信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革思考

張明章　張凡　劉浩然

摘 要 經(jīng)濟水平的增長和人們生活質(zhì)量的提升，對于醫(yī)療質(zhì)量提出了更高的要求。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院檔案為各項工作的有效記錄，并為其提供指導(dǎo)依據(jù)。在如今的信息時代，如何借助改革醫(yī)院檔案管理模式，進而提高醫(yī)院工作質(zhì)量，受到越來越多的重視。本文就圍繞信息時代醫(yī)院檔案管理模式改革進行探究。

關(guān)鍵詞 信息時代 醫(yī)院檔案管理 管理模式

一、前言

信息時代的到來，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。而傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息管理模式工作效率和效果相對下降，迫切需要相關(guān)人員及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，進而對檔案管理工作加以改革。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下的不足之處

（一）醫(yī)院檔案管理意識薄弱

從檔案管理內(nèi)容來看，醫(yī)院檔案管理主要是圍繞患者的電子病歷、遠(yuǎn)程會診等醫(yī)療工作內(nèi)容展開的，但是在人力資源、財務(wù)信息、科研成果等方面的檔案管理并不全面。從檔案管理方式來看，大多數(shù)檔案管理工作仍然是通過人工操作進行信息收集和管理，這就導(dǎo)致了檔案管理的效率較低。在以往的醫(yī)院工作中，醫(yī)院工作內(nèi)容主要是圍繞于醫(yī)院臨床開展，而在醫(yī)院檔案管理工作方面，醫(yī)院并沒有給予足夠的重視，一直將檔案管理工作當(dāng)作是一項輔助內(nèi)容，使得醫(yī)院檔案管理始終處于一種十分被動的狀態(tài)，上至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、下至普通醫(yī)護人員，普遍認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作沒有實踐意義，簡單地為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)檢查而完成醫(yī)院檔案管理，從而形成了當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理意識普遍薄弱的情況。大部分醫(yī)院工作人員并沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的巨大作用，醫(yī)院管理者對檔案管理工作也缺乏足夠的重視，進而導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理工作方面的資源投入和資金支撐力度不足，檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理模式陳舊。這些問題的存在，嚴(yán)重降低了醫(yī)院檔案管理的效果和效率，進而阻礙了檔案管理工作的平穩(wěn)有序開展。[1]

（二）醫(yī)院檔案管理制度不完善

當(dāng)前，我國大部分醫(yī)院在檔案管理工作方面并沒有明確、統(tǒng)一的工作規(guī)范，導(dǎo)致在實際的檔案管理工作中存在比較嚴(yán)重的隨意性和主觀性。因為缺乏完善的管理制度，檔案管理人員在工作中遇到檔案管理的難題時，只能憑借自己的經(jīng)驗和推測做出主觀判斷。同時，在現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理制度中，并沒有明確各工作人員的具體職責(zé)和任務(wù)，造成管理職能交叉、秩序混亂等現(xiàn)象。而一旦檔案管理工作出現(xiàn)問題，檔案管理人員難免會互相推卸責(zé)任，不能及時有效地解決問題，造成的損失只能由醫(yī)院來承擔(dān)。[2]

另外，由于大多數(shù)醫(yī)院的信息化程度偏低，電子檔案管理工作的進展比較緩慢，沒有形成集檔案記錄、整理、總結(jié)、處理于一體的完整檔案管理體系，導(dǎo)致醫(yī)院不同部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，分別使用不同的接口和存儲方法，使得醫(yī)院各部門之間的檔案管理工作難以實現(xiàn)有效連接。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力不足

