檔案信息資源質量評價

潘景璐

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076）

數字蘭臺

檔案信息資源質量評價

潘景璐

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076）

為建立客觀、合理的檔案信息資源質量評價指標體系，探索科學、可行的檔案信息資源質量綜合評價方法，基于構建的檔案信息資源質量評價指標體系，通過采用群決策層次分析法（AHP），對航天某研究所的檔案信息資源質量進行具體分析。評價結果表明：該航天研究所在檔案信息組織方面具有一定的優(yōu)勢，而檔案信息使用和檔案信息內容方面表現相對較差；其檔案信息資源質量在檔案信息內容方面具有真實性和完整性，在檔案信息組織方面具有穩(wěn)定性和多樣性，而在檔案信息使用方面具有易用性和及時性。

檔案信息資源 質量評價 指標體系 群決策層次分析法

檔案信息資源是適應生產力的發(fā)展水平，通過人類參與而獲取的可利用檔案信息[1]34-35。信息化管理環(huán)境和管理手段要求對企業(yè)檔案信息資源的合理配置管理。企業(yè)的檔案信息資源全面發(fā)展，檔案管理體系的智能化服務功能充分發(fā)揮，檔案信息資源的價值全方位體現出來，是企業(yè)檔案工作未來發(fā)展的理想狀態(tài)。信息時代，人們越來越關注如何獲取有效的信息，同時也重視獲取信息的質量[2]88。檔案信息資源在社會發(fā)展中占據著重要地位，質量將日益直接影響到檔案信息資源的合理利用，只有對檔案信息資源進行有效的管理和評價，才能使檔案管理系統(tǒng)整體變?yōu)橛行虻男畔⒖臻g，從而實現檔案信息資源效用的最大優(yōu)化。由于已有的檔案信息資源相關研究主要集中在檔案信息資源的建設、規(guī)劃及邏輯老化，檔案信息資源及其共建共享策略與整合性服務，檔案信息資源開發(fā)與網絡環(huán)境，“云時代”下構建利用檔案信息資源的管理模式新平臺等定性方面，而涉及檔案信息資源質量評價的研究較少。本文在構建檔案信息資源質量評價指標體系的基礎上，采用群決策層次分析法（AHP）對檔案信息資源質量進行綜合評價，并通過航天A所的具體案例進行應用分析。

一、指標體系

對于一個完整的檔案信息資源質量評價，其主要指標應當包含檔案信息內容、檔案信息組織和檔案信息使用三個方面的具體內容。

1.檔案信息內容評價指標。檔案信息內容是檔案信息資源質量評價中所包含的核心要素，指檔案管理系統(tǒng)中承載的具體信息屬性，包括檔案信息內容是否科學、真實和完整，更新程度是否較高等方面。信息內容的科學性，指檔案信息資源的論點客觀公正，數據準確有效，具有一定的科學依據與價值，能夠客觀、準確地反映出事實，科學性的內涵和外延包括檔案管理工作的廣度和深度，深度是指提供利用的檔案信息資源具體到何種層次，廣度是指檔案信息資源的主題范圍覆蓋了哪些方面。信息內容的真實性，是指檔案信息資源具有可靠來源，能夠如實反映事物情況，以及檔案信息鑒定機制成熟的程度，通常有兩種理解：（1）從時間維度來看，信息內容的真實性表現在檔案在形成過程當中的真實及檔案在形成之后的真實兩個方面；（2）內容與事實相符的準確特性，檔案兼具原始性和記錄性于一體，原始記錄性是檔案的本質屬性，因此，對檔案信息內容的真實性鑒定，首先應是從形成過程上注重對其原始的“真?zhèn)涡澡b定”；其次才是“準確性鑒定”和“完整性鑒定”[3]63。信息內容的完整性也是檔案信息最基本的質量目標之一，對于完整性，有兩層含義：（1）每份檔案的內容、結構等信息沒有殘缺；（2）作為社會活動真實記錄具有有機聯系的檔案與其他形式的相關資源數量是否齊全。在考慮建立企業(yè)檔案價值的鑒定標準時，信息內容的時效性是管理、分析檔案信息內容的重要方面，指檔案信息內容的新舊程度，內容是動態(tài)的還是靜態(tài)的，更新速度和周期怎樣，以及最新的動態(tài)和進展行情。時效性是檔案價值發(fā)揮作用的規(guī)律之一，包括檔案與利用者需求之間關系的時效性以及檔案價值形態(tài)的時效性，信息內容的時效性在很大程度上制約檔案信息的客觀效果，有些檔案信息資源過了時效之后就失去了應有的作用。信息內容的獨特性，也稱初創(chuàng)性或原創(chuàng)性，指的是檔案信息經創(chuàng)作產生并具有的差異性和非模仿性。

