辦公室文秘綜合管理工作的幾點思考

汪曉春

摘 要：本文對辦公室文秘綜合管理工作的特點進(jìn)行了闡述，并分析了辦公室文秘綜合管理現(xiàn)狀，提出其中存在的問題，并結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，提出幾點關(guān)于提高辦公室文秘綜合管理水平的對策。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；綜合管理；管理工作

一、辦公室綜合管理的特點

作為辦公室文秘工作人員，他們每天都會承擔(dān)繁重的工作任務(wù)，盡管這些工作的難度并不算很大，但是內(nèi)容十分瑣碎，細(xì)致，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導(dǎo)致整個辦公室綜合管理質(zhì)量與效率受到影響。就企業(yè)或政府機關(guān)運行的特點而言，主要表現(xiàn)為穩(wěn)定性與嚴(yán)肅性兩個方面，而辦公室文秘綜合管理工作的開展則是立足于“照章辦事”這一原則，作為辦公室文秘人員，必須充分把握綜合管理的特點與需求，并不斷提高自身的思想意識，做到凡事以大局為重，圍繞所處單位的切實利益開展工作，為內(nèi)部人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。關(guān)于辦公室文秘綜合管理的特點，具體闡述如下。

第一，政策性。在領(lǐng)導(dǎo)決策與單位發(fā)展中，對政策的準(zhǔn)確、合理的把握具有十分重要的意義與作用。在辦公室文秘綜合管理工作中，文秘人員必須對單位發(fā)展的實際情況進(jìn)行全方位的了解與掌握，并對其中存在的不足進(jìn)行合理分析，然后據(jù)此制定相應(yīng)的建議，并將其匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的支持。同時，辦公室文秘人員還要時刻關(guān)注政策發(fā)展動態(tài)，對領(lǐng)導(dǎo)意圖有一個正確、深刻的理解，并在工作實踐中不斷提高自己的意識與自覺性，為領(lǐng)導(dǎo)決策與指揮做好準(zhǔn)備工作。

第二，服務(wù)性。辦公室文秘綜合管理工作的服務(wù)性質(zhì)十分突出，其具體內(nèi)容主要有三個部分組成，即服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、服務(wù)于本機領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、服務(wù)于下級與群眾。在具體工作實踐中，作為文秘人員，必須對自身有一個準(zhǔn)確定位，并不斷強化自身的服務(wù)意識，明確自身權(quán)責(zé)，做好自己分內(nèi)之事。

第三，被動性。辦公室文秘綜合管理干工作時刻處于被動狀態(tài)，究其原因，就在于在工作中往往會處理一些突發(fā)事件，而這些工作往往具有很強的時效性，一旦處理不及時，就有可能造成嚴(yán)重后果。為此，作為辦公室文秘人員，為了實現(xiàn)綜合管理，就必須提高辦公效率，在最短的時間內(nèi)保質(zhì)保量完成最多的任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾排憂解難，使單位行政管理工作有條不紊的進(jìn)行。

二、辦公室文秘綜合管理存在的問題

（一）缺乏明確的工作目標(biāo)

目前，很多單位的辦公室在綜合管理工作中存在一定的盲目性，沒有制定明確目標(biāo)，在具體工作的規(guī)劃與安排上有所欠缺，進(jìn)而導(dǎo)致整個辦公室文秘綜合管理水平偏低，難以充分發(fā)揮辦公室應(yīng)有的職能。其次，有的辦公室文秘人員對自身崗位職責(zé)的定位也不夠明晰，在工作中過于被動，自主性與積極性有所欠缺，從來不會主動去思考問題，進(jìn)而影響到了辦公效能。

（二）服務(wù)對象不清

辦公室文秘綜合管理工作的服務(wù)對象非常廣泛，上到單位上級領(lǐng)導(dǎo)，下至基層工作人員，整個單位的形象都需要辦公室來維護(hù)。然而，有的辦公室文秘人員在工作中卻沒有認(rèn)識到這一點，在工作中完全找不到方向，僅僅是完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，對單位內(nèi)部人員的實際情況與需求并不了解，進(jìn)而導(dǎo)致綜合管理工作水平難以得到提升。

