淺談企業(yè)檔案管理信息化

高紅燕

【摘 要】企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化已迫在眉睫。論文對(duì)檔案管理信息化的必要性及其如何實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了論述。

【Abstract】Enterprise archives management is an important part of enterprise management. With the rapid development of social information， the information management of enterprise archives is imminent. This paper discusses the necessity of archives management informatization and how to realize the informatization of archives management.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理； 企業(yè)檔案；管理信息化

【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0132-02

1 引言

檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性

隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問(wèn)題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時(shí)間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲(chǔ)空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢(xún)速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價(jià)值。再次，檔案管理信息化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對(duì)信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

3.1 檔案資源信息數(shù)字化

一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)2005年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)》（檔發(fā)[2005]1號(hào)）、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國(guó)檔發(fā)[2002]8號(hào)）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動(dòng)現(xiàn)有庫(kù)房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開(kāi)展開(kāi)放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實(shí)施數(shù)字化既減少了對(duì)檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。

二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時(shí)省力，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時(shí)間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。

3.2 檔案管理科學(xué)化

檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過(guò)程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項(xiàng)檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門(mén)的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動(dòng)檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財(cái)力投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開(kāi)發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識(shí)和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)、專(zhuān)網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握編號(hào)、排列、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢(xún)。目前多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。

3.3 信息安全化

隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問(wèn)題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問(wèn)者、特殊訪問(wèn)者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問(wèn)者的身份通過(guò)檔案訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢(xún)系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開(kāi)放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。

3.4 利用網(wǎng)絡(luò)化

利用網(wǎng)絡(luò)化是指企業(yè)通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門(mén)實(shí)地查找，在局域網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)上即可實(shí)現(xiàn)利用。利用網(wǎng)絡(luò)化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，能夠最大限度地滿(mǎn)足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強(qiáng)檔案觀念，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，從而擴(kuò)大檔案工作的影響力，為企業(yè)檔案管理信息化工作創(chuàng)造良好條件。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)，因此只有完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和管理制度建設(shè)，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能與時(shí)俱進(jìn)，更大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。

【參考文獻(xiàn)】

【1】孫燕敏.新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2014（04）：29-30.

【2】左麗文.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2011（15）：166.

【3】項(xiàng)玉玲.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].沿海企業(yè)與科技，2007（04）：71-72.