科研檔案管理中的問題分析及對策研究

高明慧

摘 要：隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，信息量也不斷呈現(xiàn)出向上攀升的趨勢，為了更好的迎接信息化的趨勢與潮流，我國的事業(yè)單位在檔案管理工作中進行了改革與調(diào)整?？蒲袡n案是作為信息儲備的重要載體，是國家寶貴的科研資料是保障，是事業(yè)單位取得長足進展的重要基石。但是由于技術(shù)引進的初始階段，科研檔案管理工作上還是存在一定的弊端與疏漏，只有做好科研檔案的有效管理工作，才能有效對單位的合法權(quán)益進行維護。本文針對單位科研檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并提出切實可行的改進意見促進我國事業(yè)單位科研檔案管理的進步。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理現(xiàn)狀；解決措施

科研檔案資料是科學研究中總結(jié)出的以數(shù)據(jù)、文字、聲像、圖表為載體的重要文獻資料，這點也就導(dǎo)致了在科研檔案存儲過程中，需要經(jīng)手大量形勢復(fù)雜、種類各樣的科研資料，只有確?？蒲匈Y料能夠完好的保存，才能為科學事業(yè)提供系統(tǒng)、準確、完整的參考資料，奠定我國科學事業(yè)的扎實基礎(chǔ)。

一、科研檔案管理特點

科研檔案在管理過程中有顯著的來源多樣化的特征，并且級別所屬也會有差異。例如根據(jù)課題的驗收文件的格式、類型，文件名稱等因素，都會形成不同的歸檔文件；并且科研的研究往往需要進行對外合作，并且涉及的層次、范圍與方式都存在一定差異。同時，科研研究課題所占據(jù)的比例也有所不同，所包含的科研文件在細節(jié)上也會產(chǎn)生一定差異，增加了科研檔案管理的不確定、不可控性?？蒲袡n案的類型有多種形式的劃分，有白頭文件、紅頭文件、設(shè)計文件、實驗研究文件等多種類型。科研檔案的形式也涵蓋眾多，包括實驗數(shù)據(jù)、軟件代碼、設(shè)計圖紙、研究報告、3D模型、論文、影音圖像、ppt材料等多種形式的資料。

二、當前科研檔案管理工作中存在的問題

（一）科研檔案管理“四同步”沒有落實

“四同步”原則是科研檔案管理的重要行為準則，科研檔案部門與管理部門都要對“四同步”理論建立一定的概念。但是由于工作中沒能嚴格根據(jù)“四同步”指導(dǎo)理論進行落實，導(dǎo)致檔案管理暴露出檔案管理工作不及時，檔案資料保管有遺漏的地方；檔案部門也沒有實時的跟進科研流程，缺乏雖資料的了解，導(dǎo)致檔案管理沒有具體的計劃，導(dǎo)致科研檔案在管理過程中往往會出現(xiàn)規(guī)范性、完整性與有效性上的失衡。

（二）檔案管理制度過于陳舊

科研檔案管理的“三規(guī)范”準則在實際的檔案管理中發(fā)揮了一定的優(yōu)勢，但是由于制定過久，已經(jīng)不能契合當下信息豐富、形式各樣的檔案管理工作，缺乏對信息管理與建設(shè)的具體規(guī)劃[1]?！叭?guī)劃”檔案管理以時間、流程等要素為出發(fā)點，缺乏對電子檔案的有效管理機制，并且缺乏對跨部門、跨國度、跨機構(gòu)等科研資料的有效監(jiān)管，只具有較強的理論意義，但在實踐上乏善可陳。

（三）科研工作者輕視檔案建設(shè)

存在一定的科研工作者對檔案管理不夠重視的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作很難順利開展下去?？蒲泄ぷ髡唠`屬于科研部門，更加重視對科研成果的研究，并且缺乏對檔案管理意義的深入了解，并且科研檔案管理工作不會對科研研究人員形成直接的正向反饋，導(dǎo)致科研人員缺乏科研資料建設(shè)的踐行力度。

（四）科研檔案收集困難

科研檔案在文件的內(nèi)容、形式與載體方面會顯示一定的差異，增加科研檔案資料的收集難度。檔案資料在收集過程中顯著的問題是資料不可靠與資料不完整。往往是由于存在科研人員為了滿足一己私利，有意的更改科研資料的客觀內(nèi)容，導(dǎo)致資料失去客觀的真實性，增加檔案管理的難度。

（五）科研檔案利用率低

檔案管理的重要意義是用來參考使用。但是有些科研檔案存檔工作只進行到了案卷與目錄的編纂階段[2]。還存在一定的紙質(zhì)檔案不利于查詢工作；資料檢索方式?jīng)]有健全電子查詢模式，現(xiàn)場查詢方式不利于資料的快速查詢。并且檔案管理缺少橫向的合作機制，不能為科研人員提供多渠道的參考方式。

