計算機技術在數(shù)字檔案管理中的運用

梁德敏??

摘要：隨著科學技術的快速發(fā)展，計算機技術被廣泛應用于社會各個領域，檔案管理工作也朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展。在數(shù)字檔案管理過程中，要充分運用計算機技術，不斷提升檔案管理的信息化和數(shù)字化水平，讓檔案有更高的管理效率，為今后的查詢與利用提供方便，充分發(fā)揮出檔案資料應有的作用。本文將簡述計算機技術在數(shù)字檔案管理中運用的意義，并提出了具體可行的策略。

關鍵詞：計算機技術 數(shù)字檔案管理 運用

中圖分類號：TP3930文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）11-0070-01

當前，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，并通過計算機技術的運用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，并逐步被數(shù)字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化水平。對此，檔案管理人員要充分提起重視，將計算機技術充分運用到數(shù)字檔案管理工作中，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問題。

一、計算機技術在數(shù)字檔案管理中運用的策略

（一）檔案信息管理的數(shù)字化

通過對計算機技術的應用，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，通過將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到計算機中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。[1]在計算機技術支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網(wǎng)絡就可以實時查詢相關信息，實現(xiàn)了對檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數(shù)字化過程中，會極大減少紙質(zhì)檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會出現(xiàn)磨損、遺失等問題。

（二）檔案信息管理的自動化

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術在檔案管理工作中應用非常廣泛。對計算機技術來說，信息存儲非常高效，處理能力較強，能夠同時處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動化水平。通過設置相關的工作程序，計算機可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動開展。對此，要將計算機技術充分應用到數(shù)字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學地進行。

（三）檔案信息檢索的網(wǎng)絡化

隨著計算機技術的發(fā)展與普及，在提升檔案管理工作效率上發(fā)揮著重要作用。通過運用計算機技術，能夠?qū)⒏鞯貦n案形成一個統(tǒng)一的整體，工作人員在檢索過程中，只需要簡單操作就可以實現(xiàn)。在計算機技術支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計算機與網(wǎng)絡就可以完成檢索工作。同時，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關鍵字，可以快速獲得檢索結果，從而節(jié)省了檔案查詢的時間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網(wǎng)絡化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。

（四）檔案信息管理的安全化

檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對保密的要求比較嚴格，這需要做好檔案的安全保護工作，避免信息發(fā)生丟失、泄露的情況。[2]將計算機技術應用到數(shù)字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現(xiàn)在以下兩點：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應權限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現(xiàn)外泄的情況。二是對系統(tǒng)軟件的安全加密。對啟動盤進行加密，避免人為復制相關信息，將信息泄露途徑切斷。要通過各種有效的技術措施，提升數(shù)字檔案的安全性。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案人員素質(zhì)與能力的高低，對數(shù)字檔案管理工作水平影響很大。對此檔案管理部門需要加強對人員的培訓工作，讓他們掌握更多的專業(yè)技能，學習計算機技術等相關知識，能夠充分運用好計算機技術，保證數(shù)字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓以后，可以熟練操作各種先進設備，如計算機、打印機、復印件、掃描儀等，讓數(shù)字檔案管理能夠正常開展。此外，檔案管理人員也要充分認識到學習的重要性，主動投入到學習中，并在日常工作中注意總結經(jīng)驗，這樣才能跟上時代發(fā)展步伐，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作，讓檔案資料應有的價值得到發(fā)揮。

二、結語

總之，在信息時代背景下，檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，檔案管理模式也發(fā)生了變化。檔案管理部門要重視計算機技術的引入，提升檔案管理工作的自動化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強度。此外，還要重視對檔案管理人員的培訓工作，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作正常開展，將計算機的作用發(fā)揮出來，讓檔案資源得到有效利用。

參考文獻：

[1]范宏.云技術在數(shù)字檔案資源管理中的應用研究[J].蘭臺世界，2015（35）：49-50.

[2]樊莉麗.計算機技術在檔案管理中的運用[J].中國管理信息化，2014（12）：46-47.

責任編輯：孫瑤