新時期的政府采購檔案信息化管理

趙東

【摘要】現(xiàn)階段，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通工作已然成為了當(dāng)下的一種潮流和發(fā)展的趨勢，在這種強(qiáng)大的環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理也必須要適應(yīng)信息化的管理模式，這種發(fā)展趨勢為政府采購檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供了最大化的保障和資源利用。

【關(guān)鍵詞】政府；采購；檔案管理；信息技術(shù)；必要性

快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把人民帶入了一個全新的信息服務(wù)環(huán)境，為信息資源提供了一個數(shù)字化空間。信息化技術(shù)成為信息社會科技發(fā)展的核心。信息技術(shù)的快速發(fā)展，對于政府的采購檔案管理工作起到了一定的作用，可以為采購檔案工作提供完整的技術(shù)資源，加強(qiáng)政府采購檔案信息化的建設(shè)，對政府采購的文檔資料具有很好的保護(hù)作用，保護(hù)了資料的安全性，同時在檔案的接收、傳遞和儲存時提供了全方位一體化的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作在實(shí)際中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)提高工作效率。而當(dāng)下的首要任務(wù)，是加快信息化建設(shè)，完善檔案管理的重要內(nèi)容。

一、加強(qiáng)政府采購檔案信息化建設(shè)的必要性

當(dāng)今時代是網(wǎng)絡(luò)的時代，政府的采購要利用信息化，依靠網(wǎng)絡(luò)為工具，配合現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)管理模式，用最快捷簡單的方式，為政府采購提供數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息接手、傳遞、儲存的一體化管理方法，檔案的信息要通過網(wǎng)絡(luò)的各個平臺，強(qiáng)化政府采購檔案管理的科學(xué)化合理化，利用網(wǎng)路信息化為檔案采購提供有效的服務(wù)，更大程度上提高政府人員的工作效率，節(jié)約時間，最大限度地服務(wù)于人民群眾。

二、政府采購檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）安全保障水平低下。政府方面，集中采購部門檔案是寶貴的智力資源，檔案管理一旦實(shí)行信息化管理，在安全保障方面就會降低，容易造成采購信息資料流失或者泄露出去，會給國家采購部門帶來巨大的損失和麻煩，信息技術(shù)為政府采購部門提供了有權(quán)限的信息檢索，這樣可以降低安全隱患，避免不必要的麻煩。

（二）管理人員的信息技術(shù)水平低下。如今，信息化時代飛速發(fā)展，然而對于信息化的政府采購檔案管理，需要信息技術(shù)高的一批專業(yè)人士，這是擺在政府采購部門的一個致命問題。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理方面的專業(yè)知識，還要懂得如何運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來維護(hù)好檔案管理信息資料，保證政府采購檔案資料的有效性、安全性、真實(shí)性，要學(xué)習(xí)掌握電子檔案如何建立和搜集資料，提高使用信息技術(shù)進(jìn)行政府采購檔案管理的水平，政府的內(nèi)部人員對于計算機(jī)的錄入知識比較容易上手，但是對于網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，各種軟件的使用情況還是不太明了，掌握熟練的能力很有必要。很多政府采購檔案管理者的數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理基本技能較弱，必須要加以提高和學(xué)習(xí)；一些政府內(nèi)部的人員知識結(jié)構(gòu)老化，服務(wù)技能比較單一，這種落后的技能，不適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用要求。

（三）政府采購檔案信息化的內(nèi)容不規(guī)范。在我國，政府采購檔案信息化還處在初步的建設(shè)當(dāng)中。許多細(xì)微的地方處理得不夠完善和規(guī)范化，缺乏統(tǒng)一的各級政府采購檔案管理中心，各個集中采購機(jī)構(gòu)的采購檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式有分差，規(guī)范性和共享性能低下，不能適應(yīng)采購檔案信息資源共享的要求，有的部門把信息化只是用在采購檔案的錄入，信息化利用率比較低下，浪費(fèi)了人力物力和時間，影響了采購檔案信息的縱向溝通，不能利用電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享。

三、政府采購檔案管理信息化的方針對策

（一）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。政府采購的檔案管理工作，正在由手工管理向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理在轉(zhuǎn)變，對于檔案管理人員的現(xiàn)代化意識、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)意識、檔案管理意識都必須加以提升。政府采購檔案管理應(yīng)該對原來的檔案學(xué)科體系進(jìn)行充實(shí)和完善，運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對政府采購檔案管理的信息化建設(shè)，要充分使用現(xiàn)在的信息管理和辦公自動化系統(tǒng)，引入信息化技術(shù)成果，政府的采購檔案管理人員要有敏銳的觀察力，時刻關(guān)注檔案管理知識結(jié)構(gòu)的改革和創(chuàng)新，積極拓展檔案信息資源，把上下各個層次和各個部門辦公自動化等都納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行集中管理，使信息技術(shù)發(fā)揮最大作用，保證檔案管理的工作順利進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（二）提高管理人員的信息技術(shù)水平。在實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員信息技術(shù)水平的高低是檔案信息化的關(guān)鍵所在，檔案管理人員的信息化技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購檔案先進(jìn)管理的重要保障，必須要不斷的優(yōu)化政府采購檔案，要培養(yǎng)造就大批量的既能懂檔案管理，又有信息化技術(shù)能力的人才，政府部門要努力建設(shè)一支網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)都有高素質(zhì)的團(tuán)隊，把信息理論和檔案管理知識相結(jié)合，熟練應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息化存儲等多媒體的專業(yè)技術(shù)，政府的集中采購部門可以組織工作人員不定期學(xué)習(xí)新的知識，對于采購檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)操作技術(shù)再教育，使他們能在實(shí)際工作中合理運(yùn)用信息技術(shù)手段，對于采購檔案信息實(shí)施科學(xué)管理和有效地開發(fā)利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，在這個信息化飛速發(fā)展的時候，政府機(jī)構(gòu)的內(nèi)部工作人員要不斷鉆研，合理的規(guī)劃和調(diào)整，加大投入，充實(shí)信息化人才，抓住有效時機(jī)，努力把檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)成政府電子商務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容方向，一步步建立起各個地方的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，提高政府的工作效率，加強(qiáng)服務(wù)的質(zhì)量，要不斷制定戰(zhàn)略方針和短期的發(fā)展目標(biāo)，爭取政府和上級部門的大力支持，慢慢增加配備軟硬件設(shè)施，做好工作的基礎(chǔ)準(zhǔn)備，使政府的采購檔案管理進(jìn)入一個新的臺階，為社會的發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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