科技檔案信息化建設的思路

摘 要：現(xiàn)代管理的一個重要特征就是信息化，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設已經成為當前檔案管理事業(yè)的必然發(fā)展趨勢。所以，檔案管理工作必須與新時期的發(fā)展需求相適應，并及時對策略進行調整。本文基于科技檔案信息化管理的必然性，針對目前科技檔案信息化管理中凸顯出的問題，提出幾點加強科技檔案信息化建設的措施與建議，以實現(xiàn)檔案管理信息化水平的明顯提高。

關鍵詞：檔案 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0051-01

引言

檔案是當前人類非常重要的歷史文化遺產，對檔案進行信息化管理能夠提供高效、優(yōu)質的檔案信息服務。目前，社會信息化加速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理意識也有了明顯提高，與此同時，對檔案管理也提出了更加嚴格的要求。實現(xiàn)檔案的信息化建設，能夠使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化與數(shù)字化。檔案信息化建設工作作為新時期檔案管理部門的一項基礎性工作，必須引起相關領導與部門的高度重視，積極采取有效措施加強檔案信息化建設，以穩(wěn)步推進檔案管理工作的快速發(fā)展。

一、實現(xiàn)科技檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然要求

人類社會專門通過檔案對其實踐活動狀況進行記錄，該項工作在傳承歷史文明過程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。就企業(yè)而言，其管理體制并不是從一開始就有的，也不是固定不變的。早期我國檔案管理工作大都處于一種相對分散的狀態(tài)，由分散至分管，再由分管至集中，最先成立了科技檔案室與文書檔案室，之后兩者進行合并建成檔案館與綜合檔案室等。截止21世紀初期檔案管理體制實現(xiàn)了三次飛躍，并逐漸成立了相對集中與統(tǒng)一的檔案管理體制。在不斷變革的檔案管理體制當中，檔案管理與技術革命及環(huán)境狀況等之間仍然保持著密切聯(lián)系。企業(yè)的檔案管理也緊跟時代的步伐，特別是21世紀以來，電子計算機網絡技術的普及應用是人們更加迫切的尋求方便、快捷、高效的檔案管理方式，因此，提高了檔案管理信息化建設的要求。信息時代的加速發(fā)展又一次沖擊了檔案管理水平，使各大領域實現(xiàn)檔案信息化建設勢在必行。

二、當前科技檔案信息化管理存在的問題

1.缺乏信息化建設意識

科技檔案信息化建設是各企業(yè)單位進行數(shù)字化建設的重要組成部分，然而部分企業(yè)單位不夠重視新時期檔案信息化建設的緊迫性、重要性與必要性，突出體現(xiàn)為：①并沒有針對檔案信息化建設開展相應的研究會議，也沒有將其列入企業(yè)單位行政的議事日程；②也沒有形成相對統(tǒng)一的具有權威性的制度文件③檔案信息化l建設的組織機構與專項經費缺乏；④在信息化人才引進方面并沒有較好的落實人員編制狀況等。其中核心問題表現(xiàn)在相關單位領導不夠重視檔案信息化管理，將該項工作處于可做可不做的非重要地位。另外，還與檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀、思想守舊等狀況有關，他們對檔案管理缺乏深刻的認識，管理意識相對薄弱，對科技檔案管理信息化的發(fā)展速度產生直接影響。

2.設備、技術與資金缺乏保障

要想實現(xiàn)檔案信息化建設不能僅僅停留在書面上，必須具備充足的設備、技術與資金等方面的投入。其中硬件設備與專業(yè)軟件在檔案信息化建設過程中占據基礎地位，缺少現(xiàn)代化的技術與設備，就不用提及檔案管理的信息化建設。硬件設備主要指的是計算機、網絡設備、掃描儀等，專業(yè)軟件主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、信息數(shù)據庫及與其相關的程序等。但是上述設備與技術都必須要由足夠的資金支持。目前，盡管一些企業(yè)單位已經逐步完成了局域網建設，但是檔案管理信息化并沒有完全普及，也就是并沒有充分利用網絡做好檔案管理工作。通常情況下，多數(shù)企業(yè)單位存在著資金不足等問題，直接導致硬件設備及相關的軟件欠缺，進而對其開展檔案信息化建設工作產生直接影響。

3.檔案信息化利用程度較低

檔案信息化建設的目的在于實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，進而使檔案管理工作逐步實現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化與社會化。用數(shù)字化檔案來替代紙質檔案是當前檔案信息化建設的基礎工作之一，但是開展這項工作并不是很容易，主要是由于①企業(yè)單位缺乏設備；②沒有專門的檔案管理人員。對于一些企業(yè)單位而言，盡管經濟條件得到明顯改善，且該項工作也引起領導的高度重視，并通過多種途徑進行融資以購買軟件設備，但是往往由于開發(fā)不到位等問題導致檔案信息化利用程度不高。

三、科技檔案信息化建設的兩點思路

1.增強檔案管理信息化建設重要性的認識，并對管理制度進行落實

將檔案管理工作置于企業(yè)單位發(fā)展與管理的重要地位，通過檔案管理相關的法規(guī)制度等引起相關人員對檔案管理工作的高度重視。作為企業(yè)單位的領導針對檔案管理信息化建設必須要有明確的認識，具備長遠的目光，且發(fā)展思路要清晰，還要積極采取有效措施對工作人員的檔案管理意識進行強化。領導應當起到模范帶頭作用，帶領工作人員學習相關的法規(guī)制度，還要針對實踐工作積極總結與交流，以切實提高工作人員對檔案管理信息化建設重要性的認識，并對管理理念進行創(chuàng)新。另外，認真落實檔案管理制度也非常重要。就設備配備而言，要結合工作實際，在對現(xiàn)有設備進行充分利用的基礎之上，也要引進合適的先進的設備。要想實現(xiàn)檔案自動化檢索與網絡化傳遞，就必須擁有計算機、移動硬盤、掃描儀等多種硬件設備，以切實體現(xiàn)出企業(yè)單位對檔案管理工作的高度重視與大力支持。

2.運用現(xiàn)有技術手段，積極主動工作

檔案管理工作不能僅僅依賴等、要與靠，要使檔案管理工作人員的主觀能動性得到充分發(fā)揮。在技術、能力與服務水平上有所突破，爭取依靠實力來贏得領導的大力支持。所以，檔案管理工作人員必須積極主動從事各項工作，在檔案管理歸類、查詢等傳統(tǒng)工作完成之后，還要加強學習，認真考察相關設備，并對其進行熟練運用，還要結合本企業(yè)單位的實際狀況，爭取使提供的服務達到快速、準確與高效，用高質量的工作贏得相關部門與領導的支持與鼓勵。

參考文獻

[1]李金苓.淺談機關檔案信息化建設的發(fā)展思路[J].黑龍江檔案，2016，（04）

[2]郭愛玲.淺談檔案信息化建設的思路[J].內蒙古科技與經濟，2014，（24）

[3]張喜華.檔案信息化建設保障措施思路探析[J].科技信息，2011，（09）

作者簡介：李文瓊（1963年11月-）女，土家族，大專，檔案館員，從事檔案管理方面工作。