高校財務“報銷難”的原因與對策探析

鐘正敏

摘要：隨著高校辦學規(guī)?；l(fā)展和經(jīng)費渠道多元化增長，高校財務報銷日趨復雜化，“報銷難”問題逐漸凸顯。筆者結合自身高校財務工作實際，對“報銷難”的原因進行分析，并給出了提升財務報銷效率的相關建議。

關鍵詞：高校；財務報銷；原因；對策

中圖分類號：F234 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）007-0-02

近年來，隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校辦學規(guī)模不斷擴大，經(jīng)費總量與日俱增，經(jīng)濟活動也日益復雜，使得財務報銷業(yè)務量及報銷難度大大增加，以致于“報銷難”的問題逐漸凸顯。財務報銷是高校財務管理工作中的基礎，因此提高財務報銷效率，提升財務服務水平，已成為當前高校財務管理工作改革的重點。

一、當前高校財務報銷存在的主要問題及“報銷難”的原因分析

1.財務人員沒有與經(jīng)費總量同比增長

隨著高校進一步發(fā)展，高校經(jīng)費來源日益廣泛，經(jīng)費總量不斷擴大，同時由于來源渠道日益多元化，導致高校財務關系也愈加復雜，加之近年來國家財經(jīng)政策總體收緊，所有這些都導致高校財務報銷的工作量成倍的增加。但是由于編制的關系，財務人員卻不可能同比增加。以筆者單位為例，如表1所示。2006、2016前后十年，經(jīng)費總量翻倍，科研經(jīng)費更是增長了近八倍，但財務報銷崗位才增加了一個。

2.報銷模式有待創(chuàng)新

目前，高校財務報銷模式主要有三種：傳統(tǒng)窗口報銷、信封投遞式報銷、網(wǎng)上預約報銷，各種模式都有其優(yōu)缺點，網(wǎng)上預約報銷模式成為一種趨勢。網(wǎng)上預約報銷是指報銷經(jīng)辦人通過“網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)”，填寫報銷單，預約報銷時間，并在約定的時間到報銷大廳的對應窗口辦理報銷業(yè)務。其優(yōu)點是，能有效的控制預算、報銷經(jīng)辦人不用排隊等候、通過預約系統(tǒng)能實時跟蹤該業(yè)務的處理進程；其缺點是，因為預約號有限可能會出現(xiàn)搶號的現(xiàn)象，同時當報銷單手續(xù)不全或內容不清時，財務人員沒法當面同報銷經(jīng)辦人進行溝通，需電話聯(lián)系經(jīng)辦人等待其來報銷大廳處理，碰到這樣的情況會耗時較長。筆者單位當前以網(wǎng)上預約報銷為主，該模式雖然獲得多數(shù)老師好評，但也碰到了不少問題，其中最為突出的是財務人員日均處理的業(yè)務量明顯下降了，原因是出現(xiàn)問題沒法當面溝通而是電話聯(lián)系押后處理，這無形中延長了每筆報銷的單位時間，降低了報銷效率。

3.報銷經(jīng)辦人員不固定，信息不對稱

當前，高校并沒有明確的制度規(guī)定財務報銷必須由固定的財務經(jīng)辦人員進行報銷，只要涉及相關的經(jīng)濟事項，每一個師生員工都有可能是財務報銷業(yè)務經(jīng)辦人員，人員數(shù)量多且流動性大，他們對財務專業(yè)性知識了解較少，這給財務核算人員宣傳、解釋及指導財務報銷知識帶來很大的困難。此外，由于國家不定期的出臺相關財經(jīng)政策、學校內部也會不斷修訂各項財務規(guī)章制度，財務人員能夠進行及時的更新，但是對于廣大師生來說，由于信息不對稱，他們對這些新規(guī)定新制度沒有更新，等到實際報銷時誤以為是財務人員有意為難，甚至產(chǎn)生意見分歧，這些都影響著財務工作效率及師生對財務服務的滿意度。筆者單位當前報銷單合格率不高，主要的原因就是信息不對稱，客觀上導致了“報銷難”的情況時有發(fā)生。

4.報銷時間安排不盡合理

由于高校教師在平時大多忙于教學科研工作，疏忽了財務報銷，而在經(jīng)費要被收回或發(fā)票要過期時才產(chǎn)生緊迫感，將積攢已久的發(fā)票集中報銷。然而集中報銷并不能達到預期的效果，一方面，老師在短時間內填寫大量的報銷單肯定容易出錯，加上本身對報銷規(guī)定了解不全，報銷單的合格率勢必不高，極易出現(xiàn)退單；另一方面，月底、期末、年末時財務部門工作本身很忙，大量的報銷業(yè)務勢必會給財務人員帶來巨大的心理壓力，報銷人員在報銷的過程中也容易產(chǎn)生焦慮的情緒，此時雙方在溝通時容易產(chǎn)生障礙，這在一定程度上勢必會影響財務報銷的效率和服務質量。筆者單位每年都會出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，報銷高峰期主要集中在每年的3、6、9、12月，尤以年底最為突出。

