檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

胡梅榮

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，檔案工作模式也需要推陳出新，提高檔案服務(wù)效能信息化勢在必行。目前，我國檔案信息化建設(shè)取得了一些小成果，但也應(yīng)認(rèn)識(shí)到在其中存在的一些問題，還有待改進(jìn)。從我國檔案信息化現(xiàn)狀來看，綜合分析我國檔案信息化建設(shè)中的矛盾沖突，進(jìn)一步研究我國檔案信息化建設(shè)的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（a）-0105-02

應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，信息化建設(shè)也加快了發(fā)展的腳步，為了響應(yīng)落實(shí)國家政策，我國各企事業(yè)單位大力投入到信息建設(shè)工作當(dāng)中。近年來得到廣泛關(guān)注的莫過于檔案信息化建設(shè)了，即便如此，我國檔案信息化建設(shè)工作存在的缺點(diǎn)和弊端反映在各個(gè)單位的管理制度當(dāng)中，所以首先我們要抓緊解決的問題就是如何改良優(yōu)化檔案信息化建設(shè)管理制度。該文將從檔案信息化建設(shè)的意義和目的，以及存在的問題和解決方案等方面進(jìn)行簡要介紹和分析。

1 我國檔案信息化基本情況

自改革開放以來，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國開展的檔案管理工作順利進(jìn)行著，檔案管理現(xiàn)代化的程度有顯著提高，大大加強(qiáng)了檔案部門之間的信息文化交流和資源的合理利用，使檔案的服務(wù)范圍擴(kuò)大，檔案利用范圍也擴(kuò)展到了為全社會(huì)全人類服務(wù)。

檔案信息數(shù)字化可以為使用者提供各種便利，例如住房公積金、婚姻狀況、養(yǎng)老保險(xiǎn)等問題，并且與廣大群眾的檔案信息息息相關(guān)，使資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，打破了原有的局限，務(wù)真務(wù)實(shí)的給廣大群眾帶來了便利。其信息化應(yīng)用更為廣泛，它包括了有序整理檔案資源、開發(fā)利用檔案信息資源、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)、制定促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍等領(lǐng)域，再不僅僅是網(wǎng)絡(luò)化、信息化，它的領(lǐng)域更加廣泛。

2 檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

2.1 檔案管理制度不夠完善

就目前我國國情來看，大多數(shù)的企事業(yè)單位的管理制度都存在著相應(yīng)的不足和弊端，檔案信息化建設(shè)并沒有得到企事業(yè)單位的關(guān)注和重視，所以存在的問題至今也沒有得到很好的改善。因此，改良和解決各個(gè)企事業(yè)單位的管理制度工作是目前的一個(gè)重大問題，還有待解決。那么勢必就要從基層把檔案管理工作做好，只有這樣才會(huì)對企業(yè)未來長期的發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生有利影響，促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。同時(shí)，因?yàn)楦鱾€(gè)部門在某種程度上與檔案部門都有一定聯(lián)系，檔案管理制度工作的完善也會(huì)對企業(yè)的其他部門制度的完善起到良好的先鋒帶頭作用。

2.2 檔案信息復(fù)合人才匱乏

人乃治國根本，人才是信息化建設(shè)的源泉，是成功之本。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息發(fā)展的過程中，各個(gè)行業(yè)都面臨著不同程度的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，當(dāng)然，檔案事業(yè)也不可能例外。需要提高檔案工作的管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)含量，隨著信息化的不斷發(fā)展壯大，舊的管理體制已經(jīng)不足以滿足當(dāng)今時(shí)代的需求，過去的管理方式相對落后，只是有紙質(zhì)檔案的管理，專門管理的人員也只懂得紙質(zhì)檔案的管理流程，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、素質(zhì)普遍偏低，不懂得計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，不了解電子檔案的開發(fā)、利用和保存等，這種現(xiàn)狀大大阻礙了檔案信息化的發(fā)展。因此，需要由紙質(zhì)向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，提高其技術(shù)含量，提高檔案管理人員的整體知識(shí)水平和素質(zhì)，并培養(yǎng)出一批既懂得檔案業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.3 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

