淺談高校后勤集團(tuán)辦公室工作

趙莉清

【摘要】本文從新形勢下對后勤辦公室的工作要求出發(fā)，總結(jié)了辦公室的工作重點(diǎn)，提出了通過完善后勤辦公室制度建設(shè)，把握后勤辦公室工作規(guī)律，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，發(fā)揮后勤協(xié)同創(chuàng)新作用等途徑，來達(dá)到提高后勤集團(tuán)辦公室工作質(zhì)量的目的。

【關(guān)鍵詞】高校后勤；辦公室；工作

習(xí)近平總書記2014年5月8日與中共中央辦公廳干部座談時，對中辦工作提出了“五個堅(jiān)持”的要求，即堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格，堅(jiān)持高度自覺的大局意識，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守?！拔鍌€堅(jiān)持”是辯證統(tǒng)一的整體，涵蓋了政治建設(shè)、思想建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、品德建設(shè)等各個方面，在新的形勢下，對做好辦公室工作具有重要的指導(dǎo)意義。

隨著高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤集團(tuán)辦公室的工作也面臨著更新、更高的挑戰(zhàn)。后勤集團(tuán)要在學(xué)校教學(xué)科研工作中、師生員工生活中提供后勤保障，這就要求后勤集團(tuán)辦公室不僅要發(fā)揮上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐作用，在后勤保障服務(wù)過程中還要能夠時刻體現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、高效率、高質(zhì)量、高素質(zhì)的五高服務(wù)精神，發(fā)揮催化劑和潤滑劑的作用。

一、高校后勤集團(tuán)辦公室工作要求

高校后勤工作面向全校師生的吃、住、行等生活的方方面面，涵蓋的范圍非常廣，工作量非常大，這就要求后勤集團(tuán)辦公室工作人員能夠面對各種突發(fā)事件做到面面俱到，不僅要多做事，還要把事做好、做細(xì)、做實(shí)。

高校后勤集團(tuán)辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)部門，要發(fā)揮好參謀助手的作用，服務(wù)于集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)總攬全局的工作；要做好文秘信息工作，服務(wù)于集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)決策部署的工作；要做好綜合協(xié)調(diào)工作，服務(wù)于集團(tuán)各部門業(yè)務(wù)工作的開展；做好督促檢查工作，保證集團(tuán)各項(xiàng)決策得到落實(shí)。做好這些基本工作，辦公室的工作才能基礎(chǔ)牢固、重點(diǎn)突出。

二、提高工作質(zhì)量的途徑

（一）完善制度建設(shè)，加強(qiáng)執(zhí)行力度。建立健全管理制度不僅有助于后勤集團(tuán)辦公室日常工作的平穩(wěn)運(yùn)行，還能有效地提高工作效率。首先要明確崗位職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制。崗位職責(zé)的制定，要從“人”和“事”兩條線著手，從“人”的角度考慮，應(yīng)明確每個崗位的職責(zé)；從“事”的角度考慮，應(yīng)將每一方面的工作都落實(shí)到具體的人，形成事事都有人負(fù)責(zé)的工作局面，這樣才能保證各項(xiàng)工作的有序開展。堅(jiān)持首問負(fù)責(zé)制，確保接待的每個人都滿意，每件事都能得到落實(shí)。其次要制定工作流程，公布辦事指南，規(guī)范管理行為。高校后勤工作范圍廣，后勤集團(tuán)辦公室的工作千頭萬緒，制定一套切實(shí)可行的工作流程和清晰明了的辦事指南，不僅可以為具體事務(wù)的處理提供依據(jù)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，還可以為服務(wù)對象提供幫助，讓服務(wù)對象更了解、更理解后勤工作。工作流程和辦事指南應(yīng)以流程圖的形式，明確表述每一個工作環(huán)節(jié)和步驟，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公布，這樣才能保證各項(xiàng)工作的執(zhí)行力度。南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)辦公室制訂并公布了13項(xiàng)工作流程和辦事指南，涉及申請、報(bào)告的報(bào)送，文件的收發(fā)，印章的使用等方面，便利了一線部門和員工的工作，減少了辦事人員摸錯門、補(bǔ)材料、走彎路的情況發(fā)生。

