信息化管理的規(guī)劃策略研究

曾政英

[摘 要] 信息化管理是一項(xiàng)社會(huì)、技術(shù)工程，涉及許多領(lǐng)域，有著諸多的制約因素。而科學(xué)管理是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此從實(shí)際情況出發(fā)，遵循規(guī)律，科學(xué)地制定出有利于系統(tǒng)成功的戰(zhàn)略是十分必要的。文章對(duì)信息化管理中的一些規(guī)劃策略進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)管理；信息化；規(guī)劃策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 021

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0044- 02

0 前 言

在信息化的推進(jìn)過程中，眾多企業(yè)都遇到過重重阻力和困惑，如何能夠順利推進(jìn)信息化進(jìn)程，是擺在社會(huì)面前的一個(gè)難題。現(xiàn)代信息系統(tǒng)是一個(gè)涉及面廣、技術(shù)難度大的系統(tǒng)工程，管理的科學(xué)化是建立信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)和保證。

正確的決策來源于管理者對(duì)信息化建設(shè)規(guī)律的把握，本文將從幾個(gè)案例中總結(jié)出一些規(guī)律，談?wù)勑畔⒒芾淼囊?guī)劃。

1 推進(jìn)信息化，培訓(xùn)要先行

人員培訓(xùn)常常處于管理的協(xié)助地位，尤其是對(duì)信息化的培訓(xùn)工作，更是認(rèn)為可有可無。但事實(shí)證明，正是由于對(duì)培訓(xùn)重要性認(rèn)識(shí)的不足，信息化管理的一些措施都難以得到落實(shí)，形成了項(xiàng)目推進(jìn)過程中的眾多阻力。所以推進(jìn)信息化管理，培訓(xùn)要先行。

1.1 科普信息化的優(yōu)勢(shì)，消除阻力

在對(duì)員工進(jìn)行企業(yè)文化、技能培訓(xùn)的同時(shí)，還要對(duì)員工進(jìn)行信息素養(yǎng)的培訓(xùn)，要讓各級(jí)員工充分理解信息化的相關(guān)理念，包括信息化的優(yōu)勢(shì)、運(yùn)營(yíng)制度等等，只有這樣才能減少不必要的阻力。

舉一個(gè)案例：某企業(yè)的某項(xiàng)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行信息化改造，意料之外的是相對(duì)于新員工，那些已經(jīng)在崗的、使用過舊的工作流程的員工阻力更大，因?yàn)樗麄円呀?jīng)習(xí)慣于舊的流程，認(rèn)為采用新系統(tǒng)勢(shì)必要帶來學(xué)習(xí)的負(fù)擔(dān)，人的慣性促使他們抵觸學(xué)習(xí)新系統(tǒng)，而且新舊系統(tǒng)并行轉(zhuǎn)換時(shí)要加大工作量，這更加促使他們想辦法阻止新系統(tǒng)的上線，因此造成了任務(wù)受阻。針對(duì)這些情況，企業(yè)加強(qiáng)了培訓(xùn)力度，尤其對(duì)原在崗職工進(jìn)行了針對(duì)性地宣講，讓他們充分認(rèn)識(shí)到新系統(tǒng)帶來的優(yōu)勢(shì)，解除了思想顧慮，減輕了這部分人的阻力，同時(shí)用績(jī)效考核的方法鼓勵(lì)他們使用新系統(tǒng)，加快了新系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)程。

企業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要對(duì)每一級(jí)員工進(jìn)行信息化常識(shí)的普及，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通員工，都要具有相應(yīng)的信息素質(zhì)，認(rèn)同信息理念，尤其要讓他們感受到企業(yè)信息化帶來的優(yōu)勢(shì)，只有這樣，系統(tǒng)才可以得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和員工的落實(shí)，才能消除阻力，推進(jìn)工作進(jìn)程。

