淺談秘書在企業(yè)管理中的作用

張平

摘 要：秘書一詞在我國的歷史中較為久遠(yuǎn)，在新中國成立后由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)方面工作的需要，秘書角色也進(jìn)入了新的階段，呈現(xiàn)出規(guī)范化與合理化的特點(diǎn)，在企業(yè)管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。該文就秘書在企業(yè)管理中的作用作了簡要闡述。

關(guān)鍵詞：秘書 企業(yè)管理 作用

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）04（c）-0176-02

秘書在我國黨政機(jī)關(guān)中普遍存在，而在企業(yè)中這一職位同樣具有重要性。隨著社會(huì)發(fā)展，秘書已經(jīng)從傳統(tǒng)的接待、打字、端茶送水向綜合方面發(fā)展，其職能也不斷完善。在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，企業(yè)不斷發(fā)展，管理工作日益復(fù)雜，管理者個(gè)人精力有限，需要秘書來分擔(dān)其一部分工作，為自己提供相應(yīng)輔助。同時(shí)，秘書也不再是工作人員與管理決策者二者之間的橋梁，而是決策人員的輔助。

1 企業(yè)秘書

企業(yè)秘書作為決策者的助手，需要熟悉業(yè)務(wù)，并且有一定的分析與判斷能力。由于其職位的特殊性，秘書工作質(zhì)量與企業(yè)發(fā)展有著直接關(guān)系，甚至影響到了企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。秘書的特性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是專業(yè)性。作為秘書要掌握企業(yè)制度，了解國家路線、方針、政策，以及經(jīng)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，并對(duì)市場進(jìn)行預(yù)測。二是輔助性。主要包括了文字與業(yè)務(wù)工作。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作作準(zhǔn)備與鋪墊的，只有當(dāng)這些工作都做好了之后，領(lǐng)導(dǎo)管理工作才能更好地開展。而領(lǐng)導(dǎo)的決策與意圖都需要秘書完善與落實(shí)，后續(xù)工作也要由秘書去完善與補(bǔ)充。秘書工作通常較為瑣碎，是腦力勞動(dòng)，秘書參與決策工作只是提供相應(yīng)的信息，供領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)的選擇，最終的決策權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)。

2 秘書在企業(yè)的角色定位

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊最重要的工作人員，首先要發(fā)揮發(fā)好參謀助手的作用。在社會(huì)主義市場經(jīng)體制不斷完善過程中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性要求更高。傳統(tǒng)決策方面，領(lǐng)導(dǎo)主要是依據(jù)個(gè)人管理工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)現(xiàn)實(shí)情況作出一定判斷，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行決策。而當(dāng)下市場變化情況非常快，單憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無法有效地應(yīng)對(duì)市場變化。企業(yè)決策在向著科學(xué)決策與民主決策方面轉(zhuǎn)變，秘書人員工作職能也在向著參謀方面變化。作為一個(gè)企業(yè)，各部門之間的協(xié)調(diào)是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，為了確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間需要通過一定方式連接，秘書則正好發(fā)揮了作用。秘書通過文件傳遞與溝通，暢通上下級(jí)之間的渠道，強(qiáng)化彼此之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，密切了員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。秘書在工作中某些時(shí)候扮演的是溝通與合作的角色，在激烈的市場競爭中企業(yè)要想獲得長遠(yuǎn)發(fā)展，就需要彼此間進(jìn)行合作。合作是建立在利益基礎(chǔ)上的，秘書的工作就是要做好雙方合作的前期工作，通過與雙方進(jìn)行溝通，獲得信任與認(rèn)同，從而使雙方都能獲得利益。

3 秘書在企業(yè)管理工作中的作用

3.1 秘書在撰擬文稿中的作用

撰擬文稿是秘書一項(xiàng)重要的職責(zé)。該項(xiàng)工作從表面來看，是理解領(lǐng)導(dǎo)意圖與思想，并將其轉(zhuǎn)換為文字的過程，具有相當(dāng)大的被動(dòng)性。但是在實(shí)際工作過程中，不同環(huán)節(jié)都可以體現(xiàn)出秘書工作的創(chuàng)造性與主動(dòng)性。秘書在文稿撰擬工作的作用可以總結(jié)為以下幾個(gè)方面。

首先是雙向交流。撰文的前提與基礎(chǔ)是要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，而要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，需要在日常工作中熟悉領(lǐng)導(dǎo)工作思路。秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)交流有直接與間接兩種方式。前者是與領(lǐng)導(dǎo)就某些問題進(jìn)行討論，了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該問題的想法。后者則主要是通過領(lǐng)導(dǎo)講話與發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)主持的工作會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)議等，記錄領(lǐng)導(dǎo)主要觀點(diǎn)。在長期積累與練習(xí)過程中以就能較為準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)思路，在公文寫作、工作報(bào)告撰寫、領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，能夠較為準(zhǔn)確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖并不簡單地只是傾聽，而是一種雙向交流關(guān)系。秘書人員要通過適當(dāng)方式將自己的想法傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，從而保證自己所領(lǐng)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)意圖不存在偏差。雙向交流的好處在于可以對(duì)某些模糊的想法進(jìn)行歸整與梳理，存在的錯(cuò)誤則可以得到糾正。筆者自2011年至今，一直擔(dān)任總經(jīng)理秘書，共寫工作報(bào)告10余份，從工作報(bào)告的起草、修改、定稿、執(zhí)行，一絲不茍，積累了豐富的撰寫經(jīng)驗(yàn)。除此之外，秘書的作用還體現(xiàn)在專題調(diào)研工作中的參謀輔助，材料梳理工作中的協(xié)調(diào)作用。