（二）把握工作規(guī)律，提高工作效率。雖然辦公室事務(wù)多、工作瑣碎、人員繁忙，但很多工作也是有規(guī)律可循的，后勤集團(tuán)辦公室工作人員應(yīng)從點(diǎn)滴、繁瑣的事務(wù)中總結(jié)出規(guī)律，有預(yù)見性地制定工作計(jì)劃，有準(zhǔn)備地開展各項(xiàng)工作。南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)辦公室的工作主要分為黨務(wù)工作、行政工作、工會工作三方面，每一方面的工作都有各自的規(guī)律和特點(diǎn)。黨務(wù)工作方面，固定的工作有黨員發(fā)展與管理、黨日活動的開展與評選、黨員教育活動的開展、廉政工作等；行政工作方面，固定的工作有制訂每月工作計(jì)劃與總結(jié)、每月召開2-3次黨政聯(lián)席會議、制訂資產(chǎn)采購計(jì)劃、申報(bào)中大修項(xiàng)目等；工會工作方面，固定的工作有每年一次的校運(yùn)會、長繩比賽、拔河比賽、職工福利品發(fā)放等。把握好這些工作規(guī)律，熟知每年、每月、每周、每天的工作內(nèi)容，及時安排好各項(xiàng)工作的開展，就能保證各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量，保證固定工作能有計(jì)劃地開展，遇到臨時性工作時能有比較充裕的時間來處理，不會手忙腳亂。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。1.合理配置工作人員。在日常工作中，辦公室是一個單位的窗口部門，處于中樞的地位，在高校后勤部門，辦公室也發(fā)揮著同樣的作用，因此，辦公室工作人員的配備至關(guān)重要。不僅要考慮到工作量、工作要求等客觀因素，還要考慮工作人員的專業(yè)學(xué)習(xí)背景、責(zé)任心、奉獻(xiàn)精神等個體因素。在能滿足工作的基本要求下，還要考慮工作人員的年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)，盡量做到老中青相結(jié)合，男女比例平衡。合理配置工作人員，能有效利用不同年齡層次、不同性別員工的特點(diǎn)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢。2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。高校后勤集團(tuán)辦公室的工作人員同時為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和一線部門提供服務(wù)，需要不斷地提高政治素質(zhì)，正確把握工作的方向，了解和掌握有關(guān)高校后勤的各種政策。只有這樣，才能做好集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的信息員、參謀和助手，才能深刻理解集團(tuán)的各項(xiàng)決策，推動一線部門把工作落到實(shí)處。高校后勤集團(tuán)辦公室工作人員，平時要善于總結(jié)，在日常工作中積累經(jīng)驗(yàn)，提高組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力等解決問題的能力，還要與時俱進(jìn)地學(xué)習(xí)信息化時代的各項(xiàng)技能，不斷地適應(yīng)新時代形勢下的工作要求，不僅要能熟練使用電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、投影儀、錄音筆、移動硬盤等辦公設(shè)備，同時還要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，運(yùn)用辦公自動化平臺、手機(jī)短信平臺、QQ、微信平臺等信息化平臺，提高工作效率，（下轉(zhuǎn)第25頁）（上接第9頁）推進(jìn)無紙化辦公，建設(shè)綠色后勤。3.樹立良好的工作作風(fēng)。高校后勤集團(tuán)辦公室人員在工作中要樹立良好的工作作風(fēng)，要貫徹落實(shí)高校后勤“三服務(wù)，兩育人”的宗旨，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。面對工作，要有認(rèn)真、積極的態(tài)度，不論是簡單的還是復(fù)雜的事務(wù)，都能一絲不茍地完成，不拖沓、敷衍；面對問題，既要謙虛謹(jǐn)慎、認(rèn)真調(diào)研，又要反應(yīng)迅速、雷厲風(fēng)行地解決，盡量做到“今日事今日畢”。高校后勤辦公室人員要具有強(qiáng)烈的服務(wù)意識，對上要尊重領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，對下要團(tuán)結(jié)群眾，服務(wù)好一線部門和師生；還要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，愛崗敬業(yè)、顧全大局，樹立溫和、親切、積極向上的辦公形象。4.注重增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。凝聚力是一個工作團(tuán)隊(duì)取得優(yōu)秀成績的重要保證。增強(qiáng)高校后勤集團(tuán)辦公室的團(tuán)隊(duì)凝聚力，有助于推動高校后勤工作的開展。辦公室的領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)于律己、寬以待人，營造辦公室人員優(yōu)勢互補(bǔ)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的氛圍；同時，還要激發(fā)工作人員的自豪感、責(zé)任感，鼓勵工作人員發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，為完成集體的共同目標(biāo)而努力。增強(qiáng)辦公室的凝聚力，

