對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

秦莉莉

【摘要】當前，我國信息化建設(shè)越來越快，電子政務(wù)系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于機關(guān)事業(yè)單位中，提升了自動化辦公水平。檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位管理工作中占有重要地位，所以需要與時俱進，盡快實行信息化管理，確保檔案管理效率得到提升。本文將簡述機關(guān)事業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義，并提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進步與發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種必然趨勢。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項長期的工作，涉及內(nèi)容眾多，事項較雜，必須將各種軟硬件設(shè)施配置齊全，才能讓檔案管理更加現(xiàn)代化。因此，機關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合實際情況，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，簡化工作流程，方便資料的查詢，將檔案材料的最大作用發(fā)揮出來，提升檔案的利用率。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

在我國檔案信息化建設(shè)中，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化是非常重要的內(nèi)容，在提升機關(guān)事業(yè)單位管理水平上發(fā)揮著重要作用。具體體現(xiàn)在以下方面：一是機關(guān)事業(yè)單位檔案通過檔案管理信息化建設(shè)，可以將單位日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來，逐步建立起一個完善的咨詢系統(tǒng)，從而讓機關(guān)事業(yè)單位日常管理更加規(guī)范和高效。二是機關(guān)事業(yè)單位檔案加快信息化建設(shè)以后，能夠提升對收錄檔案信息的利用率，便于檔案的建立與資料的查找，從而節(jié)約了時間。三是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平提高以后，可以有效保存大量的信息，不再占據(jù)庫房的空間，也節(jié)省了檔案的裝具。如此一來，機關(guān)事業(yè)單位就可以減少人力、物力和財力的投入，并讓檔案管理工作有更高的效率，實現(xiàn)了經(jīng)濟效益與社會效益的提升。

二、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）提起重視，加強領(lǐng)導(dǎo)。檔案資料關(guān)系著機關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，記錄著人事變動、文化活動、工作成績、經(jīng)費成果、失誤教訓(xùn)等內(nèi)容，只有確保檔案的完整性與準確性，利用檔案開展研究與總結(jié)工作，才能少走彎路，制定科學(xué)的決策。對此，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要提起重視，真正認識到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，要把這項工作納入議事日程，通過提升檔案管理信息化程度，確保發(fā)揮檔案資料的最大作用。要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案數(shù)字化設(shè)備，這樣能夠讓檔案信息順利進行傳輸與交換，通過先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提升檔案信息化的效益。

（二）逐步規(guī)范信息資源管理。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要在電子政務(wù)建設(shè)的相關(guān)文件中，納入政務(wù)信息的整理、歸檔等工作。如此一來，有利于對信息資源建設(shè)作出宏觀調(diào)控，規(guī)范信息資源的整理工作，從而形成統(tǒng)一、集中的管理制度，避免出現(xiàn)信息交叉和重復(fù)的情況。檔案里集中反映了法規(guī)政令實施、人員素質(zhì)情況、調(diào)查研究成果、歷史現(xiàn)在進程等內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題時，都需要查閱檔案。因此，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要通過對信息資源的規(guī)范管理，避免出現(xiàn)錯誤和遺漏。并注重應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要涉及檔案信息的收集、管理、利用等內(nèi)容，能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)的效益集中體現(xiàn)出來，提升檔案信息服務(wù)效果。

（三）盡快整合檔案信息。因為機關(guān)事業(yè)單位檔案信息涉及方方面面的內(nèi)容，來源非常廣泛，所以進行歸檔保存的過程中，需要做好信息的分類管理工作，讓檔案信息的結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，從而更好地共享資源。對于機關(guān)事業(yè)單位檔案信息的著錄，還需要做好標引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。此外，還要做好同屬性信息的分類工作，將大量的政務(wù)信息資源集中起來，提升查詢的效率。并加強標準規(guī)范建設(shè)，包括電子文件的形成與歸檔、電子檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸?shù)葍?nèi)容，通過將相應(yīng)的標準與規(guī)范明確下來，能夠保證計算機管理檔案信息的安全。

（四）加強信息資源安全管理。近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子利用黑客與病毒盜竊機關(guān)事業(yè)單位檔案信息，并對其作出干擾。而人員的錯誤操作、系統(tǒng)故障等，也容易讓給檔案信息安全面臨著巨大威脅。對此，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，還要加強安全管理工作，包括主機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等方面。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要采取數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻等技術(shù)手段，為檔案信息資源安全提供可靠保障。

（五）加強信息化人才建設(shè)。機關(guān)事業(yè)單位要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，盡快完善考核評價制度，在年終考核中納入檔案管理工作，將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來。將考核制度落到實處，能夠?qū)n案管理工作作出公正、客觀的考核，為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。此外，檔案信息化建設(shè)，需要大量計算機專業(yè)人才，不僅要懂檔案業(yè)務(wù)，還要熟悉信息技術(shù)，為此，要及時對檔案管理人員提供指導(dǎo)，加強培訓(xùn)工作，以辦培訓(xùn)班、開交流會等形式，讓檔案管理人員掌握更多信息化知識，提升他們的業(yè)務(wù)能力。

三、結(jié)語

總之，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要領(lǐng)導(dǎo)提高重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，投入足夠的資金，盡快配置所需設(shè)施設(shè)備。而檔案管理人員也要履行好自身職責，加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，掌握更多現(xiàn)代化、信息化知識，滿足信息時代下檔案管理工作要求。只有這樣，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平才能得到提升，并充分發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價值。

【參考文獻】

[1]李宏霞.對機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：48-49.

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