信息時代電子檔案管理淺析

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的電子化程度已經(jīng)有所提高。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念、管理方法、管理手段等的影響，在電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確，更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的優(yōu)越性入手，分析了電子檔案的整理、開發(fā)與利用，指出了規(guī)范電子檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：信息時代；電子檔案；管理

隨著信息時代的到來，電子信息技術(shù)在迅速的發(fā)展，現(xiàn)如今，企事業(yè)單位的檔案管理逐漸從文書管理模式轉(zhuǎn)變成電子信息管理模式，檔案管理也開始適應現(xiàn)代先進科學技術(shù)。多數(shù)企事業(yè)單位已經(jīng)開始把資料和檔案結(jié)合計算機技術(shù)進行管理，不僅提升了檔案管理工作的效率，減少了工作量，并且使檔案查詢也變的便捷。但是電子檔案管理在實際應用上還有一定問題亟待解決。

一、電子檔案的優(yōu)越性

（一）提升檔案管理工作效率

信息時代背景下，采用計算機技術(shù)對企事業(yè)單位檔案進行有效管理，使企事業(yè)單位檔案具有信息化和電子化等特點，明顯減輕了相關(guān)管理工作的工作量，使檔案管理變的更加便捷，從而使企事業(yè)單位檔案管理工作更加系統(tǒng)化。以往企事業(yè)單位都是使用文書模式對其進行檔案管理工作，工作人員經(jīng)常會因為檔案的檢索和歸檔問題而犯愁，因為所有的檔案規(guī)整、檢索都由人工來完成，檔案立卷，編檔都是通過人工書寫的方式來完成，工作效率長時間得不到提升，檔案出現(xiàn)的錯誤也不容易被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案的運用就省去了人工處理檔案的麻煩，工作人員只要使用幾個關(guān)鍵字或者是詞，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷。

（二）有利于檔案信息的查缺補漏

電子檔案使用計算機技術(shù)對檔案進行錄入存檔，這樣就可以避免因為檔案不齊全，對紙質(zhì)檔案進行拆裝的問題，并且可以隨時對不完整的檔案進行補充，對檔案的查缺補漏非常方便。計算機技術(shù)的應用，不僅減輕了檔案管理人員的工作量，也有效的提升企事業(yè)單位檔案管理工作效率，不會出現(xiàn)因為人手不夠，而出現(xiàn)的檔案積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）使企事業(yè)單位檔案的保密性提升

以往企事業(yè)單位檔案受到檔案存儲介質(zhì)的影響，檔案管理人員只能提供整卷的檔案，通常情況下，檔案借閱人都只會使用到檔案中間的一部分，所以，檔案借閱者就會看到企事業(yè)單位整卷的信息，這種情況就導致了企事業(yè)單位檔案信息，可能會發(fā)生泄漏現(xiàn)象。電子檔案就可以解決這一問題，通過檔案檢索，就可以從檔案中提取借閱者所需要的部分，并將這部分信息制作成文件，再提供給借閱者，還可以有效的避免企事業(yè)單位檔案信息發(fā)生泄漏。傳統(tǒng)的檔案管理都是由人工進行歸納、建檔的，一般情況下，檔案管理人員都會具有自身主觀性，按照自己的主觀意志對檔案進行管理，這樣就使檔案管理沒有統(tǒng)一的管理體系，不僅不方便檔案借閱人使用，還直接導致了企事業(yè)單位的檔案質(zhì)量較低。電子檔案的應用就解決了以上這些問題，提升企事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，并且在補充完善檔案信息上，節(jié)約大量時間，從而提升檔案管理質(zhì)量。

（四）提升檔案管理的工作質(zhì)量

檔案管理工作的根本目的就是方便閱讀和利用，想要提供可靠的檔案信息，就要具有高質(zhì)量、高水平的檔案卷宗作為基礎。由于傳統(tǒng)檔案管理都是由人工來進行書寫，隨意性很大，不能做到檔案立卷的統(tǒng)一，這就導致檔案管理水平得不到提升，也給閱讀和使用人員造成困擾。使用計算機技術(shù)對檔案進行記錄，不僅可以提升書寫速度，還減少了相關(guān)人員的工作量，檔案人員就可以有大部分時間進行檔案的補充和二次編寫，既提升了工作效率，又充分發(fā)揮了電子檔案的時效性。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

