網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新研究

王安惠

摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋到我們生活中的每一個角落，檔案管理工作也隨之步入到網(wǎng)絡(luò)化的行列中。無論是任何一個領(lǐng)域不斷增加的信息量，它們不僅具有樣式的復(fù)雜性以及多樣性的特點。特別是網(wǎng)絡(luò)化的工作情景下，信息的傳輸和處理的速度更加快捷，但信息的安全性保護工作，就需要我們源源不斷的更新和研發(fā)才能實現(xiàn)的。在我們的工作也和網(wǎng)絡(luò)的信息化有著密切的關(guān)聯(lián)，就此對它的創(chuàng)新性研究進行分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 檔案管理 創(chuàng)新 研究

中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0064-01

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄是它的本質(zhì)屬性。傳統(tǒng)的檔案信息多以紙質(zhì)材料進行管理，部分因存放的時間較長容易損壞和遺失，查找信息的工作也比較繁重。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理工作就會避免這些問題，信息不在考慮存放時間的長短，以及因龐大的信息量還要考慮存放的空間等問題，但也存在著安全性，保密性，時效性等問題。以往的紙質(zhì)材料的信息幾乎都轉(zhuǎn)化為虛擬檔案信息，所以我們對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工作越來越重視，信息的多樣性和復(fù)雜性，推動著對管理工作的不斷創(chuàng)新和研發(fā)。

一、檔案管理工作主要內(nèi)容

檔案管理工作向著網(wǎng)絡(luò)管理的趨勢轉(zhuǎn)變，檔案管理是指對信息進行存放、傳遞、輸出、輸入等一系列活動，是為國家、以及各單位之間的檔案調(diào)控，并輔助他們工作提供檔案管理的部門。隨著計算機使用程度的普及，檔案管理的現(xiàn)代化步伐也得了加速，網(wǎng)絡(luò)管理也成為了必然趨勢。以檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中虛擬存放的資源為重心，要加大對技術(shù)方面的研發(fā)和更新，我國人口呈穩(wěn)步上升趨勢，信息量也不斷增加，只有不斷完善我們的管理系統(tǒng)才能滿足人們?nèi)找尕S富的需求。管理系統(tǒng)要具有科學(xué)的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準、尺度的基礎(chǔ)上，還要與計算機信息化的特性相適應(yīng)，利用現(xiàn)有的企業(yè)或單位信息資源，加強對檔案管理系統(tǒng)研發(fā)，可以提高我們的工作效率，減少工作時間。一方面體現(xiàn)在不再采用以往的紙質(zhì)收集，另一方面體現(xiàn)在后期的整理歸類以及保管。為我們網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作，保證其信息的真實性和信息可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，使檔案管理與各企業(yè)或單位的發(fā)展需要相適應(yīng)。

二、創(chuàng)新研發(fā)過程仍需注重服務(wù)質(zhì)量

1.創(chuàng)新服務(wù)的方案

要開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)終端形成的虛擬數(shù)據(jù)庫，不在受到時間和空間的限制，通過計算機就可以傳輸和檢索信息數(shù)據(jù)。檔案管理系統(tǒng)要與企業(yè)或單位的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，通過思想和計算機操作的培訓(xùn)，可以實現(xiàn)檔案服務(wù)與企業(yè)或單位的服務(wù)器連接，最終實現(xiàn)在統(tǒng)一平臺檔案信息的共享，便于對檔案的管理，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。由于紙質(zhì)信息已轉(zhuǎn)化為虛擬文件，很多文件是可以通過網(wǎng)絡(luò)就可進行上傳和下載。加強與企業(yè)或單位之間的聯(lián)系，并在平臺中提高個性化服務(wù)，以便不同企業(yè)或單位的需求，減少傳統(tǒng)的信息溝通的時間和路途中的資金開銷。不僅節(jié)省了時間還減少了成本投入。信息的輸入是人工操作，容易產(chǎn)生誤差，這就需要我們在輸入時一定要確保其準確性、真實性、安全性。通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行傳輸，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作任務(wù)，可通過建立網(wǎng)絡(luò)上的上傳窗口，就可完成信息的收集，在最快的速度就可上傳到終端服務(wù)器，再進行按照統(tǒng)一的要求進行收集和歸類，減少了工作人員的任務(wù)量，大大提高了工作效率和質(zhì)量。檔案信息大部分都有個人的身份信息，這就要確保不能有任何的差錯。