2.檔案信息組織評價指標。作為檔案信息資源質量的評價基準之一，檔案信息組織具有協調性、穩(wěn)定性、多樣性和層次性，其優(yōu)劣包括檔案信息載體即檔案管理系統(tǒng)本身色彩是否協調，頁面設置是否合理美觀，是否使用多種表達，以及是否具有清晰的層次結構等。信息組織的層次性，就是按照一定層次將大量的檔案信息因素組織成有序狀態(tài)，使整體分類科學、框架設計合理、具有清晰的層次結構，從而表明檔案的屬性。信息組織的穩(wěn)定性，既指檔案信息組織長期存在、結構穩(wěn)定、運營狀態(tài)良好的一貫性，也指檔案信息系統(tǒng)受到外在環(huán)境干擾后，具有回復到原來狀態(tài)的能力。信息組織的協調性，是指企業(yè)檔案部門和檔案人員在不斷完善檔案管理體制設計注重協調企業(yè)文件資料生成與歸檔之間關系；協調企業(yè)規(guī)劃發(fā)展與檔案工作之間關系；協調企業(yè)各項管理制度與檔案工作制度之間關系；協調企業(yè)檔案管理各項標準規(guī)范之間關系，以及協調企業(yè)業(yè)務辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間關系，從而形成全局意識和系統(tǒng)化管理思想，不斷提升管理效率和檔案工作水平過程中檔案信息系統(tǒng)各要素之間愈發(fā)體現出的協調配合和緊密銜接性，通常指界面布局合理、信息格式一致且色彩協調美觀。信息組織的多樣性，是指檔案信息組織中相互關聯要素的復雜多樣性及表達要素形式和構成的區(qū)域群體多樣性。

3.檔案信息使用評價指標。檔案信息使用是對檔案信息資源質量進行評價不可或缺的要素，指有效檔案信息被使用者所應用的情況。信息使用的可達性，判斷用戶是否可以準確、快速地進入綜合檔案管理系統(tǒng)的WEB端并進行檔案信息獲取，是所有可訪問檔案信息資源及授權訪問數據所具有的特性。信息使用的友好性，指檔案信息搜索引擎易上手，可操作性強，有助于促進人機交互，給予信息使用者美觀、大氣、舒適的感官體驗。信息使用的及時性，是衡量檔案信息資源運作效率的一個重要指標，指信息資源使用者是否可以在較短時間內獲得所需要的檔案信息資源。信息使用的易用性，是檔案信息可用性（包括可以查詢得到、可以借閱利用及可讀可再現）的一個重要表現方面，指綜合檔案管理系統(tǒng)能夠提供快速、便捷的多種檔案信息檢索方式，且檢索效率較高。信息使用的參與性，是在組織制度建設檔案產生和管理全員性、全過程性的影響下，企業(yè)檔案管理體制的設計所愈發(fā)體現出的特點，指綜合檔案管理系統(tǒng)擁有較高的注冊用戶數、用戶訪問率及較長的用戶駐留時間。信息使用的安全性，指檔案部門采取一系列措施以確保檔案信息質量、保密和防衛(wèi)安全，一方面是確保綜合檔案管理系統(tǒng)具有一定的防毒、抗毒能力；另一方面要防止將重要的檔案信息泄露給無關的用戶。

