Web技術(shù)模式下的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

龐新林

摘 要：近些年，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到普及與廣泛應(yīng)用，隨之也加快了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，數(shù)字化檔案館建設(shè)、電子文件歸檔等是檔案界急需解決的問題。該次研究從使用者對電子檔案管理系統(tǒng)的需求入手，在深入分析用戶需求及需要配備功能基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)中總體架構(gòu)，進(jìn)一步介紹該系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報表等模塊及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)情況，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：Web技術(shù) 電子檔案管理系統(tǒng) 各模塊設(shè)計(jì)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（c）-0020-03

檔案是國家、企事業(yè)機(jī)構(gòu)及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動形成的記錄，它通過文字、聲像等形式保存下來[1]。檔案可以客觀反映相關(guān)細(xì)節(jié)，是處理過往事物、分辨事物的主要依據(jù)。傳統(tǒng)手工檔案管理模式面對龐大的檔案信息時，需采用大量的人力、且管理效率不高。因此，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求，急需研發(fā)一種高效、便捷的處理信息的手段，有效解決檔案管理工作中存在的問題。

1 分析系統(tǒng)需求

檔案管理作為公司的基礎(chǔ)管理工作，會涉及公司多個部門，每個部門均會產(chǎn)生檔案資料，檔案日常工作主要有收集、整理、統(tǒng)計(jì)等[2]。但因檔案數(shù)量、文件較多，分類與組卷方法出現(xiàn)多次改變，各部門均有各自接收、移交檔案材料的功能，但它們并未設(shè)置統(tǒng)一的界面，缺少相互連接信息的渠道，數(shù)據(jù)會被封存至不同部門的計(jì)算機(jī)上，引起多次重復(fù)檔案管理操作，加大檔案管理出錯幾率。通過實(shí)地調(diào)查部分公司檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)配備以下功能：（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息計(jì)算機(jī)化，提供錄入數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、收集、整理等功能，也可利用電子郵件或系統(tǒng)模塊與辦公自動化等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)接，有效解決由文件流轉(zhuǎn)至分類歸檔中的問題；（2）配備檔案銷毀及檢索統(tǒng)計(jì)功能，并可以打印輸出不同類別的報表；（3）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢、歸還、借閱，并能統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況；（4）能夠進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)維護(hù)和用戶權(quán)限管理，便于將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出、備份至光盤、磁帶等介質(zhì)，達(dá)到長期保存的效果；（5）借助瀏覽器實(shí)現(xiàn)檔案檢索及利用，且支持管理人員移動辦公。

2 設(shè)計(jì)系統(tǒng)總體框架及各模塊功能

2.1 系統(tǒng)總架構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)的建立離不開外界條件、外界因素的影響，因此，在對系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，應(yīng)該對系統(tǒng)運(yùn)行外界條件加以充分考慮，該研究中所設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心就是Web技術(shù)，Web技術(shù)可以將重要保障提供給信息安全，以此降低系統(tǒng)信息安全開支率?；谄髽I(yè)日常檔案管理需求與流程，通過參考與借鑒類似的檔案管理系統(tǒng)，將該系統(tǒng)實(shí)際架構(gòu)設(shè)計(jì)出來，如圖1所示。

2.2 電子檔案管理系統(tǒng)的功能模塊分析

2.2.1 登錄模塊

用戶與管理員為電子檔案管理系統(tǒng)的主要用戶，用戶完成電子檔案管理系統(tǒng)的注冊后，通過用戶名稱與用戶密碼就能夠登錄該系統(tǒng)。系統(tǒng)界面登錄用戶首先需要對其身份進(jìn)行選擇，系統(tǒng)基于用戶身份在數(shù)據(jù)表中對用戶賬號與用戶密碼存在與否進(jìn)行查詢，用戶名與用戶密碼準(zhǔn)確無誤才有登錄系統(tǒng)的權(quán)限。檢驗(yàn)用戶身份是保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性與系統(tǒng)安全的重中之重，用戶身份檢驗(yàn)可以對非法授權(quán)用戶入侵或者應(yīng)用等進(jìn)行有效預(yù)防，有效維護(hù)合法用戶正當(dāng)權(quán)益。圖2為用戶登錄系統(tǒng)界面。

2.2.2 數(shù)據(jù)錄入模塊

相關(guān)檔案管理工作者可通過數(shù)據(jù)錄入模塊，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或者編輯操作，使電子檔案元件和檔案文本的銜接得以實(shí)現(xiàn)。圖3為電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入流程。用戶錄入案卷期間，系統(tǒng)可以為其提供刪除、添加、排序以及編輯等操作，完成修改操作后會對原始檔案進(jìn)行取代，保證用戶查詢信息過程中，可以直接查詢修改完成的新文件。此外，還會對舊檔案與修改信息做好詳細(xì)記錄，方便用戶隨時掌握與查看檔案修改情況，而且電子文件批量掛接可以將用戶所錄入記錄和原件設(shè)定規(guī)則相對應(yīng)，由此就便于對用戶瀏覽記錄進(jìn)行查詢。

