SAP—ERP系統(tǒng)中物流管理模塊應(yīng)用研究

王麗萍

摘 要：SAP-ERP軟件中物流管理模塊的實(shí)施主要從計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存管理、倉(cāng)庫(kù)管理等方面，強(qiáng)化企業(yè)成本核算的管理思想。通過該系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效降低物資庫(kù)存，提高物料采購(gòu)的計(jì)劃性和準(zhǔn)確性，提升規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：商業(yè)流程；SAP-ERP；物流管理

中圖分類號(hào)：F253.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract： In the implementation of SAP-ERP software， the logistics management module mainly from the planning， procurement， inventory management， warehouse management to strengthen the management of enterprise cost accounting. The application of this system can effectively reduce inventory， improve the accuracy and the planning of material procurement and enhance the level of standardization management.

Key words： business process； SAP-ERP； logistics management

企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）的概念是一個(gè)發(fā)展的過程，最早集中于物料、庫(kù)存（MRP），以后又逐漸延伸到生產(chǎn)計(jì)劃和制造（MRPII），隨著管理的延展和產(chǎn)品功能的不斷發(fā)展，一個(gè)相對(duì)完整的ERP系統(tǒng)應(yīng)該包含庫(kù)存和生產(chǎn)計(jì)劃和制造[1]。本文所介紹的ERP系統(tǒng)是SAP公司根據(jù)實(shí)際經(jīng)過二次開發(fā)投入使用的。ERP系統(tǒng)的引進(jìn)對(duì)企業(yè)管理架構(gòu)造成很大的影響，它代表了一種新的管理模式，突破了企業(yè)原來的管理局限。ERP環(huán)境下的企業(yè)管理圍繞各個(gè)管理模塊展開，而物流模塊是ERP中的重要環(huán)節(jié)之一，本文將就ERP物流模塊的實(shí)施、運(yùn)行進(jìn)行簡(jiǎn)要的探討[2]。

1 SAP-ERP物流管理模塊和業(yè)務(wù)流程

ERP應(yīng)用實(shí)施過程實(shí)際上是企業(yè)的重組優(yōu)化和管理現(xiàn)代化的過程，物流管理模塊的業(yè)務(wù)應(yīng)用首先要了解ERP物料管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能和業(yè)務(wù)流程。

本次開發(fā)的SAP系統(tǒng)物流模塊（MM模塊）包含采購(gòu)、備件、物流三部分，與企業(yè)相應(yīng)管理部門正好對(duì)應(yīng)，其中采購(gòu)對(duì)應(yīng)營(yíng)銷部，物流對(duì)應(yīng)物配中心，備件對(duì)應(yīng)設(shè)備維管中心。這里要說明一點(diǎn)的是，備件之所以沒有劃歸物配中心管理而單列，是因?yàn)橐话闫髽I(yè)的設(shè)備管理維護(hù)部門針對(duì)設(shè)備備件設(shè)置有二級(jí)倉(cāng)庫(kù)[3]。

這三部份整合了計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存管理、倉(cāng)庫(kù)管理等業(yè)務(wù)流程所必須的所有功能，而且對(duì)標(biāo)準(zhǔn)事務(wù)進(jìn)行了高度自動(dòng)化集成。所有的物流管理應(yīng)用模塊功能都相互緊密集成并與財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等其他功能置于同一系統(tǒng)。這樣系統(tǒng)內(nèi)不同模塊間的用戶就可以利用這一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享和傳遞（根據(jù)用戶權(quán)限所查閱信息等級(jí)不同），提升了管理效率和全面性。

SAP-ERP軟件充分考慮到系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)鏈的支持，其物流管理模塊覆蓋了一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈內(nèi)部所應(yīng)包含的核心任務(wù)（物料需求計(jì)劃，采購(gòu)，庫(kù)存和庫(kù)房管理）。

首先，物料需求計(jì)劃為公司提供了初步的采購(gòu)要求，使公司及時(shí)掌握采購(gòu)規(guī)模和資金需求，了解生產(chǎn)原材料需求現(xiàn)狀和設(shè)備備件待修待換情況。當(dāng)各單位將計(jì)劃上報(bào)時(shí)，物流系統(tǒng)相關(guān)程序會(huì)自動(dòng)合并計(jì)算同一物料代碼，并掃描庫(kù)存清單，初步進(jìn)行數(shù)量平衡，以消除過量浪費(fèi)（特殊需要時(shí)，可人工調(diào)整計(jì)劃）。物料申報(bào)的數(shù)量以上年度月度使用量為基準(zhǔn)，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置上限，對(duì)超出上限的材料計(jì)劃予以警示。此項(xiàng)功能有效地避免了物料的過量申報(bào)，有助于公司掌握年度材料消耗和控制采購(gòu)資金規(guī)模。

