辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

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摘 要：辦公自動(dòng)化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，它為人們帶來(lái)了更多的方便，在醫(yī)院的檔案管理工作上同樣如此，但是在檔案自動(dòng)化管理的實(shí)際過(guò)程中，還存在著一些不足。本文探析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)以及管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的強(qiáng)化措施。

關(guān)鍵詞：辦公 自動(dòng)化 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）06-0084-01

引言

醫(yī)院的檔案對(duì)于醫(yī)療研究等有著重要的參考作用，而檔案的管理也是醫(yī)院的關(guān)鍵工作之一，當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，但是在管理過(guò)程中仍存在自動(dòng)化系統(tǒng)不健全、人員專業(yè)能力較差等問(wèn)題，還需要醫(yī)院找到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方法，提高檔案管理的綜合水平。

一、1辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化指的是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理辦公室工作，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)據(jù)傳輸、發(fā)送、存儲(chǔ)等，加快信息的流動(dòng)，增強(qiáng)信息的可靠性。辦公自動(dòng)化突破了傳統(tǒng)的手工歸檔管理方法，在自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案的管理工作效率能夠大大提升，并加強(qiáng)了檔案的完整性，對(duì)于工作繁重的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理有著重要的價(jià)值。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

1.特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠使檔案的管理更系統(tǒng)、更科學(xué)，也擺脫了空間的束縛，查找信息準(zhǔn)確率更高、速度更快，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將各個(gè)部門的信息管理動(dòng)態(tài)以及工作進(jìn)展實(shí)現(xiàn)共享，省去了人員之間交接信息的時(shí)間，工作效率則隨之提高[1]。

2.醫(yī)院檔案存儲(chǔ)安全性高

醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)和翻閱過(guò)程中很容易受到破壞，甚至導(dǎo)致信息缺失，或是由于字跡模糊無(wú)法明確內(nèi)容；而年久的影響資料畫面質(zhì)量也會(huì)越來(lái)越差，這些因素都使檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量較低。而自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理可以規(guī)避這些傳統(tǒng)問(wèn)題，檔案資料依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化、電子化，僅需要一個(gè)小芯片就能大量存儲(chǔ)信息；不會(huì)受損，極大的延長(zhǎng)了檔案資料的壽命；還節(jié)約了檔案的管理空間和時(shí)間，降低了人力投入；查閱資料也更方便、快捷；還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，避免信息泄露。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.自動(dòng)化辦公系統(tǒng)不夠完善

目前很多醫(yī)院對(duì)于檔案的自動(dòng)化管理還處于摸索階段，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的了解也不夠深入，普遍存在著軟件投入少、軟件技術(shù)水平較低的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的整體水平，加上自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商的水平良莠不齊，或是開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，導(dǎo)致一些軟件質(zhì)量較差，實(shí)際使用效果和預(yù)計(jì)需求存在著巨大差距[2]。

2.醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)性較弱

醫(yī)院是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，不同科室都擁有大量的資料需要管理，即使在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，也需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)技能。檔案存儲(chǔ)方式多種多樣，操作過(guò)程也需要十分精準(zhǔn)，但是目前很多醫(yī)院的檔案管理人員身上缺乏科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理技能，工作開(kāi)展難度很大，無(wú)法很好勝任此項(xiàng)工作；還有些檔案管理人員仍舊習(xí)慣傳統(tǒng)管理辦法，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，工作效率得不到提升。

3.缺少統(tǒng)一的管理制度

辦公自動(dòng)化為醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，隨之也帶來(lái)了對(duì)存檔工作的挑戰(zhàn)，前文提到很多軟件的應(yīng)用仍舊有紕漏，很容易導(dǎo)致存儲(chǔ)功能出現(xiàn)故障，因此導(dǎo)致病人資料外泄，對(duì)病人和醫(yī)院都產(chǎn)生了不必要的負(fù)面影響。另外，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，通常存儲(chǔ)的只是正式文件，不會(huì)存儲(chǔ)原始文件，在打印資料、傳真機(jī)接收文件的過(guò)程中也存在著同樣問(wèn)題，導(dǎo)致實(shí)際使用資料和檔案存儲(chǔ)資料信息有出入，影響工作的精準(zhǔn)性。

四、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的強(qiáng)化措施

1.強(qiáng)化自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)

醫(yī)院應(yīng)該加大對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的研究力度，并加大資金的投入，不斷完善自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，在系統(tǒng)出現(xiàn)障礙的時(shí)候及時(shí)與開(kāi)發(fā)商溝通，避免系統(tǒng)原因?qū)е碌男畔G失或損壞，另外，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的維護(hù)，要定期對(duì)軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行測(cè)試，確保其運(yùn)作的平穩(wěn)性。再一方面，醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化需要靠網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)安全也是一項(xiàng)不容忽視的問(wèn)題，它是醫(yī)院檔案嚴(yán)密性的重要保障，網(wǎng)絡(luò)安全通常通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、防火墻技術(shù)以及攻擊檢測(cè)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這些技術(shù)能為醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)營(yíng)造一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而維護(hù)醫(yī)院和病人的隱私權(quán)。

2.建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了大量的醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療名詞，醫(yī)院的檔案數(shù)目也會(huì)越來(lái)越多，即便辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用十分方便，不過(guò)依舊離不開(kāi)人工的操作和管理，因此需要大力提高管理人員的專業(yè)能力來(lái)保證工作的平穩(wěn)進(jìn)行。對(duì)于檔案自動(dòng)化管理能力不足的人員，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)其知識(shí)儲(chǔ)備的培訓(xùn)，為其提供更多提升自身專業(yè)技能的機(jī)會(huì)，從而更好的落實(shí)到工作中去；另外，在招聘檔案管理人員的時(shí)候，應(yīng)該適當(dāng)提高門檻，多聘請(qǐng)一些專業(yè)人員，這樣更有助于工作效率的提升和人員支出的減少。再一方面，醫(yī)院應(yīng)該制定相應(yīng)的激勵(lì)政策，將檔案管理人員的工作表現(xiàn)和其職稱直接掛鉤，這樣能夠充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，也能促進(jìn)員工主動(dòng)的完善自身專業(yè)能力[3]。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的監(jiān)管

醫(yī)院的檔案管理涉及到很多重要信息，為了保證檔案信息的安全和合理性，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息的監(jiān)督和管理，制定明確的檔案管理制度，用以約束檔案管理人員規(guī)范操作，讓醫(yī)院的檔案管理有章可循。檔案的管理應(yīng)該有標(biāo)準(zhǔn)的格式和編號(hào)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)歸檔，當(dāng)出現(xiàn)檔案缺失或是錯(cuò)亂的情況，應(yīng)該追究相關(guān)人員的責(zé)任，加強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)，不斷提升醫(yī)院檔案管理的整體水準(zhǔn)。

結(jié)論

綜上所述，自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中還存在一些疏漏，醫(yī)院還要結(jié)合自身實(shí)際情況，準(zhǔn)確的找到問(wèn)題并及時(shí)解決，讓自動(dòng)化系統(tǒng)為檔案管理工作帶來(lái)更多的便捷，從而增強(qiáng)醫(yī)院的整體管理實(shí)力。

參考文獻(xiàn)

[1]李理.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015，78：178.

[2]楊永麗.芻議辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作[J].才智，2015，32：259.

[3]王錦輝.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2015，28：5948-5949.