二、高校財務報銷問題的優(yōu)化對策

1.增加財務人員數(shù)量，增設報銷崗位

當前高校財務“報銷難”最主要的原因是人手不足。業(yè)務量增加了，業(yè)務復雜了，但人員卻得不到增長，兩者之間存在強烈的矛盾。應當適度擴大財務人員規(guī)模，增加人數(shù)，增設報銷崗位。財務部門領導應如實向校領導匯報情況，積極增取人員編制。在正式編制沒有的情況下，可以申請增加編外人員。同時，增設財務報銷實習崗位，鼓勵財會專業(yè)學生來實踐實習，對他們進行業(yè)務培訓，讓其輔助財務人員處理一些簡單的工作內容，如前臺引導、發(fā)票合規(guī)性檢查、發(fā)票金額累加、會計檔案整理等。只有人員配備充足了，財務人員才有足夠的時間進行思考和判斷，才能提高財務報銷工作質量，并最終提高財務報銷效率。

2.配置財務初審員，搭建起財務人員和報銷人員的溝通橋梁

在國家財經(jīng)政策、高校自身財務規(guī)定總體收緊的情況下，報銷業(yè)務的合格率越來越低，這就意味著財務溝通和協(xié)調成本越來越高，是導致財務報銷低效率運行的直接原因。結合筆者單位實際，建議應在報銷大廳配置財務初審員。財務初審員類似于商業(yè)銀行的大廳經(jīng)理，其主要職責是收集報銷單并進行初審，對于明顯有問題的單據(jù)當面退給經(jīng)辦人，同時指導其如何補辦手續(xù)，初審通過的單據(jù)由其按預約窗口分派給制單人員，初審過的單據(jù)審核通過率會大大提高，避免了二次返工，這樣也提高了報銷效率。當然，初審員需要全面了解學校的各類報銷規(guī)定，清楚各類財務流程。在職責履行中，初審員可以為報銷人員解答報銷中遇到的疑問，協(xié)助文件解讀、政策答疑，協(xié)調解決財務人員與報銷人員之間的矛盾分歧，維持報銷大廳秩序。

3.加強政策宣傳，推行財務報賬員制度

財務部門要加強政策宣傳力度，普及財務報銷知識，解決信息不對稱問題，實現(xiàn)報銷工作由事中控制、事后控制向事前控制轉變。首先，加強財務部門網(wǎng)站建設，將報銷中涉及到的國家財經(jīng)法律法規(guī)、高校財務規(guī)定、經(jīng)費報銷流程、費用支出范圍等報銷知識通過網(wǎng)絡進行公開，以方便報銷人查詢；其次，開通電話熱線、QQ群、微信群等咨詢平臺，為報銷人提供咨詢服務；第三，不定期開展報銷業(yè)務培訓會或講座，讓全校師生全面地掌握財務報銷知識，了解財務報銷的流程與要求。同時，推行財務報賬員制度。財務報賬員制度是指經(jīng)二級單位推薦，財務部門為校內各單位選拔固定的、業(yè)務熟練的報賬員，一般情況學院安排2人左右，職能部門安排1人左右，由財務部門對其進行全面的報賬培訓，定期對他們普及財務報銷知識，其主要工作職責是負責宣傳財務知識和本單位財務報銷工作。

4.引導師生報銷分流，合理安排報銷時間

為解決報銷時間過于集中的問題，緩解集中報銷帶來的壓力，財務部門可以采取報銷分流措施。對于大多數(shù)高校來說，財務報銷工作的高峰期一般集中在6、9、12月，大多是學期末或年末的時間，學期中間則相對輕松。針對這種情況，財務部門應該有目的地引導各學院分散報銷時間，避免造成集中在期末報銷的擁擠現(xiàn)象。高校財務報銷中大部分是科研經(jīng)費報銷，尤其要重視科研項目的報銷引導，財務部門應當聯(lián)合科研部門督促科研項目負責人分階段合理使用經(jīng)費，及時處理手中的票據(jù)，不要堆積到年末或項目結題前進行。

5.加強財會隊伍建設，提高財務人員素質

報銷效率的提高離不開高水平的業(yè)務能力。（1）加強會計人員職業(yè)道德培養(yǎng)，建立良好的職業(yè)習慣與品質；（2）及時組織學習國家及學校新出臺的各類財務規(guī)章制度，全面、準確地掌握新政策的各項內涵，做到與時俱進；（3）真正落實每周五下午的財務內部學習制度；（4）財務軟件是財務人員做賬的工具，只有熟練掌握軟件的使用，才能提高工作效率，應定期組織財務人員去財務軟件公司培訓。

針對普遍存在的高校財務“報銷難”問題，各高校要結合本單位的實際情況，采取相應措施消除財務報銷問題，提高財務報銷效率，努力提升財務管理和服務水平。

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