3.2 秘書在企業(yè)目標(biāo)管理工作中的作用

企業(yè)確定目標(biāo)是建立在一定基礎(chǔ)上的，秘書則是基礎(chǔ)的建立者。企業(yè)目標(biāo)制定關(guān)系到企業(yè)未來發(fā)展，目標(biāo)要利于企業(yè)發(fā)展，同時(shí)又要符合企業(yè)實(shí)際情況。領(lǐng)導(dǎo)決策要具有科學(xué)性，科學(xué)性是建立在大量的資料之上的，資料收集與整理則是秘書完成。資料包括了企業(yè)所處的環(huán)境、受到市場需求影響情況、市場調(diào)查與預(yù)測、企業(yè)自身情況、同行業(yè)情況等等。領(lǐng)導(dǎo)在綜合各方面信息的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行科學(xué)合理的決策。秘書人員也是目標(biāo)實(shí)施過程中重要的保障。在目標(biāo)執(zhí)行階段總會(huì)存在多方面的問題，領(lǐng)導(dǎo)由于個(gè)人精力問題無暇顧及到每一個(gè)方面，秘書則可以在一定程度上完善與補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)在決策后的后續(xù)工作，也就是在執(zhí)行過程中的監(jiān)督與溝通。在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)開展檢查工作，以促進(jìn)目標(biāo)落實(shí)，同時(shí)也能夠及時(shí)將目標(biāo)情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)，便于下一步工作開展，并對(duì)于工作出現(xiàn)的偏差采取糾偏措施。秘書除了要檢查目標(biāo)執(zhí)行情況，同時(shí)也需要關(guān)注到目標(biāo)落實(shí)的均衡情況，避免影響到總體目標(biāo)。檢查過程中秘書可以促進(jìn)信息溝通與交流。在對(duì)目標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，主要作用在于輔助領(lǐng)導(dǎo)開展工作總結(jié)，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制定，資料整理與歸檔。由于評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是該項(xiàng)工作成果的依據(jù)，因此，秘書只有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評(píng)價(jià)工作的效果。

3.3 秘書在企業(yè)危機(jī)中的作用

秘書工作就是要考慮到領(lǐng)導(dǎo)所沒有考慮到的地方并適當(dāng)提醒，企業(yè)在發(fā)展過程中危機(jī)是時(shí)刻存在的，作為秘書工作人員要強(qiáng)化危機(jī)意識(shí)，樹立防范理念，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定防范措施。

對(duì)于企業(yè)而言在危機(jī)發(fā)生時(shí)，首先要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)危機(jī)作全面分析，包括了產(chǎn)生原因、發(fā)展趨勢(shì)、影響范圍、受影響程度、通過何種方式解決、信息發(fā)布渠道等等。企業(yè)在危機(jī)發(fā)生后，會(huì)受到不同的方面關(guān)注，包括了社會(huì)公眾、媒體、受害者、對(duì)手等。秘書應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)支持下，協(xié)助相關(guān)部門迅速查清真相，及時(shí)發(fā)布消息，避免擴(kuò)大社會(huì)影響，維護(hù)企業(yè)形象。很多時(shí)候，權(quán)威對(duì)于危機(jī)處理有很好的作用，企業(yè)要善于借助權(quán)威來處理危機(jī)，在善后事宜處理方面，企業(yè)要勇敢承擔(dān)責(zé)任。

3.4 秘書在企業(yè)文化建設(shè)工作中的作用

企業(yè)文化建設(shè)主要包括了三個(gè)方面的內(nèi)容：一是精神文化，二是制度文化，三是物質(zhì)文化。企業(yè)文化對(duì)于企業(yè)的影響是巨大的。秘書在企業(yè)文化中的作用主要體現(xiàn)在，首先是標(biāo)桿示范作用。領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮了領(lǐng)頭作用，領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行為會(huì)對(duì)企業(yè)管理工作產(chǎn)生影響。但是由于領(lǐng)導(dǎo)與員工在職位方面存在差異，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的代言人，其活動(dòng)在很大程度上反映了領(lǐng)導(dǎo)的價(jià)值取向。其次在于信息獲取。秘書工作開展于企業(yè)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此能夠獲得各方面的信息，依據(jù)不同的信息，企業(yè)文化才能夠?qū)崿F(xiàn)變革與發(fā)展。第三，體現(xiàn)在內(nèi)部協(xié)調(diào)方面。崗位特殊性決定了秘書在員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的紐帶與橋梁作用，企業(yè)形象需要企業(yè)文化來支撐，也需要企業(yè)員工的共同努力，在此過程中，秘書通過自身協(xié)調(diào)作用發(fā)揮，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部凝聚力，使企業(yè)文化得以深入人心。

4 秘書人員需要注意的方面

首先秘書要對(duì)自身有準(zhǔn)確的定位，并且在不同的場合需要進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換。秘書只是領(lǐng)導(dǎo)工作的協(xié)助人員，不要混淆了自身與領(lǐng)導(dǎo)的角色。其次要培養(yǎng)良好的意識(shí)，認(rèn)清自我角色，認(rèn)識(shí)自己的工作。再者是要不斷提升把握能力，加強(qiáng)修養(yǎng)，提升素質(zhì)，作為領(lǐng)導(dǎo)的代言人，在某些情況下代表的是領(lǐng)導(dǎo)，甚至是企業(yè)。最后，作為一名秘書，要有扎實(shí)的基本功。這是做為秘書最基本的，也是必備的條件。

5 結(jié)語

秘書在企業(yè)中的作用十分重要，作為秘書工作人員而言，要對(duì)自身有準(zhǔn)確的定位，并不斷提升自己，為企業(yè)發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。作為企業(yè)，要慎重選用人才，避免為企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。

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