關(guān)于高校數(shù)字檔案館建設(shè)的思考

湯男楠

摘 要：當今檔案都朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，而高校檔案館擁有著豐富的館藏檔案資源，所以高校檔案館也應該符合現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢，建設(shè)適合高校的數(shù)字檔案館。文章通過分析建設(shè)高校數(shù)字檔案館的必要性出發(fā)，探討當前高校數(shù)字檔案館發(fā)展的現(xiàn)狀和問題，并總結(jié)一些相對應的對策。

關(guān)鍵詞：高校數(shù)字檔案館 必要性 現(xiàn)狀 問題 對策

高校數(shù)字檔案館建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，其中國家要求高校檔案信息化建設(shè)達到的目標是：以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以計算機管理為手段，以檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化為目標，確保具有保存價值的電子文件檔案信息的真實性、完整性、安全性和有效性，更好地為學校、師生和社會需要提供方便、便捷的服務。[1]目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)中仍然面對諸多不可回避的問題，需要我們一代一代從事檔案工作的人員去解決。

一、建設(shè)高校數(shù)字檔案館的必要性

1、傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足當前的需要

首先，傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)檔案為主體，以手工檢索作為基本的管理方式，而如今高校小到教室大到高校領(lǐng)導辦公室，都是運用計算機辦公，校園網(wǎng)絡(luò)四通八達、覆蓋面十分廣闊，使得計算機系統(tǒng)在學校里得到廣泛的運用，從而導致仍然使用手工檢索的檔案管理不符合大的發(fā)展趨勢，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

2、數(shù)字檔案館具有無可比擬的優(yōu)點

數(shù)字檔案館是順應計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發(fā)展趨勢，也是信息時代檔案服務創(chuàng)新、拓展社會服務功能的必由之路。[2]

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

首先，在20世紀90年代，南京大學檔案館就開始進行檔案管理信息系統(tǒng)的研究和開發(fā)，并且進行了合理的規(guī)劃，在以后的建設(shè)中圍繞建設(shè)目標，不斷的向前發(fā)展。至今，已完成了“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、“南京大學教授成果管理系統(tǒng)”、“南京大學研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”、“南京大學畢業(yè)生電子和學位電子照片管理系統(tǒng)”等的開發(fā)和運行，搭建起了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺，實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。這些高校數(shù)字檔案館主要是用于介紹檔案館的基本情況、介紹學校的基本情況、提供數(shù)字查詢，在用途上有所局限，未來高校數(shù)字檔案館還有很大的發(fā)展空間。

三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

1、高校檔案信息化資源相對分散

隨著高校大量運用計算機，高校的辦公自動化系統(tǒng)也得以廣泛的普及，高校的信息化程度也在不斷提高，大量的電子文件和信息也隨之產(chǎn)生，這些公文都需要新型的檔案管理系統(tǒng)能夠及時、準確、有效地接收和進行相應的處理。

2、高校檔案信息化中的法律問題

首先，數(shù)字化檔案是依靠計算機和計算機技術(shù)所展示的檔案，沒有白紙黑字明確展示出它的直觀性，所以大多數(shù)人們對于數(shù)字化檔案的原始性、可靠性持有懷疑的觀點。其次，對于高校檔案館而言，隨著人們越來越重視對知識產(chǎn)權(quán)的保護，相關(guān)的信息資源管理部門也會逐漸加強對知識產(chǎn)權(quán)的保護，那么這也會產(chǎn)生矛盾。

3、高校數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是高校數(shù)字檔案館建設(shè)必須面對并且也是一個棘手的問題。首先，數(shù)字檔案保管的載體中：磁盤的壽命通常是3到5年；光盤的壽命較磁盤長，但是也不超過30年。與紙質(zhì)載體相比差距巨大，俗話說的好：“宣紙保千年”?？梢哉f數(shù)字檔案載體的壽命與紙張的壽命是沒有什么可比性，同時數(shù)字檔案載體還受到眾多外界因素的影響，比如溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。

4、高校數(shù)字檔案信息的安全問題

首先，計算機病毒和黑客的存在，往往會導致很多有價值的數(shù)字檔案信息經(jīng)常遭到破壞，其中有的可以進行修復，有的甚至無法恢復，給數(shù)字檔案信息的利用造成了嚴重的威脅，從而影響了高校的數(shù)字檔案館的建設(shè)。其次，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)多由于經(jīng)費不足，很難爭取到相關(guān)安全方面的投資，所以使用的殺毒軟件無法應付現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的眾多漏洞，這也在一定程度上影響了數(shù)字檔案信息相關(guān)業(yè)務的正常開展和運行。

