數(shù)字化檔案管理工作思考

李建梅

【摘要】當(dāng)世界邁入信息化時(shí)代，知識(shí)與信息已經(jīng)成為了一種重要的資源，這就要求檔案管理必須擁有更高的儲(chǔ)存與處理信息能力，進(jìn)而為社會(huì)提供更好的檔案服務(wù)。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，其中最有效的途徑就是數(shù)字化檔案管理工作，但這項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一個(gè)長(zhǎng)期且艱巨的過程。因此，本文試圖研究探討做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑，希望能借此對(duì)我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作提供一點(diǎn)助益。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；研究探討

伴隨時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，如今檔案管理工作數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息資源更好得到開發(fā)與利用的前提與基礎(chǔ)，并在這個(gè)發(fā)展的過程中取得了一定的進(jìn)步與成績(jī)。但是我們還需要清楚地看到，面對(duì)浩如煙海的館藏傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)浩大且艱巨的工程，作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作重要意義的前提下，積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作所帶來的種種挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，積極探索做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑，使檔案信息資源更好地為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步而服務(wù)。

一、數(shù)字化檔案管理工作的重要作用

數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）有助于檔案原件的保護(hù)。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因?yàn)樽匀焕匣脑蚨д妗?/p>

（二）有助于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲(chǔ)存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)來儲(chǔ)存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲(chǔ)量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險(xiǎn)。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項(xiàng)日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲(chǔ)存載體以及存儲(chǔ)方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值和傳播范圍。

二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策與途徑

（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個(gè)有效途徑之一。各個(gè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實(shí)情，從實(shí)際出發(fā)對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運(yùn)行過程中不斷考證、不斷實(shí)踐，針對(duì)出現(xiàn)的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)以及對(duì)制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。

（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對(duì)于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時(shí)候，必須滿足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級(jí)層次對(duì)借閱、利用人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對(duì)檔案內(nèi)容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進(jìn)行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)含有密級(jí)信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時(shí)也避免借閱、利用人員誤操作對(duì)電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會(huì)不斷增加，從而給儲(chǔ)存設(shè)備帶來儲(chǔ)存壓力，而且伴隨時(shí)間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時(shí)可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)各種數(shù)字化檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，在滿足檔案利用者需求的同時(shí)，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)成本。

（三）實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際需求，嚴(yán)格評(píng)估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽(yù)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫(kù)手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門工作人員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開遠(yuǎn)市檔案館開始按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包給云南蘭臺(tái)商貿(mào)有限公司，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。開遠(yuǎn)市檔案館按照社會(huì)利用面廣、利用率高和更具有利用價(jià)值的原則優(yōu)先對(duì)這些檔案進(jìn)行全文數(shù)字化錄入。開遠(yuǎn)市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁(yè)；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁(yè)，今年繼續(xù)做第三批。通過檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會(huì)提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。

（四）宏觀層面設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案管理與保存方案。在全國(guó)各級(jí)檔案管理部門如火如荼開展數(shù)字化檔案管理工作的形勢(shì)背景下，各自為政的數(shù)字化檔案管理模式也潛藏著諸多風(fēng)險(xiǎn)。而在各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及存儲(chǔ)設(shè)備層出不窮、日新月異的當(dāng)下，是否可以考慮利用新的技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與保存，以及各地各自為政的數(shù)字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項(xiàng)目。比如云計(jì)算這種先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)方式目前已經(jīng)在許多行業(yè)獲得了廣泛的應(yīng)用，因此是否能夠考慮在一定的行政區(qū)域中利用云計(jì)算建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)管理中心，將各地分散投入、分散的數(shù)字化檔案整合在一起，再借助更先進(jìn)的管理方式，更強(qiáng)大的技術(shù)力量，更優(yōu)越的設(shè)備條件，使得數(shù)字化檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

三、結(jié)語

在信息化時(shí)代背景下，各個(gè)檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過程中，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作對(duì)于檔案資源管理、儲(chǔ)存以及利用等各個(gè)方面的重要作用，從構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度、規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式、實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包等方面入手，不斷提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

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