2.2.3 權(quán)限設(shè)置模塊

幫助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)用戶隨機(jī)在系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案資料的檢索、查詢以及下載功能，此為電子檔案管理系統(tǒng)的一個主要功能，但一定要注意的一點(diǎn)就是，檔案本身存在保密性特征，權(quán)限模塊設(shè)置監(jiān)督管理工作者一方面可以為有權(quán)用戶查詢與利用檔案提供保障；另一方面也會對用戶使用檔案權(quán)限進(jìn)行適當(dāng)限制，保證檔案信息本身所具有的可靠性與安全性。也就是說，檔案管理工作者可通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)置個部門或者用戶的檔案權(quán)限，同時細(xì)化到檔案文件或者案卷的應(yīng)用權(quán)限。完成權(quán)限設(shè)置后，臨時賦予權(quán)限除外，檔案管理員在日常情況下不需要做歸還、檢索等繁瑣工作，在互聯(lián)網(wǎng)中用戶就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的瀏覽與查詢等操作。圖4為權(quán)限操作設(shè)置流程圖。

2.2.4 檢索查詢模塊

通過互聯(lián)網(wǎng)檢索檔案，此為電子檔案管理的一個主要功能，用戶權(quán)限允許范圍內(nèi)，對所需檔案原文進(jìn)行直接查詢與瀏覽，同時也可下載電子檔案以方便用戶瀏覽。電子檔案管理系統(tǒng)中的查詢檢索模塊能夠?qū)⑾螺d、檢索以及瀏覽等功能提供給用戶，用戶依照主題詞、分類以及案卷等完成檢索工作，或者通過相對用戶而言比較直觀的卡片實(shí)現(xiàn)檢索功能。此外，管理人員可組合檢索日志庫與用戶庫，同時依照實(shí)際需要將所檢索的檔案信息打印出來，圖4為檔案管理系統(tǒng)操作流程圖。

檔案管理系統(tǒng)檢索查詢模塊可以選擇多種檢索方案，比較具有代表性的就是組合檢索，在組合檢索方面，用戶能夠依照文件信息與項(xiàng)目內(nèi)部字段展開相應(yīng)組合，從而實(shí)現(xiàn)條件表達(dá)式檔案信息檢索的目的。而卡片檢索方法其實(shí)就是展現(xiàn)文件與項(xiàng)目錄入界面，用戶能夠在相應(yīng)字段中填寫所了解與掌握的相關(guān)信息，也就是可以對于條件相滿足的檔案信息進(jìn)行查詢。

2.2.5 統(tǒng)計(jì)報表模塊

從根本上說，統(tǒng)計(jì)其實(shí)就是自定義統(tǒng)計(jì)電子檔案庫中案卷庫、工程項(xiàng)目庫和文件庫中的相關(guān)字段，同時將相應(yīng)報表輸入進(jìn)去，這一模塊能夠提供刪除、修改、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換以及統(tǒng)計(jì)項(xiàng)復(fù)制等不同功能，以此為基礎(chǔ)將相應(yīng)信息打印上去，圖6為執(zhí)行步驟示意圖。

2.3 合理數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，其實(shí)是在特定應(yīng)用環(huán)境內(nèi)部，對合理有效數(shù)據(jù)庫物理結(jié)構(gòu)與邏輯模式進(jìn)行構(gòu)造，從而創(chuàng)建相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫保存良好，與用戶不同需求相滿足。電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)工作中，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的作用非常重要，這也是系統(tǒng)的關(guān)鍵與核心。對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)該依照邏輯結(jié)構(gòu)、需求以及物理結(jié)構(gòu)展開，并以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)基于Web計(jì)算方法，選擇瀏覽器具有更強(qiáng)的操作便捷性，相關(guān)客戶端不需要對專用軟件進(jìn)行安裝，能夠增強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù)便捷性。

3 結(jié)語

總而言之，相比于以往紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢主要在于便于維護(hù)、便于查詢、功能齊全以及界面友好等，有助于電子檔案管理效率的不斷提升，可以說是未來電子檔案管理軟件發(fā)展的主要方向。該研究視角為Web技術(shù)，對電子檔案管理系統(tǒng)中用戶需求進(jìn)行深入分析，以Web技術(shù)為基礎(chǔ)，對電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊與架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，以往能夠?yàn)闄n案的有效管理提供理論基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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