5、建設(shè)高校數(shù)字檔案館的人才問題

現(xiàn)階段，高等院校檔案機構(gòu)中從事檔案工作的檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平都不夠，這也是許多原因?qū)е碌模耗壳叭藗儗τ诟咝?shù)字檔案館的認知不多、工資待遇較低、一位工作人員需要從事多種工作使得人們覺得檔案工作強度大等等。這些原因會造成從事檔案工作的人員學歷層次低、男女工作人員比例失調(diào)、工作的積極性差等現(xiàn)象的發(fā)生，在很大程度上不利于高校檔案工作開展，也不利于高校建設(shè)數(shù)字檔案館。

四、當前高校數(shù)字檔案館建設(shè)應該采取的策略

1、整合數(shù)字信息資源

高校每天各個部門和每個教職工、學生都會產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，這些數(shù)據(jù)涉及到學校的教學、科研、行政、財政、后勤等各方面，需要我們經(jīng)常對這些數(shù)字信息進行準確、及時的整理。首先，整合學校內(nèi)的數(shù)字信息資源。其次，應該優(yōu)化館藏檔案目錄。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、膠片、磁帶等數(shù)據(jù)，我們應該有選擇的、分步驟地實行數(shù)字化。最后，建立起檔案信息網(wǎng)絡(luò)。通過前期的分析和調(diào)查，確定好數(shù)字信息資源，構(gòu)建起一個能夠覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)定期的從學校的各部門接收處理事先指定的信息資源，從而高校的數(shù)字檔案館才可以順利的開展并得以可持續(xù)的發(fā)展。

2、完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的完備是高校能夠進行數(shù)字檔案館建設(shè)的前提條件和有效平臺，所以我們應該完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，基礎(chǔ)實施包括：計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務器、檔案數(shù)字加工設(shè)備、存儲設(shè)備等。具體有交換機、縮微膠片數(shù)字化設(shè)備、視頻音頻信息采集設(shè)備、數(shù)碼照相、攝像機、掃描儀等。這些都需要高等院校通過爭取投資來不斷完善學校的基礎(chǔ)設(shè)施。

3、建立檔案信息安全管理體制

由于現(xiàn)階段數(shù)字檔案的安全受到了嚴峻的考驗，所以高校應該切實的建立起檔案信息安全管理體制。首先，國家應該盡快制定出網(wǎng)絡(luò)安全發(fā)、國家信息安全法等相關(guān)法律，從法律上、制定上保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全以及數(shù)字檔案的安全。其次，高校數(shù)字檔案館應該采取身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，及時、準確的對檔案館內(nèi)的計算機設(shè)備進行維護。

4、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員的整體素質(zhì)影響著高校數(shù)字檔案館的建設(shè)，這也要求高校要切實提高從事檔案工作的人員的綜合素質(zhì)。首先，檔案工作人員應該熟悉檔案的專業(yè)知識，理解檔案業(yè)務，精通計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。其次，高校既應該面向?qū)W校內(nèi)外招聘有經(jīng)驗的、專業(yè)知識豐富的檔案工作人員，又應該對于現(xiàn)有的檔案工作人員進行相應的培訓，提高他們的知識和業(yè)務水平，使檔案工作人員能適應高校數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。

五、結(jié)束語

高校建設(shè)新型的數(shù)字檔案館是不可避免的一個趨勢，傳統(tǒng)檔案館已經(jīng)不能適應當代高校的發(fā)展需要，而數(shù)字檔案館又具有傳統(tǒng)檔案館無可比擬的優(yōu)勢，所以眾多高校應該切實開展數(shù)字檔案館的建設(shè)。而目前高校數(shù)字檔案館的建設(shè)還停留在一個初步階段并存在不少問題，這就需要我們在未來的日子里通過整合數(shù)字信息資源、完善基礎(chǔ)設(shè)施、建立檔案信息安全管理體制、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)等方面不斷發(fā)展高校的數(shù)字檔案館。

參考文獻

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].人名大學出版社，2001.

[2]蘇梅.論高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢及對策研究[J].文教資料，2009，（15）.

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[6]李翠萍.高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與發(fā)展[J].文教資料，2011，（3）.