2.擴大服務(wù)方向

在信息化的社會中，人們對檔案的信息需要越來越大，還對檔案種類進行細化，這正說明對檔案管理的創(chuàng)新與研發(fā)的必要性。這樣就可以讓信息更加清晰明了，更好的服務(wù)于人們。這就需要我們擴大我們的服務(wù)方向，在拓展方向的同時，也要確保檔案信息的采集和整理工作，對信息的分類更加細化，同時為方便信息檢索建立目錄，把它們存在統(tǒng)一的終端服務(wù)器中 ，讓更多的用戶使用，便于提高工作效率。在這樣的信息化時代，工作人員也要有一定的計算機基礎(chǔ)，定期進行培訓(xùn)，提高工作人員的操作水平，完善管理系統(tǒng)，有利于工作的順利進行。

三、檔案管理的安全性

在信息化的時代，信息量的巨大以及各種信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行傳遞，檔案信息要根據(jù)統(tǒng)一的的邏輯關(guān)系存放，可以通過這種邏輯關(guān)系，形成網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫。眾所周知計算機最為擔(dān)心的是惡意病毒的入侵，在數(shù)據(jù)庫中檔案的安全問題是我們一直擔(dān)心的，這就需要我們的工作人員加強對數(shù)據(jù)的監(jiān)管，確保檔案存放的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)病毒入侵，最大限度對數(shù)據(jù)進行保護。必要時可以法律手段維護自身的合法權(quán)益不受侵犯。

在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中要統(tǒng)一存放的格式，這樣便于信息的傳遞和管理，還能避免由于機器原因不能夠打開信息。對數(shù)據(jù)庫的及時更新也是很有必要的，始終讓數(shù)據(jù)庫處于良好的存儲環(huán)境，還要與企業(yè)或單位的辦公系統(tǒng)形成資源共享，但不能隨意的更改存放信息的格式以及內(nèi)容，因此檔案信息的安全性、完整性、真實性得以保障。

四、完善管理系統(tǒng)

越來越多的用戶使用我們的系統(tǒng)，系統(tǒng)中存在的問題也會很快的顯現(xiàn)出來，這就需要我們加強與反饋用戶之間聯(lián)系，通過總結(jié)歸納，在技術(shù)人員的大力支持下盡量解決存在的問題，只有不斷的更新才能滿足人們的要求。信息量的不斷增加，為了節(jié)省有限的空間，相同資源存放在統(tǒng)一的終端服務(wù)器，減少同一資源的重復(fù)存在，資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺還可以形成互補，減少了不必要的資金開銷。通過使用用戶之間的協(xié)同配合，推進管理工作的快速發(fā)展。使我們的管理系統(tǒng)朝著專業(yè)化，特色化，安全化的方向發(fā)展，更好的服務(wù)與社會。目前檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)越來越多，他們所肩負的責(zé)任就越大，只有與時俱進，源源不斷的對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)的更新和研發(fā)，通過對反饋信息中存在的問題就行詳細的分析，從而推動系統(tǒng)更加完善，能夠真正實現(xiàn)資源共享和互補。

五、小結(jié)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)化的廣泛普及和檔案類別的細化，都對檔案人員的工作提出了更高的要求。為了更好的在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好管理工作，只有不斷的創(chuàng)新和研發(fā)管理的方案，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點。結(jié)合自身的實際情況，才能實現(xiàn)檔案管理工作趨于現(xiàn)代化，更好的服務(wù)與社會。

參考文獻

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