1.2 打造一支配套的信息化隊(duì)伍

信息化建設(shè)涉及到企業(yè)的多類員工，所以必須制定一個(gè)宏觀規(guī)劃，打造一支配套的信息化隊(duì)伍，不能忽視任何一層。

例如：某單位要上一個(gè)信息化項(xiàng)目，高層領(lǐng)導(dǎo)很重視，給予了極大的支持，基層員工也積極配合，嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)的運(yùn)行，項(xiàng)目初期系統(tǒng)運(yùn)行很平穩(wěn)。但是幾個(gè)月后，隨著外包的系統(tǒng)開發(fā)人員逐步撤離，問題出現(xiàn)了：當(dāng)遇到系統(tǒng)需要調(diào)整時(shí)，由于專業(yè)知識(shí)的不足，基層員工與開發(fā)人員的溝通出現(xiàn)了障礙，他們聽不懂那些專業(yè)名詞，而開發(fā)人員又常常不在現(xiàn)場(chǎng)，高層領(lǐng)導(dǎo)也不精通具體的技術(shù)問題，這時(shí)，實(shí)際上更需要的是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來配合，然而這個(gè)系統(tǒng)中恰恰沒有配備這類人員，所以造成了系統(tǒng)的擱淺。眾所周知，只有連續(xù)的數(shù)據(jù)跟蹤系統(tǒng)才有價(jià)值，系統(tǒng)一旦擱淺，可能就要重新開始。而同時(shí)上線的另一個(gè)項(xiàng)目因?yàn)榫邆溥@樣的專業(yè)人士，并且接受了相關(guān)的培訓(xùn)，項(xiàng)目得以順利進(jìn)行。

這個(gè)案例說明，必須具有合理的組織結(jié)構(gòu)，打造一支配套的信息化隊(duì)伍，才能使信息化建設(shè)得以持續(xù)發(fā)展。

2 強(qiáng)調(diào)制度的培養(yǎng)，為系統(tǒng)建設(shè)保駕護(hù)航

科學(xué)的工作態(tài)度、良好的敬業(yè)精神、規(guī)范的數(shù)據(jù)是建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的必要條件。

信息系統(tǒng)作為信息加工的工具，是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工的過程，信息化建設(shè)不但取決于系統(tǒng)的質(zhì)量，更大程度上取決于相關(guān)人員的執(zhí)行，所以凡是有權(quán)利接觸系統(tǒng)的人都到嚴(yán)格按照制度進(jìn)行執(zhí)行，不能有半點(diǎn)疏忽或超越權(quán)力。

在實(shí)際的工作中這一點(diǎn)尤為重要。比如電算化實(shí)施中就有這樣一個(gè)案例：某個(gè)使用者認(rèn)為計(jì)算機(jī)修改賬目是很容易的，為了賬面漂亮，沒有按照制度要求沖抵錯(cuò)帳，因而造成了數(shù)據(jù)關(guān)系的混亂。其實(shí)他有所不知，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)具有勾稽關(guān)系，如果系統(tǒng)不夠強(qiáng)壯，往往會(huì)出現(xiàn)莫名其妙的現(xiàn)象，而且查找糾錯(cuò)將會(huì)非常困難。這一情況往往發(fā)生在信息化初期出現(xiàn)，因此在建立系統(tǒng)之出，強(qiáng)調(diào)制度的執(zhí)行尤為重要。

3 配備幫助文檔，提升培訓(xùn)效率

在早期的信息系統(tǒng)中，一般都有類似于《使用說明》的手冊(cè)供用戶使用，大概是因?yàn)楫?dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)的界面技術(shù)還達(dá)不到易學(xué)習(xí)的程度，再加上人們對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)也只是初級(jí)階段，如果不依賴于《使用說明》，很難進(jìn)行工作。因而這些《使用說明》在當(dāng)時(shí)起到了至關(guān)重要的作用，現(xiàn)在看來信息系統(tǒng)中提供幫助文檔是減輕培訓(xùn)成本的一個(gè)好辦法。

比如有一個(gè)使用打印機(jī)的案例：某企業(yè)的幾十臺(tái)針式打印機(jī)經(jīng)常出現(xiàn)因使用不當(dāng)造成的部件的丟失和缺損，甚至要重復(fù)更換耗材，造成了不必要的浪費(fèi)。當(dāng)管理人員發(fā)現(xiàn)這個(gè)問題后，找來隨機(jī)附帶的使用說明，發(fā)現(xiàn)說明書內(nèi)已詳盡介紹了打印機(jī)的功能和使用的注意事項(xiàng)，只是人們懶得去看。實(shí)際上做一個(gè)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，引導(dǎo)用戶參閱使用說明，再將打印機(jī)的使用方法進(jìn)行演示一下，大多數(shù)情況就可以避免了。

但是為了降低成本，這種“說明配置”已經(jīng)消失殆盡，多數(shù)系統(tǒng)都不再提供這種介質(zhì)的說明書，甚至也沒有聯(lián)機(jī)幫助。使用這些設(shè)備的時(shí)候一般都是口口教授，很不嚴(yán)謹(jǐn)。所以為了彌補(bǔ)這一不足，作為信息化培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)提供一套切實(shí)可行的幫助文檔供使用者查閱，這樣不僅能夠減少在線培訓(xùn)的成本，還也能發(fā)揮用戶的主觀能動(dòng)性，因?yàn)樗麄兛赡苓€會(huì)發(fā)現(xiàn)更多的使用技巧，節(jié)能降耗，這是一個(gè)雙贏的選擇。

以上是在開展信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的一些啟示，相信還有更有利的措施可以應(yīng)用于管理工作當(dāng)中，希望能與有識(shí)之士共同探討。

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