信息時代高職院校檔案管理新途徑探索

彭雪琴

檔案管理工作對于我國高職院校來說是十分重要的。隨著科學技術的發(fā)展和信息化時代的來臨，高職院校的檔案管理工作進入了新的階段。近年來，高職院校的檔案管理逐步引入了信息化的管理模式，通過信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對檔案進行有效的管理。筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，對相應的內容進行了分析，并給出了一定的建議。

隨著科學技術的發(fā)展，我國進入了信息化時代，對于各行各業(yè)都有了很大的幫助，特別是在高校院校檔案管理當中，通過信息化手段的引入，提高了管理水平和質量。在信息化的時代，高職院校的管理要跟上時代發(fā)展的步伐，進一步的深化信息化的水平。本文從高職院校的檔案管理著手，摸索了信息化時代的管理新途徑。

高職院校檔案管理信息化的必要性

高職院校肩負著為我國培養(yǎng)高素質技術人才的重任，所以，不管是對學生，亦或是教職人員，必須做好檔案的管理工作，這樣，對于高職院校的良好運轉是非常有幫助的。以往，不僅僅是高職院校，我國的檔案管理工作相對處于傳統(tǒng)的狀態(tài)，使用紙質版的資料管理，不管從管理難度還是保存難度上都比較大，隨著科學技術的發(fā)展，計算機和信息化水平的提高，給我國的檔案管理工作注入的新的活力，以往的紙質版文件通過掃描的形式被統(tǒng)一錄入了電腦，同時，通過數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)，將各類人員的檔案，以及教學、行政工作中的重要文件和資料進行了統(tǒng)一的管理，使檔案管理工作變得更加有條理，查詢起來也更加方便了，這樣就直接提高了高職院校的工作和教學效率，對學校的發(fā)展是有很大的促進作用的。高職院校的教學是我國教育教學體系中的重要一環(huán)，對于院校的發(fā)展來說，引入信息化的檔案管理手段是必要的，也是有效的。

高職院校檔案管理中存在的問題

近年來，隨著信息化水平的提高，我國的高職院校檔案管理手段有了顯著的提高，但是，信息化手段的普及程度并不高，仍舊存在一些問題需要解決。

高職院校的重視程度還相對不夠。在高職院校日常的工作當中，教學工作是最為重要的，也是主要的工作，所以說，對于高職院校而言，校領導和教師將提高教學水平放到了學校發(fā)展的重要位置。這種理念和做法是正確的，但是，有很多院校將學校的力量全部用到了單純的教學水平的提高和創(chuàng)新上，導致了學校的管理工作和保障工作陷入了停滯，特別是檔案管理工作，很多院校都沒有給予充分的重視，導致檔案管理工作十分的混亂，很多重要的資料沒有妥善管理而導致了丟失和破壞，這都是非常可惜的。所以說，高職院校應當給予檔案管理工作充分的重視，這也是提高學校教學管理工作的一條重要途徑。

信息化的設備較為缺乏。以往，我國的檔案管理工作主要是老套的傳統(tǒng)管理方法，紙質版的檔案和資料管理方法存在比較大的缺陷和弊端，隨著科學技術的發(fā)展，信息化的管理方法逐步應用到了高職院校的檔案管理當中，取得了不錯的效果。但是，目前在很多院校中，存在有信息化的設備缺乏的問題，很多檔案管理部門沒有很好地利用管理設備，只是將一些檔案管理的目錄輸入進了數(shù)據(jù)庫，而還有一些部門，壓根就沒有配發(fā)信息化的檔案管理設備，就更別提使用了，所以說，信息化的檔案管理設備缺乏是限制檔案管理工作的一個大問題。

管理人員信息化操作水平有限。有了信息化的管理設備和管理理念，沒有信息化的檔案管理人才也是不行的，由于我國高職院校的管理模式所限，相當一部分檔案管理人員的專業(yè)水平不夠，甚至有教師兼職做檔案管理工作的情況出現(xiàn)，這就導致了高職院校的檔案管理人員水平有限，特別是一些年齡大的人員，他們很難接受新的信息化管理手段，操作水平十分有限，很難勝任崗位的工作，這對于學校的檔案有序管理是十分不利的，所以說，學校要采取切實可行的辦法來提高檔案管理人員的專業(yè)水平和素質。

信息時代高職院校檔案管理的新途徑

針對上述存在的問題，我們要采取切實可行的辦法來提高高職院校的檔案管理信息化水平，為院校的教學管理工作注入新的活力。

高職院校要給予充分的重視。首先，高職院校要給予檔案管理工作充分的重視，教學工作雖然是學校最為重要的一項工作，但是，也需要管理工作和保障工作的輔助，才能起到最好的教學效果。所以說，高職院校要把教學工作和管理工作，特別是檔案管理工作抓好，給予適當?shù)馁Y金傾斜，引入先進的信息化管理設備，同時，聘請或者培訓專業(yè)的人員來負責這項工作，保證院校檔案管理工作的有序進行。

引入先進的信息化設備和數(shù)據(jù)庫。俗話說：“好馬配好鞍?！币龊眯畔⒒臋n案管理工作，就必須有先進的管理設備和數(shù)據(jù)庫，高職院校要下大力氣，引入先進的管理理念和設備，并建設完備的信息數(shù)據(jù)庫，將學校的人員檔案信息和重要的管理、工作文件都導入到數(shù)據(jù)庫當中進行統(tǒng)一的管理，這樣起到的效果是最佳的，能夠更好的促進學校的檔案管理工作有效進行。

提高檔案管理人員的專業(yè)素質。高職院校檔案管理人員的信息化素質以及能力對檔案信息化管理的成效有決定作用，當前很多高職院校檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)，通常由其他部門人員擔任這一職責，不了解檔案管理基本知識，更不會管理和開發(fā)檔案。檔案管理人員既要有較高的政治和職業(yè)素養(yǎng)，也要具備較高的專業(yè)能力，還要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和作風。因此，檔案管理人員具有較高的專業(yè)性、技能型和知識性能夠保證檔案信息化建設。所以，高職院校要加強培訓檔案管理人員，培訓他們的計算機技能和網(wǎng)絡技能，促使他們以較高的信息化意識，不斷增強自身的檔案管理能力。

在信息化時代到來之際，高職院校的檔案管理工作變得更加便捷和重要。通過信息化手段的管理，將教學檔案和管理資料進行統(tǒng)一的錄入和管理，能夠更好地促進學校工作水平的提高，并為學校的后續(xù)工作打下堅實的基礎。