（三）辦公文秘人員工作積極性不高

目前，很多企業(yè)或政府機關(guān)的辦公室人員存在工作積極性不高的現(xiàn)象。在具體工作中，有的文秘人員辦事效率低下，甚至相互推脫責(zé)任，不會主動去思考并解決辦公室綜合管理中存在的問題，給單位整體形象造成了一定的負(fù)面影響。

三、提高辦公室文秘綜合管理水平的對策

（一）做好辦公室文秘工作的總體規(guī)劃

眾所周知，辦公室文秘綜合管理工作涉及到的內(nèi)容十分瑣碎、繁雜，除了需要維護(hù)好單位形象，同時也要與上級領(lǐng)導(dǎo)與基層和職工之間保持積極的聯(lián)系與交流，促使各項工作得以有效銜接，同時還要協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，不管是對內(nèi)還是對外都肩負(fù)著重大責(zé)任。因此，做好辦公室工作的總體規(guī)劃與安排具有重要意義。在具體工作中，辦公室文秘人員必須制定嚴(yán)格的工作計劃，并預(yù)留一定的空間以應(yīng)對一些突發(fā)狀況，促使整個辦公室綜合管理工作有條不紊的開展，為單位的運行與發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）提高綜合協(xié)調(diào)水平，加強監(jiān)督考核

為了使辦公室綜合管理工作質(zhì)量得到切實提升，就必須與綜合協(xié)調(diào)水平的提升為出發(fā)點，在貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)決策的同時，還要考慮單位切實利益，化解各方矛盾。并且辦公室還需要及時把握工作動態(tài)，做到動態(tài)監(jiān)控，對工作質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，促使會議決定事項得到落實。此外，辦公室文秘人員還需要積極協(xié)調(diào)各部門的工作，做好上下級的銜接，并對相關(guān)政策方針進(jìn)行制定與完善，并將其傳達(dá)給單位內(nèi)部人員，為他們開展工作提供正確的引導(dǎo)與支持。

（三）強化辦公室職能

有的企業(yè)辦公室文秘人員會兼顧人力資源管理工作，具體涉及到內(nèi)容有公文管理、日常事務(wù)管理、文件管理、人力資源管理、會議管理以及其他服務(wù)。由此可見，辦公室綜合管理工作內(nèi)容十分繁雜，為了有效提高辦公質(zhì)量，就必須對自身職能予以明確，促使其在工作中得到落實，為單位內(nèi)部各項工作的有序開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）堅持原則

對于辦公室文秘綜合管理工作而言，在實際工作中必須堅持原則，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令與任務(wù)，文秘人員應(yīng)具備大局觀意識，充分考慮單位切實利益，為維護(hù)單位形象，保護(hù)單位利益提供強有力的支持。不管是人事管理、制度建設(shè)還是其他工作的協(xié)調(diào)，都要求辦公室文秘人員與實際情況相結(jié)合，對具體事項的可行性進(jìn)行分析與判斷，并將相關(guān)信息反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，為他們的決策提供有效建議。因此，在開展辦公室文秘綜合管理工作的過程中，就必須要求辦公室人員堅持原則，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，將帶頭作用充分發(fā)揮出來，確保各項工作按照流程有條不紊的進(jìn)行，以此實現(xiàn)對單位內(nèi)部員工行為的約束與規(guī)范，避免違規(guī)違紀(jì)行為的出現(xiàn)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，現(xiàn)代企業(yè)以及其他機構(gòu)對管理工作的重視程度越來越高。其中作為政府或企業(yè)內(nèi)部行政管理的重要部門，辦公室的作用與價值對于單位運營而言有著十分重大的影響。辦公室文秘工作的服務(wù)質(zhì)量，在很大程度上決定了整個單位內(nèi)部管理運行的效率與水平。鑒于此，針對辦公室文秘綜合管理工作的研究具有重要意義與價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝麗巖.對做好企業(yè)文秘工作的再認(rèn)識[J].黑龍江科技信息，2011，（34）：131.

[2]趙羽.論如何提升辦公室綜合管理水平[J].廣東科技，2013，（24）：26-27.

[3]丁永林.企業(yè)辦公室文秘工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（1）：4.