淺議對高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識

摘要：高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的主要力量之一，其工作質(zhì)量直接影響著教學(xué)質(zhì)量。本文淺析了教學(xué)秘書具有教學(xué)管理、溝通協(xié)調(diào)的職能，提出了教學(xué)秘書工作具有服務(wù)性強、責(zé)任重大、業(yè)務(wù)繁雜的工作特點，指出教學(xué)秘書應(yīng)具備的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。希望對高校教學(xué)秘書工作的提高與改進(jìn)有所幫助，以期與同仁們共勉。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書工作；認(rèn)識

1.前言

高校教學(xué)管理是高校管理的重要組成部分，而高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層管理者、組織者和執(zhí)行者。高校教學(xué)管理能否正常有序地開展，教學(xué)秘書發(fā)揮著不可忽視的作用。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書上受教學(xué)副院長和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系著各部門、教師及學(xué)生。教學(xué)秘書在其中起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用。筆者從自身的實踐經(jīng)驗出發(fā)，對高校教學(xué)秘書的工作職能及素質(zhì)進(jìn)行認(rèn)識與思考，以期對改進(jìn)和提高高校教學(xué)秘書工作有所幫助。

2.高校教學(xué)秘書職能

2.1教學(xué)管理職能

根據(jù)教務(wù)處及各教研室制定的培養(yǎng)計劃，合理有序地安排教師課程表、學(xué)生課程表及班級課程表。教學(xué)管理中的信息庫包括教學(xué)日歷教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績、教師信息、考試管理、畢業(yè)論文等，教學(xué)秘書能科學(xué)、合理、及時、準(zhǔn)確地對系統(tǒng)信息庫進(jìn)行整理歸檔顯得尤為重要，為今后工作中快速查閱資料及教學(xué)評估工作檢查提供方便。教學(xué)秘書要了解學(xué)生上課進(jìn)展及各科任課教師的課程進(jìn)度，合理有序地安排學(xué)生的考試時間，考試地點和座位表。在每個學(xué)期的期初、期中和期末，教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)都要對各項教學(xué)工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。教學(xué)秘書要明確自己的角色和定位，當(dāng)好教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，了解教學(xué)任務(wù)執(zhí)行的進(jìn)度，協(xié)助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好本部門的教學(xué)檢查工作，確保教學(xué)工作正常有序進(jìn)行。

2.2溝通協(xié)調(diào)職能

教學(xué)秘書的工作聯(lián)系著教務(wù)處、教師及學(xué)生，是這三者的橋梁和紐帶，在其中發(fā)揮著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、改善關(guān)系的作用，使教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來。所以教學(xué)秘書要善于溝通協(xié)調(diào)并且要有很好的語言表達(dá)能力和較好的公文寫作功底。例如教學(xué)秘書在傳達(dá)通知時，要把通知表達(dá)清楚，以免收到通知的教師或者學(xué)生產(chǎn)生歧義；又如在安排考試時間表時，遇到學(xué)生課表有沖突，要及時做出調(diào)整；在安排監(jiān)考時，個別老師因私事不能參加，教學(xué)秘書應(yīng)及時反映并與其他老師或者領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，以免耽誤了監(jiān)考時間，造成教學(xué)事故等。這些都需要教學(xué)秘書在其中起溝通協(xié)調(diào)作用。

3.高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

3.1思想素質(zhì)

要有奉獻(xiàn)精神。作為高校教學(xué)秘書，必須要有甘于默默奉獻(xiàn)的精神。教學(xué)秘書的工作繁雜瑣碎、工作量大、范圍廣，有時任務(wù)緊，需要加班加點犧牲休息時間完成工作，甚至回到家中也要處理一些工作之事，只有對本職工作做到真正地?zé)釔鬯?，做到“干一行，愛一行”，從教學(xué)秘書從事的工作中尋找快樂，把工作當(dāng)作是一件很快樂的事，而不是把工作當(dāng)作負(fù)擔(dān)，只有這樣才能把工作做好。將有限的生命投入到偉大的教育事業(yè)中，甘于在平凡的工作崗位上實現(xiàn)個人不平凡的人生價值。

要有服務(wù)意識。高校教學(xué)秘書的工作是圍繞著教學(xué)開展，是教學(xué)任務(wù)管理的傳遞者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是教師和學(xué)生，所以教學(xué)秘書必須時刻樹立“全心全意為師生服務(wù)”的意識，擔(dān)負(fù)起服務(wù)育人的重任。工作中要做到想師生之所想，急師生之所急，需要用熱情、真誠和耐心對待教學(xué)管理工作。為教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)，不斷強化自身的服務(wù)意識。

3.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

具有扎實的知識。高校教學(xué)秘書面對的是教師學(xué)生和教學(xué)管理人員，他們通常具有較高的專業(yè)知識水平，這就要求高校教學(xué)秘書應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識、較高的管理知識及一定的文秘知識和教育理論知識。此外，高校教學(xué)秘書還需要根據(jù)所在二級學(xué)院的不同，了解和學(xué)習(xí)相關(guān)課程知識。掌握好這些知識是做好高校教學(xué)秘書工作的前提。

具有有效的溝通能力。有效的溝通是現(xiàn)代管理的命脈，它能給工作帶來事半功倍的效果。這就要求教學(xué)秘書不僅具有很好的溝通表達(dá)能力，而且要求教學(xué)秘書利用好現(xiàn)代高科技溝通設(shè)備，實現(xiàn)管理溝通現(xiàn)代化。

擁有統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。教學(xué)秘書要處理好日常各項教學(xué)事務(wù)，保障教學(xué)工作的順利完成，這就需要教學(xué)秘書在工作中，懂得區(qū)分輕重緩急，統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)工作。

4.結(jié)語

總之，高校教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中的作用不可低估，正確認(rèn)識教學(xué)秘書的工作職能與素質(zhì)要求，對做好高校教學(xué)秘書工作非常重要。教學(xué)秘書工作不但需要其磨練好“內(nèi)功”，充分發(fā)揮好自身的優(yōu)勢，做好本職工作。更要求高校在教學(xué)管理方面高度重視和支持教學(xué)秘書的工作，使高校教學(xué)秘書能夠充分發(fā)揮其在教學(xué)管理中的重要作用。

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作者簡介：宋顯文（1973.07—）男，遼寧省大連市人，碩士研究生學(xué)歷，中級職稱；工作單位：遼寧師范大學(xué)管理學(xué)院。endprint