采購(gòu)系統(tǒng)針對(duì)公司營(yíng)銷部門專門進(jìn)行了二次開發(fā)，僅將采購(gòu)作為部門專項(xiàng)職能設(shè)置賬戶。采購(gòu)為物料需求計(jì)劃提供了重要的交貨情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，當(dāng)貨物接收時(shí)，相關(guān)的采購(gòu)訂單進(jìn)行自動(dòng)檢查并提請(qǐng)物流配送中心和設(shè)備維管中心進(jìn)行收貨、檢驗(yàn)（退貨）、入庫(kù)等工作并將結(jié)果錄入，完成采購(gòu)環(huán)節(jié)。營(yíng)銷部賬戶可在系統(tǒng)內(nèi)獲得全部供應(yīng)商信息，通過對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的管理和比較，對(duì)價(jià)格實(shí)行控制，從而取得最佳的效益。同時(shí)，物料使用部門可以將材料使用情況反饋到系統(tǒng)，形成完整的物料全程跟蹤，完成對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)部門的合理評(píng)價(jià)，結(jié)果可以協(xié)助采購(gòu)部門確定采購(gòu)環(huán)節(jié)中尚待完善的地方，為物料使用部門擇優(yōu)選擇最佳產(chǎn)品提供依據(jù)。這一系列建立和維護(hù)采購(gòu)訂單的方式，對(duì)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同跟蹤，安排供應(yīng)商交貨進(jìn)度和評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)績(jī)效等需求目標(biāo)提供了信息基礎(chǔ)。從而，提高采購(gòu)活動(dòng)的效率，降低采購(gòu)成本。

庫(kù)存管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)維護(hù)管理企業(yè)準(zhǔn)確的庫(kù)存種類和數(shù)量。它能支持各種物品庫(kù)存狀況、庫(kù)存變化歷史的聯(lián)機(jī)查詢，并能從多層次去查看庫(kù)存狀況（僅限未出庫(kù)物料）。該管理系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢，能幫助相關(guān)部門掌握庫(kù)存金額，評(píng)價(jià)庫(kù)存管理的績(jī)效。

庫(kù)房管理系統(tǒng)管理維護(hù)物資入庫(kù)和配送信息，保證物資供應(yīng)的及時(shí)性，維護(hù)庫(kù)房商品最優(yōu)的庫(kù)存量。

指定的賬戶持有者（受控的材料員、設(shè)備員和高級(jí)管理用戶）可以在系統(tǒng)中建立和維護(hù)與采購(gòu)有關(guān)的物料和供應(yīng)商數(shù)據(jù)，從而加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的控制及優(yōu)化系統(tǒng)中的采購(gòu)程序。這些信息包括物料數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、采購(gòu)信息記錄、貨源清單及品質(zhì)鑒定等。

物料數(shù)據(jù)包含了企業(yè)向外采購(gòu)或內(nèi)部生產(chǎn)的物料的詳細(xì)信息。比如外購(gòu)的物資，內(nèi)部生產(chǎn)產(chǎn)品的計(jì)量單位、物料描述和成分分析數(shù)據(jù)等信息，方便SAP中生產(chǎn)單位模塊訪問物料數(shù)據(jù)信息，調(diào)整生產(chǎn)技術(shù)指標(biāo)等。

供應(yīng)商數(shù)據(jù)是關(guān)于外部供應(yīng)商的信息?；镜膬?nèi)容包括供應(yīng)商名稱、編碼標(biāo)識(shí)、固定資產(chǎn)、規(guī)模、產(chǎn)品等企業(yè)信息。

采購(gòu)信息記錄并建立了物料和供應(yīng)商之間的聯(lián)系，標(biāo)記了在一段時(shí)間內(nèi)與物料有關(guān)的供應(yīng)商價(jià)格方面的變化。貨源清單則表明了物料的供應(yīng)來源。

品質(zhì)鑒定是根據(jù)物料成分分析、物理檢驗(yàn)等鑒定手段所獲取的統(tǒng)一評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)。例如，采購(gòu)物資的化學(xué)成分分析將作為重要信息為采購(gòu)給出明確指導(dǎo)，生產(chǎn)產(chǎn)品的成分分析數(shù)據(jù)將同步傳輸給條碼系統(tǒng)作為外賣品質(zhì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

此外，物流管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)審批程序電子化，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工化紙張審批程序，節(jié)省企業(yè)資源。

2 SAP-ERP物流管理業(yè)務(wù)應(yīng)用的不足

在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中，物流管理程序的一些功能設(shè)計(jì)缺陷和人機(jī)交互方面的不足逐漸顯現(xiàn)，產(chǎn)生了一些問題，主要如下[4]：

