新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

閆成聚

（鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，山東 鄆城 274700）

[摘 要] 新時期，檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新具有重要意義，不僅順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，還能提高檔案管理水平，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量。為彌補工作中的不足，提升檔案管理水平，需要加強宣傳工作，完善管理規(guī)章制度，重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并構(gòu)建安全保障體系，提高檔案管理人員素質(zhì)。從而順利時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量提升。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；數(shù)字化；創(chuàng)新策略；規(guī)章制度；檔案信息安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093

[中圖分類號] F290；G251.5 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03

0 引 言

新時期，隨著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，再加上信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式，推動檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。但不能忽視的是，目前檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提高。

1 新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的意義

在信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點。

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展趨勢

當前，信息技術(shù)、掃描儀等先進設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到檔案管理活動當中，有力的推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。

1.2 提高檔案管理水平

當前，在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢。事實上，實現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1.3 提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量

在檔案管理數(shù)字化的趨勢下，通過創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進行數(shù)字化處理，然后編號并存儲，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，有效滿足人們?nèi)粘Ｉ钚枰闹匾饬x是不言而喻的。

2 新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略

當前，在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補這些不足，順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創(chuàng)新策略。

2.1 做好宣傳工作，重視檔案數(shù)字化管理

新時期，要充分認識檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應(yīng)的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而推動檔案管理數(shù)字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強自身學(xué)習，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗，努力適應(yīng)新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。

2.2 健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度

根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務(wù)質(zhì)量高的部門和個人實施獎勵。從而激發(fā)他們的主動性，更好順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，努力提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

2.3 重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平

構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，對檔案信息資源進行統(tǒng)一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。

2.4 構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該重視檔案管理安全保障技術(shù)應(yīng)用，綜合采用密鑰技術(shù)、訪問控制技術(shù)、加密存儲和傳輸技術(shù)等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質(zhì)檔案，也要及時整理和歸檔，保證室內(nèi)環(huán)境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進而實現(xiàn)對檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。

2.5 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

加強檔案管理工作隊伍建設(shè)，注重引進基礎(chǔ)扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊伍。在此基礎(chǔ)上，還要做好管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握信息技術(shù)和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應(yīng)數(shù)字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。

3 結(jié) 語

新時期，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應(yīng)該注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升。

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