)的了解，同時(shí)通過會(huì)議可以將各環(huán)節(jié)的技術(shù)文件及時(shí)傳輸給施工單位，通過這種方式，可以提高檔案資料的質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案收集管理人員還可以通過項(xiàng)目調(diào)度會(huì)，強(qiáng)化檔案中照片、聲像等環(huán)節(jié)，及時(shí)的對(duì)此類檔案進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和收藏。通過對(duì)收集的檔案資料全面的分析和整理，能夠方便工作人員盡快的發(fā)現(xiàn)基建工程中的問題，盡早解決，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。

（二）加強(qiáng)資料收集整理工作

在建設(shè)過程中所劃分的各類基建項(xiàng)目應(yīng)保留相關(guān)的施工資料，相關(guān)工作負(fù)責(zé)人員應(yīng)對(duì)所上交的基建項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理。工程項(xiàng)目建設(shè)的前期階段，資料主要有項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、物品采購單、項(xiàng)目報(bào)告書等，這些資料都需要檔案整理人員進(jìn)行收集并整理，而在收集資料的過程中，項(xiàng)目的改動(dòng)、圖紙的增減或數(shù)據(jù)的變更都應(yīng)該納入收集工作中，做到及時(shí)記錄，并加入相關(guān)檢驗(yàn)資料和證明。

（三）落實(shí)好基建檔案收集責(zé)任

在不同時(shí)期的各個(gè)階段、各部門會(huì)形成不同的檔案材料。由于制度不健全或是沒有很好地去執(zhí)行考核制度，導(dǎo)致各部門人員檔案歸檔意識(shí)差，歸檔渠道不暢通。如果基建是實(shí)行總承包的，需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理；如果基建項(xiàng)目是由甲方分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項(xiàng)目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和監(jiān)理有關(guān)的檔案資料。在工藝設(shè)備階段由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料，涉及到安裝調(diào)試階段還應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。

（四）做好基建工程項(xiàng)目主件、附件、補(bǔ)充文件的收集與建設(shè)

基建檔案歸檔的主要文件、附件及補(bǔ)充文件都是基建檔案的重要組成部分。有一些非常重要的內(nèi)容并不都體現(xiàn)在主件中，而是體現(xiàn)在一系列附件和補(bǔ)充材料之中。盡管這些數(shù)據(jù)材料與合同相比是輔助性的，但它卻非常重要而具體，也是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案工作人員應(yīng)該努力做到：收集整理材料的時(shí)候，要注意收集備忘錄和紀(jì)要等附屬文件；也要注意收集合同和來函、協(xié)議；注意收集招標(biāo)、投標(biāo)文件和答難解疑材料。

三、基建工程項(xiàng)目檔案收集與建設(shè)關(guān)鍵控制點(diǎn)

（一）基建工程項(xiàng)目檔案與文書檔案范疇的劃分

如果基建項(xiàng)目立項(xiàng)沒有取得成功，相關(guān)文件應(yīng)作為文書檔案；在基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)中創(chuàng)建的普法性文件、文檔、事務(wù)性文件也應(yīng)作為文書檔案；涉及項(xiàng)目審批、征用土地和拆遷、竣工驗(yàn)收等文件材料，應(yīng)當(dāng)存入基建檔案。

（二）基建工程項(xiàng)目檔案原件和復(fù)印件的區(qū)別

基本建設(shè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、監(jiān)理負(fù)責(zé)制、法人管理制、招投標(biāo)確定制、合同制約制，經(jīng)過這些有效制度和措施，單位時(shí)間內(nèi)文件形式基本數(shù)據(jù)的數(shù)量急劇增加，大量的施工基礎(chǔ)資料和監(jiān)理文件要在施工現(xiàn)場(chǎng)逐步形成，如果沒有專人負(fù)責(zé)，很容易由于管理不善造成原件丟失。檔案文件能夠發(fā)揮作用，就是由于其形式的原始性以及內(nèi)容的原始性，所以搞好基建檔案原件的收集是做好基建檔案收集與建設(shè)的前提與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，收集的同時(shí)，要備份好復(fù)印件。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案圖紙和文字材料的區(qū)分

圖紙是基建的依據(jù)，基建是圖紙?jiān)O(shè)計(jì)的具體體現(xiàn)。圖紙?jiān)诨ㄖ芯哂信e足輕重、無法替代的地位和作用，但同時(shí)也不能忽略收集文字材料，以便為后續(xù)手續(xù)的辦理、各種糾紛的處理、應(yīng)對(duì)各種各樣的維修保養(yǎng)和工程檢查驗(yàn)收提供依據(jù)。對(duì)此，檔案管理部門和人員必須高度重視基本建設(shè)檔案圖紙和書面材料的收集和建設(shè)。

四、結(jié)語

工作任務(wù)艱巨、工作量大是基建檔案收集和整理工作的特點(diǎn)，同時(shí)也是基建檔案管理工作開展的難點(diǎn)。在進(jìn)行基建檔案資料收集的時(shí)候，相關(guān)崗位的工作人員，必須要樹立良好的心理素質(zhì)，對(duì)工作中的各項(xiàng)問題要科學(xué)的對(duì)待，并且做好檔案資料的分類和整理等?；n案工作中的科學(xué)管控、資料收集和整理、責(zé)任制的落實(shí)等環(huán)節(jié)，是開展基建工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，要注重對(duì)這些環(huán)節(jié)的有效控制，制定針對(duì)性的對(duì)策予以完善，提高檔案資料的收集水平，從而更好的為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。

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