首先，SAP-ERP系統(tǒng)是一套完整的標(biāo)準(zhǔn)化軟件，本身價(jià)格昂貴，功能十分齊全。然而它的功能和標(biāo)準(zhǔn)完全依照SAP公司體系開發(fā)的，一般情況下，購(gòu)買該產(chǎn)品的公司或組織都要進(jìn)行本地化二次開發(fā)。基于一些企業(yè)的實(shí)際，一方面，開發(fā)人員對(duì)購(gòu)買企業(yè)的了解較淺，難以完全理解公司的需求，無法掌握對(duì)原系統(tǒng)功能的本地化，即有部分系統(tǒng)功能未被了解和吸收，也就無從開發(fā)、利用；另一方面，企業(yè)人員對(duì)該系統(tǒng)認(rèn)知度不夠，自我二次開發(fā)水平不足，在工作實(shí)踐中難以完成新功能添加改造以及系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)，造成物流管理系統(tǒng)無法及時(shí)更新完善。

其次，物流管理模塊的三個(gè)部分歸屬不同的職能部門，在實(shí)際工作中不能最大限度地發(fā)揮SAP-ERP系統(tǒng)效率。物流模塊的任何信息的流轉(zhuǎn)都要經(jīng)過這三個(gè)管轄部門，無法形成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)式統(tǒng)一管理，產(chǎn)生了不必要的線下工作。

第三，SAP-ERP系統(tǒng)在與企業(yè)原有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)切換過程中，不同數(shù)據(jù)編碼識(shí)別轉(zhuǎn)換、人為錄入錯(cuò)誤使系統(tǒng)產(chǎn)生許多“垃圾數(shù)據(jù)”。ERP系統(tǒng)是一種流程化的管理，一旦由于人員的疏忽或操作失誤，在系統(tǒng)中輸入錯(cuò)誤的原始數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)無法識(shí)別，只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算，自動(dòng)處理的結(jié)果數(shù)據(jù)就變成“垃圾數(shù)據(jù)”，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。這種缺陷在后期的系統(tǒng)運(yùn)行中很難根除，而且會(huì)形成頑疾。

第四，受SAP編碼原則和系統(tǒng)維護(hù)規(guī)則所限，物料代碼的維護(hù)缺乏柔性。在實(shí)踐中，物料計(jì)劃必須以系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有物料代碼為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申報(bào)，即一物一碼。目前已錄入系統(tǒng)內(nèi)物料代碼大約有三萬(wàn)種，并且隨著設(shè)備的更新?lián)Q代和技術(shù)改造的需要，還將會(huì)有新的物料代碼產(chǎn)生。然而，在工作流程中，一旦急需的物資沒有物料代碼，將會(huì)面臨二個(gè)問題：（1）為滿足生產(chǎn)，進(jìn)行套碼申報(bào)；（2）增碼。但是增碼不是一個(gè)容易的過程，而且有的物料根據(jù)SAP規(guī)則甚至無法編碼，并且在增碼審核過程中還會(huì)造成重碼現(xiàn)象。使用單位遇到無碼情況時(shí)，為逃避繁瑣的增碼流程，往往套碼申報(bào)。久而久之，出現(xiàn)大量套碼、重碼現(xiàn)象，造成物流管理模塊無法真正做到帳物相符，從而造成公司無法真正掌握在庫(kù)物資的實(shí)際情況。

第五，SAP-ERP系統(tǒng)信息錄入和實(shí)際物流過程不同步。一方面，采購(gòu)訂單管理存在的問題：未及時(shí)或未按采購(gòu)申請(qǐng)單下達(dá)采購(gòu)訂單導(dǎo)致缺料影響生產(chǎn)；下達(dá)的采購(gòu)訂單標(biāo)明的采購(gòu)數(shù)量未按采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行或重復(fù)采購(gòu)，導(dǎo)致庫(kù)存量增加等。另一方面，倉(cāng)庫(kù)管理存在的問題：實(shí)物送達(dá)倉(cāng)庫(kù)，未做采購(gòu)訂單接收，或發(fā)料不及時(shí)在系統(tǒng)中錄入，導(dǎo)致物料入庫(kù)、出庫(kù)的系統(tǒng)操作與實(shí)物管理不同步，出現(xiàn)賬外料問題；對(duì)于驗(yàn)收過程中不合格的物資，沒有及時(shí)退庫(kù)或銷賬，造成訂單擱置。其他方面，諸如同一批物資，到貨時(shí)間不一致，有的時(shí)間差可長(zhǎng)達(dá)6個(gè)月，也造成系統(tǒng)無法及時(shí)反饋?zhàn)钚滦畔ⅰ?/p>