根據以上所述檔案信息資源的主要評價指標，形成檔案信息資源質量的評價指標體系，如圖1所示。

二、評價測定

圖1 檔案信息資源質量的評價指標體系

為了有效地利用圖1所示的指標體系對檔案信息資源質量進行評價，以航天A所的檔案信息資源管理作為評價案例。需要說明的是，在使用上文構筑的檔案信息資源質量評價模型對航天A所的檔案信息資源管理進行實際測定時，評價數據由隨機抽取的5位航天A所檔案管理專家分別來完成。為了表達方便，采用簡寫符號來代替各評價指標，具體表示如下：檔案信息內容AIC，檔案信息組織AIO，檔案信息使用AIU，科學性SCI，真實性TRU，完整性INT，時效性TIM，獨特性UNI，層次性LEV，穩(wěn)定性STA，協調性HAR，多樣性VAR，可達性REA，友好性FRI，及時性PRO，易用性USA，參與性INV，安全性SAF。

首先，選擇采用層次分析法中向量加權幾何平均集結的方式來計算群決策的專家數據，分別對檔案信息內容、檔案信息組織和檔案信息使用三個方面包括科學性等五個評價子項目、層次性等四個評價子項目和可達性等六個評價子項目進行兩兩比較，相對排序權重計算結果見表1。從表1中可以看出，評價者比較重視檔案信息內容的真實性和完整性，而不太重視其時效性；比較重視檔案信息組織的穩(wěn)定性和多樣性，而不太重視其層次性；比較重視檔案信息使用的及時性和易用性，而不太重視其友好性。

表1 方案層中要素對決策目標的排序權重

同樣，總目標檔案信息資源質量下3個評價項目的重要度計算結果見表2。從表2的判斷結果看，評價者比較重視檔案信息資源的信息組織，其次是信息使用，最后才是信息內容。

表2 中間層中要素對決策目標的排序權重

三、評價結論

本文基于層次分析法的基本原理建立了檔案信息資源質量的評價體系，并根據所建評價體系對航天A所的檔案信息資源管理進行了評價。由于檔案信息資源管理的技術、服務等成本指標與圖1中給出帶有主觀色彩的指標之間缺乏可比性，因此本文在檔案信息資源質量的評價體系的構筑及對航天A所檔案信息資源質量評價體系的測定中沒有包括成本。

從二級指標的評價結果來看，航天A所在檔案信息組織上占有一定的優(yōu)勢，在檔案信息使用和檔案信息內容上則表現較差。在三級指標的評價中，航天A所以其檔案信息的易用性、及時性和安全性在檔案信息使用方面獲得了優(yōu)勢。檔案信息內容在二級指標評價中整體表現較差，但在檔案信息的真實性和完整性上排到了前面，表現出了自己的特點。

航天A所的檔案信息資源在檔案信息內容方面具有真實性和完整性，在檔案信息組織方面具有穩(wěn)定性和多樣性，而在檔案信息使用方面具有易用性和及時性。在評價者看來，航天A所的檔案信息資源管理十分重視用戶體驗，尤其在資源穩(wěn)定性、多樣性和易用性方面突出滿足用戶需求。航天A所檔案信息資源管理的穩(wěn)定性使其在面對突發(fā)事件時具有極強的處理能力。綜合檔案管理系統(tǒng)WEB端的搜索引擎內容豐富多樣信息量大，而且，初級操作者容易上手可操作性強。

[1]曾娜.檔案信息資源評價指標問題研究[J].檔案管理,2005（5）.

[2]路小玉.如何加強數字檔案信息資源的質量管理工作[J].黑龍江檔案,2015（2）.

[3]黃世喆.關于檔案信息內容的真實性[J].檔案管理,2008（6）.

Quality Evaluation of Archives Information Resources

Pan Jinglu

(Beijing Institute of Nearspace Vehicle's Systems Engineering,Beijing 100076,China)

To establish an objective,reasonable quality evaluation system of archival information resources,and explore the scientific,feasible comprehensive evaluation methods of archival information resources quality,based on the quality evaluation system of archival information resources,this paper specifically analyzes the quality of archival information resources of an aerospace research institute by using Group Decision Making Analytic Hierarchy Process(AHP).The evaluation results show that:The Space Research Institute has certain advantages in terms of archives information organizations,while performance of archives information use and archives information content is relatively poor;the quality of archives information resources boasts authenticity and integrity in archives information content,stability and diversity in archives information organization,and ease of use and timeliness in the use of archives information.

archives information resources;quality evaluation;index system;AHPmethod of group decision-making

潘景璐，北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所館員，管理學博士。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.08

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.09

G270.7

A

2017-01-17