創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化探討

黃松++杜高峰

摘 要：數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在新的時代發(fā)展的背景下也需要不斷的轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的落后的管理思想，改變傳統(tǒng)的管理方式中存在的弊端，強化檔案管理的信息化進程，新時代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進技術(shù)的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，適應(yīng)不了時代發(fā)展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)。目前，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，促使檔案管理科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；創(chuàng)新管理

一、檔案信息化管理的優(yōu)點

1.提高辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準(zhǔn)確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格的要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效的提高檔案管理工作資料搜集的、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。

2.方便資源的共享

傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加的方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進行系統(tǒng)的管理，并且不斷提高刮泥洗頭膏的完善性，同時將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高資源的完善性，提高了資源的共享的效果。

3.保存具有穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，紙張保存的受到外界環(huán)境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當(dāng)會影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統(tǒng)的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲的穩(wěn)定性，不容易受到外界環(huán)境的影響，同時也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。

4.提高了信息傳遞的速度和安全性

傳統(tǒng)的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來來傳輸文件，也會影響傳輸?shù)募皶r性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸?shù)臅r間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。

二、提高檔案管理工作信息化進程的措施

檔案管理管理工作的信息化進程對于管理人員是觀念、技術(shù)水平都有了新的要求，要求檔案管理人員不斷的轉(zhuǎn)變思想，強化管理的效果，但是這并不是一朝一夕的事情，而是需要循序漸進，這樣才能夠提高檔案管理工作的進程。

1.建立規(guī)范的檔案管理體系

我國檔案管理的時間相對較晚，因此檔案管理的基礎(chǔ)差、管理質(zhì)量不高，檔案管理工作的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，因此需要解決當(dāng)前檔案管理中的存在的問題，需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，細化檔案的分類，順應(yīng)時代發(fā)展是需要，因此需要建立和完善檔案管理體系，推動檔案管理的信息化進程。

2.強化檔案管理工作的安全措施

檔案管理工作主要是依靠人來執(zhí)行一切工作，無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動性，這就會增加檔案管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進檔案管理的信息化進程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對于系統(tǒng)的威脅，提高數(shù)據(jù)資源的安全性。

3.建立檔案管理制度

在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強化檔案管理的科學(xué)性和合理性，隨著社會的發(fā)展逐步的完善，同時還要根據(jù)不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。

4.提供技術(shù)的支持

技術(shù)的發(fā)展是檔案信息化進程的基礎(chǔ)，沒有技術(shù)的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術(shù)的進步來減少電磁的干擾，同時技術(shù)人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的融合程度，同時檔案管理的軟件的安全性也是軟件開發(fā)人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發(fā)能力，促進檔案管理工作的效率。

三、結(jié)束語

檔案管理的過程中強化信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓(xùn)力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展。

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