（四）發(fā)揮后勤協(xié)同創(chuàng)新作用。高校后勤集團(tuán)辦公室要加強(qiáng)協(xié)同創(chuàng)新的工作理念，與本校的職能部門、學(xué)院、學(xué)生、后勤一線部門加強(qiáng)聯(lián)系，更好地推進(jìn)各項(xiàng)后勤服務(wù)工作的開展，更好地發(fā)揮后勤保障的作用。1.與學(xué)校職能部門加強(qiáng)聯(lián)系，在日常工作中加強(qiáng)溝通，理順工作關(guān)系，優(yōu)化工作程序，提高工作效率，為學(xué)校教學(xué)、科研提供后勤服務(wù)；在學(xué)校重大工作、活動中，加強(qiáng)合作，在各方面發(fā)揮好后勤保障作用。2.與本校學(xué)院加強(qiáng)合作。充分利用學(xué)院的科研力量，在安全生產(chǎn)、食品安全、維修建設(shè)、行政管理等與后勤工作聯(lián)系較緊密的方面，加強(qiáng)合作，為學(xué)校的科研工作提供便利；借助學(xué)院的知識力量，開展員工培訓(xùn)，提高后勤隊(duì)伍的能力；通過黨組織共建的方式，與學(xué)院聯(lián)合開展相關(guān)教育活動，提高后勤員工的素質(zhì)；同時，要與學(xué)院辦公室搞好關(guān)系，加強(qiáng)合作，了解師生的生活需求，做好服務(wù)工作，幫助學(xué)院了解學(xué)生的思想動態(tài)，協(xié)助學(xué)院開展教育工作。3.與學(xué)生加強(qiáng)聯(lián)系。繼續(xù)與校團(tuán)委、學(xué)生會及相關(guān)協(xié)會聯(lián)合開展活動，邀請學(xué)生參與檢查工作，通過在學(xué)生中設(shè)立質(zhì)量監(jiān)管員、勤工儉學(xué)崗位等，與學(xué)生加強(qiáng)聯(lián)系，一方面方便后勤集團(tuán)辦公室收集信息、改進(jìn)服務(wù)，另一方面也發(fā)揮高校后勤集團(tuán)服務(wù)育人的作用。4.促進(jìn)集團(tuán)各部門之間加強(qiáng)協(xié)作。打破部門的界限，以項(xiàng)目組的形式開展工作，讓工作人員在工作中各自發(fā)揮財(cái)務(wù)、核算、施工、安全等方面的特長，對重大問題集中攻關(guān)，提高工作效率。南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)在2016年嘗試以項(xiàng)目組的形式開展宿舍樓改造工程，集團(tuán)財(cái)務(wù)部門、采購部門、建設(shè)安裝部門分別派出人員組成項(xiàng)目組，分別對改造工程的材料采購、設(shè)計(jì)施工、成本核算等方面負(fù)責(zé)，集團(tuán)辦公室在改造工程的施工過程中，負(fù)責(zé)各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，把后勤集團(tuán)各部門擰成一股繩，勁往一處使。

三、結(jié)語

高校后勤的工作除了繁雜的特點(diǎn)之外，還有著“高校”的屬性、育人的作用，因此，高校后勤集團(tuán)辦公室，不僅要做好一般辦公室的工作，還要以正確的方向、積極的態(tài)度、科學(xué)的方法、規(guī)范的程序，開拓思想、創(chuàng)新工作，真正成為高校后勤集團(tuán)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方的中樞，成為集團(tuán)和學(xué)校改革、發(fā)展的實(shí)施者和承載者。

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