（一）電子檔案的整理

在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本企事業(yè)單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管企事業(yè)單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理；即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

（二）電子檔案的開發(fā)與利用

電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理企事業(yè)單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各企事業(yè)單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案企事業(yè)單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設計。數(shù)據(jù)庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。

電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如：設置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度。確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案企事業(yè)單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的措施

（一）企事業(yè)單位領(lǐng)導必須重視電子檔案管理，建立完善的檔案管理體系

電子檔案管理想要在企事業(yè)單位中應用范圍更大，企事業(yè)單位管理者就要清楚知道電子檔案所具有的優(yōu)勢，然后給予一定程度上的重視，構(gòu)建起統(tǒng)一、完善的電子檔案管理標準。像我們火電施工企事業(yè)單位，一臺機組資料的形成周期長、產(chǎn)生的企事業(yè)單位也多、數(shù)量比較大，更需要提升檔案管理人員的計算機操作水平，真正把電子檔案落實到企事業(yè)單位管理中去，并把檔案管理作為企事業(yè)單位管理中的重要內(nèi)容去完成。提升電子檔案管理的速度，使之具有數(shù)字化、電子化、統(tǒng)一、完善等特點，對管理中涉及到的項目和技術(shù)，進行嚴格的管理，真正把檔案管理普及到企事業(yè)單位的每個角 。

（二）引進先進的技術(shù)手段，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

加大企事業(yè)單位在電子檔案管理上的投入力度，使用現(xiàn)階段比較先進的電子產(chǎn)品和數(shù)碼設備，然后輔助企事業(yè)單位進行電子檔案管理，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，運用電子化載體做到整合企事業(yè)單位內(nèi)部資源，其中包含辦公自動化和企事業(yè)單位資源計劃，從而給企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)造良好的條件，從根本上解決電子檔案不穩(wěn)定、存儲困難、復雜等一系列問題。除此之外，還需要建立、科學、完善、共享的電子檔案數(shù)據(jù)庫，并且要對數(shù)據(jù)庫設立防護墻，確保企事業(yè)單位電子檔案不會被惡意竊取和修改。

（三）從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量

為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

1.檔案室設立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

2.設置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。

3.電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

4.為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

（四）加強電子檔案人才隊伍建設

在企業(yè)進行電子檔案管理時，一定要對相關(guān)工作人員進行培訓，讓檔案管理人員充分認識到電子檔案管理工作的重要性和優(yōu)點，對能夠接觸到電子檔案的相關(guān)人員進行審查，保證不會發(fā)生因內(nèi)部員工泄密，而導致企業(yè)檔案泄漏的現(xiàn)象發(fā)生 讓信息化和管理相結(jié)合，從而完善電子檔案管理系統(tǒng)，進而促進企業(yè)電子檔案管理工作有效開展。

四、結(jié)語

總而言之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，對企事業(yè)單位進行電子檔案管理，一定要根據(jù)電子檔案本身所具備的特點，不單單是對硬件進行建設，還要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，加強軟件建設，構(gòu)建完善、統(tǒng)一的電子檔案管理制度，提升相關(guān)工作人員的業(yè)務能力，加強電子文件制作的水平，使電子檔案管理的各環(huán)節(jié)進行有效的溝通和完善。只有通過不斷的完善，順應時代的發(fā)展，給企事業(yè)單位管理帶來新鮮血液，才能夠保證給企事業(yè)單位提供有力的信息資源。充分認識電子檔案的優(yōu)點，適應時代發(fā)展，推動電子檔案在企事業(yè)單位中的實際應用，從而提升企事業(yè)單位的綜合競爭實力。

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作者簡介：李紅，女，廣西南寧人，在職研究生，廣西地質(zhì)礦產(chǎn)測試研究中心，從事檔案管理、保密及文書工作。