辦公室工作精細(xì)化管理探析

張曉聰

【摘要】精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作的發(fā)展趨勢，對于提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，提高企業(yè)的工作效率有著重要的意義。因此，企業(yè)必須重視精細(xì)化管理，提高精細(xì)化管理能力，認(rèn)真研究辦公室工作精細(xì)化管理的難點問題，通過加強(qiáng)教育培訓(xùn)，明確責(zé)任意識，提高辦公室精細(xì)化管理水平，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室；精細(xì)化管理；責(zé)任意識

辦公室，顧名思義，是提供辦公的場所。既是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的的辦公機(jī)構(gòu)，也是協(xié)調(diào)、聯(lián)系公司內(nèi)外、傳遞信息、提供政策研究和決策參考意見的部門。辦公工作綜合程度高、任務(wù)重、事情多、責(zé)任大，對辦公人員管理能力的要求也比較高。精細(xì)化管理是一種科學(xué)高效管理方式，“精”指的是要抓住管理的關(guān)鍵點；“細(xì)”指的是管理的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。精細(xì)化管理能夠明確崗位職責(zé)，規(guī)范個人行為，提高工作效率，推動了企業(yè)競爭力的提升。新時期，在辦公室中切實實行精細(xì)化管理，使企業(yè)管理有條不紊，打造出一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)的優(yōu)秀員工隊伍，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

一、辦公室工作精細(xì)化管理的難點

（一）崗位職責(zé)不明確。一些企業(yè)的辦公室設(shè)置的崗位比較多，這些崗位并沒有明確具體的職責(zé)，有的時候工作交叉重疊，有的時候一些工作沒人做，員工之間互相推諉，工作效率低下。一些企業(yè)的辦公室管理中雖然有崗位職責(zé)的相關(guān)內(nèi)容，但是由于實施不嚴(yán)格，致使很多人工作目標(biāo)不明確，工作內(nèi)容不清晰，做事拖沓馬虎，沒有責(zé)任心，給企業(yè)帶來了很大的損失。

（二）精細(xì)化管理認(rèn)識不足。精細(xì)化管理并不是一個新鮮的概念，早在上世紀(jì)50年代就已經(jīng)提出，并且實踐已經(jīng)證明了它的科學(xué)性。但是在我國很多企業(yè)的辦公室工作中，卻并沒有發(fā)揮精細(xì)化管理應(yīng)有的作用。有些企業(yè)的辦公室人員根本就不知道精細(xì)化管理的概念，就根本不用提精細(xì)化管理的實施了。有些企業(yè)辦公室工作人員雖然明白精細(xì)化管理的意義，但是由于工作懈怠，并沒有在工作中實施精細(xì)化管理。有些企業(yè)雖然明確了精細(xì)化管理的內(nèi)容，但是由于工作人員缺乏精細(xì)化意識，影響了精細(xì)化理念的推行和貫徹，影響了企業(yè)辦公的質(zhì)量。

（三）辦公室管理制度不完善。一個企業(yè)的良好發(fā)展，離不開一個科學(xué)高效的辦公室工作團(tuán)隊，一個優(yōu)秀的辦公室工作團(tuán)隊，離不開一個完善的辦公室管理制度。辦公室工作內(nèi)容繁瑣，要求工作人員必須有耐心和責(zé)任心，這個時候一個完善的管理制度，有助于工作人員責(zé)任心的提升。但是，許多企業(yè)的辦公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的過于依賴傳統(tǒng)式的經(jīng)驗管理，一旦遇到棘手的事情，辦公室人員很難應(yīng)付，忙起來毫無頭緒，工作雜亂無章，根本就發(fā)揮不了自己應(yīng)有的崗位作用。

二、辦公室工作精細(xì)化管理的策略

（一）明確辦公室精細(xì)化管理的重要性。隨著經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展，企業(yè)將面臨越來越多的問題，要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟、持續(xù)發(fā)展，管理者必須要提高自己的思想意識，在企業(yè)開展改革創(chuàng)新，推行精細(xì)化管理，打造一支科學(xué)高效的辦公室員工隊伍。因此，企業(yè)管理者必須要明確辦公室精細(xì)化管理的重要性，提高辦公室人員精細(xì)化管理意識，加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)教育，使精細(xì)化管理能夠真正融入辦公室工作當(dāng)中。

（二）明確責(zé)任意識。一方面企業(yè)要完善辦公室人員崗位責(zé)任制度，使辦公室人員“有法可依”“有章可循”；完善精細(xì)化管理考評制度，提高辦公室人員的精細(xì)化意識，提高他們工作的積極性，為精細(xì)化管理打下堅實基礎(chǔ)。一方面辦公室人員應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理知識的學(xué)習(xí)，嚴(yán)格實施精細(xì)化管理，提高辦公室工作的科學(xué)化、規(guī)范化。辦公室人員要加強(qiáng)責(zé)任意識，認(rèn)清自身定位，對工作內(nèi)容精益求精，避免出現(xiàn)工作紕漏，保障各項工作落在實處；提高自身的服務(wù)意識，以高效化、規(guī)范化的服務(wù)，保障辦公室工作的順利圓滿完成；提高大局意識，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展；提高自身的創(chuàng)新意識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮自己的才能，為企業(yè)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。

（三）提高精細(xì)化管理水平。首先是工作方式要精細(xì)化。辦公室人員要深入到基層員工中，了解他們在工作中遇到的問題，做好信息資料的收集與整理，并向上反映他們的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供客觀依據(jù)。其次是工作節(jié)奏要精細(xì)化。辦公室人員要有科學(xué)合理的工作計劃，耐心做好自己的每一件事，在各項文件的辦理上嚴(yán)格把關(guān)審理，保障企業(yè)內(nèi)部管理工作的高效有序。然后是監(jiān)督管理要精細(xì)化。辦公室要牽頭做好內(nèi)部管理工作，提高基層員工的參與度，使內(nèi)部監(jiān)管體制真正地落到實處，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

三、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開科學(xué)的管理理念，精細(xì)化管理作為一種科學(xué)高效的管理方式，是企業(yè)辦公室管理的發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)必須高度重視辦公室工作的精細(xì)化管理，提高管理意識，明確員工的責(zé)任意識，切實提高辦公室的精細(xì)化管理水平，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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