基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑

劉巖?趙楠

摘 要 應(yīng)用型高校的人才培養(yǎng)特點決定了其學(xué)生檔案管理應(yīng)突出實踐導(dǎo)向，重視學(xué)生企業(yè)實踐經(jīng)歷、頂崗實習(xí)情況、社會實踐等信息的錄入和保存?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理應(yīng)更加注重工作效率提升和數(shù)據(jù)挖掘與利用，追求信息庫建設(shè)的有序性、可視性以及為企業(yè)選拔和聘用人才服務(wù)的精準(zhǔn)性，著力建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立專門的管理機構(gòu)和專職人員隊伍，建立學(xué)生檔案建設(shè)宣傳與激勵機制、檔案管理工作協(xié)調(diào)與責(zé)任追究機制，建立統(tǒng)一的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程等。

關(guān)鍵詞 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維；應(yīng)用型高校；學(xué)生檔案管理；實踐導(dǎo)向

中圖分類號 G648.4 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1008-3219（2017）14-0013-03

應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，不僅能促進檔案管理工作人員提高工作效率，更能使企事業(yè)單位在選拔人才時通過電子檔案的查詢，方便、快捷、有效地獲得相關(guān)信息，準(zhǔn)確判斷學(xué)生的各方面能力，為科學(xué)選人、用人及推進學(xué)生職業(yè)生涯發(fā)展提供依據(jù)。

一、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理建設(shè)方向

（一）注重學(xué)生檔案信息庫建設(shè)的有序性、可視性，增強檔案信息的共享性

學(xué)生畢業(yè)后，其檔案將隨其一同轉(zhuǎn)入用人單位，檔案中的內(nèi)容對學(xué)生畢業(yè)后選拔、任用、考核、定職、晉級等方面起到重要的憑證性作用。與此同時，學(xué)生在校期間的很多檔案材料，如學(xué)生入學(xué)登記表、招生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表、學(xué)生獎懲材料、各類比賽競賽等獲獎材料，學(xué)校都將永久或長期保存?；诟骷壗M織和學(xué)生自身查詢需求以及學(xué)校長久保存的需求，將檔案信息以數(shù)字化的形式加以存儲，再以計算機網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，形成一個有序的、結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的檔案信息庫，將徹底改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要信息載體的檔案信息管理模式和以郵寄為主的傳遞方法，進而呈現(xiàn)出可視性、復(fù)制性、穩(wěn)定性和便捷性等網(wǎng)絡(luò)化管理特性，具有為各類用戶提供快速、便捷的查詢和瀏覽功能，最大程度地避免和減少在檔案查閱過程中的少記、漏記、誤時等現(xiàn)象[1]，最終達到快速查詢、精準(zhǔn)查詢的目標(biāo)，同時實現(xiàn)突破時空限制的信息資源共享。

（二）注重提高學(xué)生檔案管理工作效率，增強檔案建設(shè)的安全性和科學(xué)性

推進檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，其著眼點是使學(xué)生和其他組織單位不受地域、時間的限制，隨時進行信息資料的查閱，從而節(jié)省大量的時間和精力，這是高校學(xué)生檔案管理工作效率和服務(wù)效率提升的重要維度。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化還能有效地增強各個部門的安全防范意識。由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全隱患，為了保證檔案信息的安全，就必須制定一系列行之有效的措施，如加強對檔案流轉(zhuǎn)跟蹤的管理和登錄管理，建立相應(yīng)的檔案信息保密制度和體系，并根據(jù)不同的影響因素，嚴(yán)格劃分電子檔案信息的操作權(quán)限。通過這些措施，可以逐步提高檔案信息的組織化、系統(tǒng)化程度，增強檔案信息管理的科學(xué)性與安全性[2]。

（三）注重準(zhǔn)確反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，增強社會選拔人才的精準(zhǔn)度

當(dāng)前，市場化的人才選拔和任用機制增強了企業(yè)用人的自主性，德能兼?zhèn)涞娜瞬鸥芷髽I(yè)青睞。而畢業(yè)生為用人單位提供的求職簡歷材料，并不能全面、客觀地反映其個人的綜合素質(zhì)與能力，其準(zhǔn)確度和可信度也不高，用人單位單憑一紙資料很難深入了解畢業(yè)生的基本狀況[3]。建立能全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)的檔案信息庫，將學(xué)生在高等教育階段的政治思想、知識能力、道德品質(zhì)、行為習(xí)慣等情況，尤其是將學(xué)生的實踐經(jīng)歷、技能水平、職業(yè)道德、實習(xí)企業(yè)評語等清晰地呈現(xiàn)出來，不僅能促進學(xué)生反思成長過程，更有利于用人單位全面深入地了解畢業(yè)生個人信息，從而準(zhǔn)確有效地選拔和聘用人才。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理建設(shè)內(nèi)容