三、科研檔案管理的解決措施

（一）加快制定檔案管理制度的步伐

科學規(guī)范的管理制度是確保檔案管理工作有效開展的重要前提。隨著我國科研項目逐漸增多，檔案種類逐漸龐雜，需要盡快制定出規(guī)范的科研檔案管理條例，有效保證檔案管理工作能有章可依。新的檔案管理制度的建設(shè)需要結(jié)合當下的科技信息手段。以電子檔案管理的角度出發(fā)，制定科研制度的整體規(guī)劃[3]。并且檔案管理制度應(yīng)該調(diào)整“重管輕用”的方式，將用戶的訴求擺在首要位置，立足于科研工作人員的實際狀況，基于這種基礎(chǔ)進行檔案管理工作，更好的為人民、建設(shè)與科研提供服務(wù)。并且科研資料的管理制度建設(shè)需要以“文件連續(xù)”為準則，注重科研過程的實時監(jiān)管，詳實記錄科研從初始到結(jié)束的全部動態(tài)過程。

（二）加強科研檔案管理人員的培訓(xùn)力度

科研檔案的建設(shè)除了科研人員的辛勤付出，還需要檔案管理人員進行收集整理，是經(jīng)手科研資料的第一人。因此，檔案管理部門需要加強檔案管理人員的知識與技能素養(yǎng)，加強管理人員的檔案建設(shè)意識與檔案管理能力，并定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，保證檔案管理人員可以跟進最新的管理知識。同時，科研工作人員也是檔案管理過程中的重要幫手，檔案管理部門要在思想態(tài)度上加強科研人員對檔案管理的重視程度，保證科研人員可以客觀公正的進行科研資料的記載，保證科研資料在源頭上能保證真實客觀。同時可以在科研院與檔案管理部門之間開展學習交流活動，通過相互借鑒學習，提高雙方的業(yè)務(wù)水平。

（三）改進宣傳方式

科研檔案的收集缺乏高效的收集力度，很大一部分原因在于科研檔案管理人員在檔案管理工作上缺乏足夠的認識深度，對科研檔案的知識產(chǎn)權(quán)、科研檔案的利用方式、科研檔案的保管意義都缺乏系統(tǒng)的認識。因此，必須強化科研檔案管理工作的重要意義。檔案管理人員應(yīng)該以身作責，根據(jù)國家建立的相關(guān)明文規(guī)范，創(chuàng)新檔案管理的宣傳工作，更好的促進檔案管理人員認識檔案管理、知識產(chǎn)權(quán)保護、研究經(jīng)費的節(jié)約等方面的重要性。

（四）加強檔案管理的頂層設(shè)計

想要實現(xiàn)信息化、流程化的檔案管理，必須要搭建檔案管理的頂層設(shè)計，將科研檔案管理工作與科研的進程管理進行有機結(jié)合，進行統(tǒng)一的有機管理，借助電子檔案管理手段實現(xiàn)檔案管理的科學規(guī)范效果?！八耐健痹瓌t是某種程度上的全流程管理理念，通過“前端控制”的理念，將科研項目的進程管理與科研檔案的收集管理進行結(jié)合，將科研檔案的管理工作納入到優(yōu)化的科研資源管理與資源配置的工作層面當中。在實際的實踐操作過程中，有效進行全流程的科研管理將為信息的收集與建設(shè)提供有力保障，信息化建設(shè)也會反過來有效極加強流程管理中的操作能力。并且，只有在科研進行過程中實時采用電子手段進行信息的記錄與收集，才能充分發(fā)揮科研檔案信息建設(shè)的重要意義。只有打破現(xiàn)階段科研檔案信息管理與科研項目進程過程中的隔閡，才能有效保證科研項目進行全流程的管理，將“四同步”切實的落實到實踐過程當中。

（五）以用促管提取科研檔案的有利價值

一方面可以進行檢索工具的編制，提高科研人員檔案查詢與利用的效率。另一方面，加強檔案管理部門與政府機構(gòu)、社會企業(yè)、科研所之間的橫向交流，通過共同開發(fā)與合作存儲的手段加強檔案信息的流動，不能只通過檔案管理部門的單方面管理監(jiān)督作用，要采取密切合作的關(guān)系，加強檔案信息的管理效率，并通過完善電子檢索方式，便于科研人員進行資料的搜索，也可以通過在線檢閱方式，打破資料檢索的空間制約，形成正向循環(huán)的效果，使科研人員深刻認識到檔案管理的重要意義，從而提升檔案管理的收集、整理與歸檔工作。

四、結(jié)語

綜上所述，科研檔案管理是檔案管理中的一項組成部分，科研成果的詳實記錄可以有效的為科研工作提供有力借鑒，促進科研工作的長足進步。為了有效的保證科研工作的檔案管理工作，檔案部門需要制定適應(yīng)當下現(xiàn)代化的電子檔案信息管理模式，通過編纂索引等模式，方便科研人員進行資料查詢，同時要切實加強檔案管理人員與科研人員對檔案管理工作的重視程度，保證檔案資料可以真實、完整的記錄科學研究，同時與相關(guān)的企事業(yè)單位進行密切合作，保證科研資料有效流動，通過相互交流與借鑒，提高檔案管理工作的技術(shù)素養(yǎng)與重視程度。

參考文獻：

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