信息時代下的醫(yī)院檔案管理工作，對于檔案管理人員的專業(yè)能力提出了較高的要求。從目前形勢來看，醫(yī)院檔案管理人員的整體專業(yè)水平較低。大部分檔案管理人員原本并不是就讀檔案管理專業(yè)，部分檔案管理人員是因為工作需要從其他部門或崗位調(diào)用來的，還有部分檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任的，他們并不具備高效處理醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)技能，往往需要憑借自己的經(jīng)驗與主觀推斷開展工作。由于檔案管理人員的信息技術(shù)水平偏低，在處理醫(yī)院電子信息檔案時，存在一定難度。以上這些由檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力引發(fā)的問題，造成了檔案管理工效率偏低、效果偏差的現(xiàn)狀。[3]

三、信息時代醫(yī)院檔案管理模式的改革

（一）加強醫(yī)院檔案管理意識

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強對檔案的管理，認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，醫(yī)院檔案管理并不僅僅局限于對醫(yī)院工作開展的記錄和接受上級部門的定期檢查。醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時代的發(fā)展趨勢，以加強醫(yī)院運營質(zhì)量為目標(biāo)，把檔案管理工作結(jié)合到醫(yī)院發(fā)展建設(shè)體系中，將醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院運行與發(fā)展的重要組成部分。除了加大對醫(yī)院檔案管理的關(guān)注力度外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)不斷加大在檔案管理方面的資金投入力度，引進高效的電子檔案管理設(shè)備，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，完善檔案管理制度，通過宣傳與培訓(xùn)的方式，在全院范圍內(nèi)宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性，進而加強職工的醫(yī)院檔案管理意識，推動醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展。[4]

（二）完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展情況和醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，建立科學(xué)可行的醫(yī)院檔案管理制度以及統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、規(guī)范開展。除了醫(yī)療檔案以外，還應(yīng)當(dāng)建立人力資源檔案、財務(wù)信息檔案以及科研成果檔案，不斷建立、健全和完善醫(yī)院檔案的各個方面。在檔案管理的信息搜集、分類、處理、應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)，確保醫(yī)院各部門能夠在統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下，同步開展檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的精準(zhǔn)管理。通過加強醫(yī)院各部門之間的信息溝通和交流，利用信息化技術(shù)手段，共同建立醫(yī)院信息電子檔案，以更好地開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息，使醫(yī)院檔案分類更加明確、信息查詢更加方便，從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的指導(dǎo)和借鑒作用。[5]

（三）建立高素質(zhì)信息化檔案管理團隊

人才素質(zhì)是決定工作質(zhì)量和工作效果的重要因素。信息技術(shù)具有較強的專業(yè)性，檔案管理工作具有明確的系統(tǒng)性，因此，信息時代下的醫(yī)院檔案管理工作對從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。這就需要醫(yī)院建立專職的檔案管理部門，選用兼具信息技術(shù)和檔案管理技能的復(fù)合型人才，組建高素質(zhì)信息化檔案管理團隊。同時，要明確醫(yī)院各部門在檔案管理方面的工作職責(zé)，將檔案管理的具體任務(wù)劃分到每個部門、每個人員，這樣才能確保檔案管理工作出現(xiàn)問題后，能夠具體到責(zé)任人員，準(zhǔn)確查明引發(fā)問題的原因，及時制定應(yīng)對措施。通過明確工作任務(wù)和責(zé)任，能夠增強檔案信息管理人員的使命感，激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，從而促進醫(yī)院檔案管理工作效率持續(xù)提高。

四、結(jié)語

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀存在缺乏檔案管理意識、檔案管理制度不完善以及檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足等問題。要想更好地完成醫(yī)院檔案管理工作，就要進一步增強檔案管理意識、完善檔案管理制度，提升檔案管理人員能力，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息對醫(yī)院臨床工作的指導(dǎo)和借鑒作用，進而促進醫(yī)院的平穩(wěn)運行與健康發(fā)展。

（作者單位為承德醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

參考文獻

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[3] 王君秋.信息時代檔案工作者良好素養(yǎng)的培養(yǎng)和造就[J].黑龍江檔案，2016，03（01）：93.

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[5] 曲春梅.信息時代檔案工作應(yīng)對挑戰(zhàn)的新思路——讀《社會轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)研究》[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2015，05（01）：124-128.