在檔案管理信息化改善的過程中，其發(fā)展并不是很順利，受到計(jì)算機(jī)硬件、軟件和專業(yè)技術(shù)人員的缺失而造成了嚴(yán)重的制約。首先，資金大部分利用在了課題研究方面，對于檔案管理信息化的投入和支持力度不大。其次，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代日漸迅速，基礎(chǔ)設(shè)施落后。領(lǐng)導(dǎo)階層素質(zhì)低下、觀念陳舊，更希望將資金投入到科學(xué)研究方面，而不愿意接受新鮮事物，不愿把太多的精力投入到維護(hù)信息技術(shù)上，同時(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)也會(huì)消耗大量的資金。以上原因都會(huì)制約檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)過程中問題的對策

3.1 完善和發(fā)展檔案管理制度

隨著我國現(xiàn)代信息化的發(fā)展?fàn)顩r，各企事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適時(shí)完善檔案管理制度。良好的、科學(xué)的檔案管理體系才能推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，才能帶動(dòng)其他部門的發(fā)展。各企事業(yè)單位的高層應(yīng)跟隨現(xiàn)階段發(fā)展的潮流，用發(fā)展的眼光看待檔案管理制度的問題，只有從根本上解決和完善這個(gè)問題才能為下一步的優(yōu)化工作奠定好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。公司員工的基本要求可以通過檔案管理制度反映出來，并且我們應(yīng)該積極學(xué)習(xí)理念和制度，向國外汲取精華，與我國現(xiàn)階段的基本國情相結(jié)合，綜合考慮，應(yīng)用到我們自己的檔案管理信息化的體制當(dāng)中去。公司高層應(yīng)該充分全面地考察公司具體的情況，以及員工的實(shí)際工作能力，和公司內(nèi)部的環(huán)境，將優(yōu)化制度落實(shí)到公司未來的發(fā)展計(jì)劃中。只有從根本上解決檔案管理信息化的問題，才能使各企事業(yè)單位的管理制度更加完善，才能使公司得到更好的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)綜合型人才培養(yǎng)

人是治國之本，人才是一切發(fā)展的前提和必要條件。作為新時(shí)代的檔案管理的工作人員，應(yīng)該學(xué)會(huì)更多的信息化專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)技能，讓自己成為優(yōu)秀全能的復(fù)合型人才，以推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。因此應(yīng)注重人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作，深入了解檔案工作，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化通信技術(shù)，為以后的檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 加大資金投入

檔案信息化建設(shè)過程中不僅需要人才，還需要資金的支持，為其發(fā)展提供物質(zhì)保障。但是由于資金嚴(yán)重不足，在某種程度上還需要社會(huì)各界力量的鼎力相助和支持，比如可以自行籌款，以緩解資金壓力。必不可少的是國家和政府的支持，應(yīng)該做出相應(yīng)的措施，保障檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，從根本上解決資金不足的問題。

3.4 完善電子文件歸檔管理

我們應(yīng)該加大檔案信息化管理體系的研究，將不同種類的檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)換，將平時(shí)工作中的相關(guān)電子文件進(jìn)行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而達(dá)到最終版的電子文件內(nèi)容可以完整、真實(shí)、有效，進(jìn)而完善電子檔案的保管、利用等技術(shù)問題，使今后的工作能制定出一份更加完美的電子檔案管理體系。

4 結(jié)語

為了切實(shí)落實(shí)國家政策，應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息化的發(fā)展要求，各企事業(yè)單位應(yīng)大力投入人力、物力、財(cái)力。其中得到廣泛關(guān)注的是檔案信息化建設(shè)，但其中還存在著諸多的不足和弊端，并且普遍存在于各企事業(yè)單位的管理制度當(dāng)中，優(yōu)化和改良檔案信息化建設(shè)管理體制是我國目前最大的問題。在該文當(dāng)中，介紹了檔案信息化建設(shè)的意義，分析了檔案信息化存在的不足和問題，提出了切實(shí)有效的解決方案。我國檔案管理信息化建設(shè)要不斷學(xué)習(xí)和引進(jìn)國外的先進(jìn)理念，不斷地從根本上優(yōu)化信息化管理制度，只有這樣，檔案管理信息化體制才能得到未來長遠(yuǎn)的發(fā)展，為廣大群眾做出貢獻(xiàn)。

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