第六，物流管理模塊的庫(kù)存管理功能局限在一級(jí)庫(kù)，無法掌握已出庫(kù)進(jìn)入二級(jí)庫(kù)的物料。物料進(jìn)入二級(jí)庫(kù)后，物料管理模塊在系統(tǒng)內(nèi)就將該批物資做出庫(kù)處理，并標(biāo)記為已使用物料。這就造成二級(jí)庫(kù)物料監(jiān)管難題，特別是已從物料庫(kù)房中領(lǐng)出但還沒投入生產(chǎn)而擺放在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的備用物料。由于這部分物料流動(dòng)性比較大，二級(jí)庫(kù)的材料人員核算物資成本時(shí)和系統(tǒng)賬目不一致，造成賬實(shí)不符，嚴(yán)重影響生產(chǎn)成本的歸集。

第七，缺乏逆向物流管理功能。逆向物流在企業(yè)中的存在是不可忽視的，對(duì)于采購(gòu)，會(huì)出現(xiàn)退、換貨或者更換供應(yīng)商；對(duì)于銷售，也同樣會(huì)出現(xiàn)客戶退、換貨等問題。這些信息在SAP-ERP系統(tǒng)中很難明確反映，使得在評(píng)估供應(yīng)商、客戶以及企業(yè)自身時(shí)缺少逆向物流信息的相關(guān)數(shù)據(jù)支撐。

3 強(qiáng)化SAP-ERP物流管理模塊的若干建議

針對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的管理缺陷，企業(yè)要采取措施解決問題，以充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的效能[5]。

（1）針對(duì)公司的專職SAP-ERP系統(tǒng)管理員，建議在各部門設(shè)立SAP-ERP二級(jí)系統(tǒng)管理員，建成一支專業(yè)的系統(tǒng)管理和維護(hù)團(tuán)隊(duì)。ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理都是以電算化系統(tǒng)為主，因而系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)需要企業(yè)擁有具有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的員工，讓他們擁有對(duì)操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)的管理權(quán)限，進(jìn)行日常系統(tǒng)維護(hù)和系統(tǒng)報(bào)表開發(fā)。在系統(tǒng)運(yùn)用過程中，需要系統(tǒng)管理員及時(shí)處理系統(tǒng)出現(xiàn)的異常問題，進(jìn)行日常維護(hù)和必要的數(shù)據(jù)備份。同時(shí)，需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)二次開發(fā)，充分利用SAP-ERP系統(tǒng)資源，才能不斷滿足各單位的使用、管理需求。因此，無論是在系統(tǒng)的推行實(shí)施階段，還是系統(tǒng)的正式運(yùn)行階段和升級(jí)階段，建成一支專業(yè)的系統(tǒng)管理隊(duì)伍十分重要。

（2）加強(qiáng)SAP-ERP系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)，深入宣傳ERP系統(tǒng)管理模式，促進(jìn)員工從管理思想、管理理念和服務(wù)意識(shí)方面轉(zhuǎn)變，讓員工深入了解系統(tǒng)的內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程，熟練掌握系統(tǒng)操作方法，提高員工的責(zé)任感，盡可能避免人為的操作錯(cuò)誤，保證數(shù)據(jù)源的真實(shí)、準(zhǔn)確性，提高工作效率，確保系統(tǒng)的最優(yōu)化使用。

（3）加強(qiáng)對(duì)物料編碼的管理工作，及時(shí)增碼，消除重碼、套碼現(xiàn)象。SAP-ERP系統(tǒng)一個(gè)很大的貢獻(xiàn)就是實(shí)現(xiàn)一碼一物，從而能夠準(zhǔn)確反映出申報(bào)物料的品種、數(shù)量以及相應(yīng)的庫(kù)存。所以，為了避免這一重要功能失靈，公司各級(jí)物流模塊的參與人員都要高度重視，一旦發(fā)現(xiàn)此類編碼錯(cuò)誤及時(shí)向編碼組報(bào)告，逐步消滅這種現(xiàn)象。

（4）逐步消除二級(jí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)一級(jí)庫(kù)和生產(chǎn)單位直接掛鉤。公司二級(jí)庫(kù)的存在是在沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的情況下，為滿足生產(chǎn)實(shí)際做出的妥協(xié)。而目前，SAP-ERP體系已經(jīng)建立，二級(jí)庫(kù)已經(jīng)成為公司對(duì)庫(kù)存管理的阻礙，無法真實(shí)反映公司物資的現(xiàn)狀，影響資金計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃等決策。

（5）加強(qiáng)信息溝通，強(qiáng)化物流模塊內(nèi)部和外部之間的協(xié)作。內(nèi)部供應(yīng)鏈的暢通一方面能保障公司的生產(chǎn)需求，另一方面能夠壓縮成本，提高效率。SAP-ERP系統(tǒng)已經(jīng)為供應(yīng)鏈的高效管理提供了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，系統(tǒng)外的信息溝通則是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈高效運(yùn)行的根本保證。

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