（一）突出品德修行與職業(yè)能力導(dǎo)向，擴展學(xué)生檔案信息內(nèi)容

應(yīng)用型高校人才培養(yǎng)特點決定了學(xué)生成長經(jīng)歷的豐富性，企業(yè)的實踐經(jīng)歷、現(xiàn)場操作、社會實踐成為學(xué)生成長過程中的重要環(huán)節(jié)。目前，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案材料仍以傳統(tǒng)的高考錄取表、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表和黨團組織方面的材料為主，缺乏能吸引用人單位的內(nèi)容，如計算機等級證書以及技能競賽經(jīng)歷和證書、企業(yè)實踐經(jīng)歷、企業(yè)實習(xí)評價、頂崗實習(xí)內(nèi)容等。將上述內(nèi)容轉(zhuǎn)制為電子檔案，更有利于展現(xiàn)學(xué)生的實踐能力。因此，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案內(nèi)容設(shè)計要體現(xiàn)出實踐導(dǎo)向的特點，要將學(xué)生在企業(yè)實踐的品行、企業(yè)師傅評價、技能展示、參與技能競賽情況、參與應(yīng)用型科研情況、小發(fā)明和科技制作獲獎情況、社會調(diào)查等列為檔案重點內(nèi)容給予專門性記載和保存。

（二）突出精細(xì)化管理，建立以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為核心的學(xué)生檔案信息系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案建設(shè)應(yīng)立足信息化背景，建立以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為核心的信息系統(tǒng)，推進檔案管理流程走向精細(xì)化。學(xué)校要重視學(xué)生檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)，劃撥專門資金購買計算機和開發(fā)學(xué)生檔案信息系統(tǒng)。應(yīng)用型高校學(xué)生檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，并不僅僅體現(xiàn)在信息數(shù)字化處理方面，更體現(xiàn)在檔案信息的深度挖掘、管理與利用層面。具體措施包括：建立以大數(shù)據(jù)技術(shù)為中心的數(shù)據(jù)資源體系，以文本、圖片、音頻、視頻等為形式；構(gòu)建以人為本的用戶關(guān)系管理，針對學(xué)生、教師、用人單位等不同用戶，建立動態(tài)的鏈接列表；在挖掘數(shù)據(jù)的同時保護數(shù)據(jù)隱私安全，合理界定哪些信息是屬于學(xué)生私人信息，要設(shè)定權(quán)限給予保護[4]?，F(xiàn)在很多應(yīng)用型高校有專門的網(wǎng)站和專門的數(shù)據(jù)入口，可以嘗試在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上與學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進行融合，積極建設(shè)與開發(fā)檔案信息的數(shù)據(jù)庫接口，這既可減少開發(fā)和維護的成本，又能實現(xiàn)檔案信息的分類呈現(xiàn)，為需要者提供能夠公開的檔案信息[5]。在開發(fā)學(xué)生檔案信息系統(tǒng)過程中，要針對不同用戶建立專門的數(shù)據(jù)入口，通過設(shè)置使用人權(quán)限、條件和密碼等驗證信息，為學(xué)生及就業(yè)單位提供便捷的檢索、準(zhǔn)確的查詢、安全的認(rèn)證、檔案的轉(zhuǎn)遞等一系列服務(wù)，讓學(xué)生檔案積極發(fā)揮其功能。

（三）突出服務(wù)導(dǎo)向，建立專門的管理機構(gòu)和專職人員隊伍

隨著學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)的深入，使得學(xué)生檔案從各學(xué)院（系）建檔，到學(xué)生檔案室接收、保存、查詢、利用和檔案投遞等環(huán)節(jié)都發(fā)生了質(zhì)的變化。為此，在配備充足的設(shè)施基礎(chǔ)上，在學(xué)校和院系層面都要建立專門的檔案管理機構(gòu)，配備專職的網(wǎng)絡(luò)錄入與維護人員，建立檔案管理專項預(yù)算和獎懲機制，制定相應(yīng)的操作規(guī)范，明確授權(quán)范圍。同時，網(wǎng)絡(luò)維護人員要做到盡職盡責(zé)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定良好運行，及時更新學(xué)生個人信息，以便于對學(xué)生進行動態(tài)管理。檔案管理工作人員還要充分挖掘電子檔案信息的數(shù)據(jù)，尋找檔案信息間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，完成檔案信息的不同主題查找，為用戶提供多角度的檔案信息服務(wù)。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理的制度化措施

（一）建立學(xué)生檔案建設(shè)宣傳和激勵機制

學(xué)?？梢酝ㄟ^新生入學(xué)教育、專業(yè)認(rèn)知教育、實習(xí)動員、就業(yè)指導(dǎo)等環(huán)節(jié)向?qū)W生宣傳，讓學(xué)生了解檔案的構(gòu)成內(nèi)容、相關(guān)作用及政策法規(guī)，加深學(xué)生對檔案的認(rèn)識。利用學(xué)校的宣傳展板、校園廣播、校報、公共選修課等方式，向?qū)W生傳遞個人檔案關(guān)系著學(xué)生自身就業(yè)與未來發(fā)展的理念，明確什么內(nèi)容將記入檔案，引導(dǎo)學(xué)生在校期間就注重全面培養(yǎng)和塑造自己，尤其強調(diào)良好品行和行為習(xí)慣的養(yǎng)成、職業(yè)能力與創(chuàng)新能力提升等方面，同時教會學(xué)生利用檔案開展求職就業(yè)活動、就業(yè)推薦活動。在學(xué)校的各項評優(yōu)評比和班級日?？己酥?，適當(dāng)增加學(xué)生檔案方面的指標(biāo)和內(nèi)容，正面導(dǎo)向，提高學(xué)生檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性。

（二）建立統(tǒng)一的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程

目前很多學(xué)校都采取“專職檔案管理人員+勤工儉助學(xué)學(xué)生”的用人方式，而專職學(xué)生檔案管理只有1～2名，多名學(xué)生輪崗值班，每個工作人員都按自己的方式工作，作業(yè)流程不規(guī)范，檔案管理的服務(wù)性、專業(yè)性明顯缺失，不僅造成檔案管理的混亂，也浪費了大量時間和材料。為此，必須建立統(tǒng)一的檔案管理流程和檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理的一般環(huán)節(jié)包括檔案材料形成、收集、整理、歸檔、登記、移交、轉(zhuǎn)遞等，要針對本校實際情況制定學(xué)生檔案管理細(xì)則，考慮應(yīng)用型高校實習(xí)實訓(xùn)和企業(yè)實踐等環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理工作的各個步驟和流程。尤其是對于技能競賽、企業(yè)實踐、頂崗實習(xí)結(jié)束后學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容、質(zhì)量和數(shù)量、歸檔時間等細(xì)則都要做出要求，確保檔案的全面性、完整性、真實性。在內(nèi)容收集上，按照學(xué)校人才培養(yǎng)方案，合理擴充學(xué)生檔案歸檔范圍，將個人發(fā)展材料、誠信檔案、企業(yè)實踐材料、技能競賽材料、心理檔案等納入學(xué)生檔案收集范圍。建立各部門歸檔時間表，做到隨檔案形成及時歸檔，檔案管理人員統(tǒng)一收集后錄用信息化系統(tǒng)，以保證檔案的真實性和連貫性。

（三）建立學(xué)生檔案建設(shè)工作協(xié)調(diào)和責(zé)任追究機制

明確學(xué)生檔案的主管部門，制定具體可操作的制度，劃分參與學(xué)生檔案管理工作各階段、各環(huán)節(jié)工作人員的工作職責(zé)，做到分工明確、各盡其責(zé)，避免工作中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象[6]。協(xié)調(diào)處理好與學(xué)生檔案管理相關(guān)的各部門的工作關(guān)系、合作關(guān)系，出臺學(xué)生檔案數(shù)字化管理制度，提升高校學(xué)生對檔案信息化的重視和認(rèn)知度。在建立學(xué)生檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)之后，對學(xué)生檔案信息的錄入會提出新的要求，為此需要建立規(guī)范的學(xué)生檔案信息錄入制度?；诖耍獙Ω髟合递o導(dǎo)員和學(xué)生干部、招生與就業(yè)處、校企合作管理辦公室、實習(xí)實訓(xùn)管理部門、教務(wù)處、科研處等相關(guān)人員，有計劃地進行分級分類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案填寫方法，統(tǒng)一檔案填寫標(biāo)準(zhǔn)。這些涉及到學(xué)生的切身利益的信息需要及時錄入，相關(guān)部門必須予以重視，對未能按時錄入學(xué)生資料信息、錯錄學(xué)生信息的相關(guān)人員要追究責(zé)任。

參 考 文 獻

[1][5]鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.

[2]梁浩.談檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的重要作用與意義[J].現(xiàn)代交際，2015（9）：101.

[3]盛磊.應(yīng)用型高校學(xué)生檔案信息化管理初探 [J].蘭臺內(nèi)外，2015（2）：58-59.

[4]張文元，張倩.大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案數(shù)據(jù)挖掘[J].檔案管理，2016（2）：33-35.

[6]張潔.高等學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理對策[J].管理觀察，2017（1）：143-144，147.