論會展策劃與管理中的人性化服務(wù)

賈田天

隨著現(xiàn)代社會上對展會需求越來越大，會展企業(yè)也得到較好發(fā)展，會展策劃與管理在社會上也有著越來越重要的作用，占據(jù)十分重要的地位。在當(dāng)前會展策劃與管理工作過程中，為能夠使其得到更加理想的效果，十分必要的一個(gè)任務(wù)就是開展人性化服務(wù)，在此基礎(chǔ)上才能夠保證會展策劃與管理符合不同需求，保證其取得更好成果。本文就會展策劃與管理中的人性化服務(wù)進(jìn)行分析。

隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，社會上各個(gè)行業(yè)及企業(yè)均得到較好發(fā)展，會展行業(yè)就是其中比較重要的一個(gè)方面。在會展企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，會展策劃與管理屬于十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)也是會展企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)。在當(dāng)前會展策劃與管理過程中，對于其質(zhì)量及服務(wù)業(yè)有著越來越高的要求，為能夠使實(shí)際需求得到較好滿足，人性化服務(wù)的實(shí)施十分必要。作為會展策劃與管理工作人員，應(yīng)當(dāng)對人性化服務(wù)加強(qiáng)認(rèn)識，并且應(yīng)當(dāng)通過有效途徑實(shí)施人性化服務(wù)。

會展策劃與管理中實(shí)施人性化服務(wù)應(yīng)遵循的原則

對于會展活動(dòng)而言，其比較明顯的特點(diǎn)就是參與人數(shù)比較多，比較密集，通過實(shí)施人性化服務(wù)能夠更好使參與人員滿意度得以有效提升，在實(shí)際會展策劃與管理過程中，為能夠更好實(shí)施人性化服務(wù)，應(yīng)當(dāng)注意遵循一定原則，具體而言，應(yīng)當(dāng)遵循的原則主要包括以下幾個(gè)方面。

在實(shí)施人性化服務(wù)過程中應(yīng)當(dāng)遵循針對性原則。在對會展活動(dòng)進(jìn)行策劃過程中，相關(guān)策劃人員應(yīng)當(dāng)充分了解活動(dòng)內(nèi)容以及活動(dòng)性質(zhì)，在此基礎(chǔ)上才能夠?yàn)榭蛻籼峁┫嚓P(guān)針對性服務(wù)，才能夠使客戶滿意度得以有效提升。比如，在一些會展活動(dòng)中若有國外參展上及參與人員，可在會展活動(dòng)中適當(dāng)安排一定外語翻譯人員，從而更好服務(wù)于活動(dòng)參與人員；若會展活動(dòng)選擇在節(jié)假日開展，可在會展現(xiàn)場設(shè)置比較喜慶的一些場地裝飾，可張貼宣傳節(jié)日文化的一些海報(bào)；對于參與次數(shù)比較多的一些商家或者買家，可向其提供會員服務(wù)，為其提供一定優(yōu)惠及特權(quán)。

一些必要服務(wù)必不可少。在會展活動(dòng)實(shí)際開展過程中，對于最基本的一些相關(guān)需求必須要保證提供，主要就是安全服務(wù)、保潔服務(wù)及保衛(wèi)服務(wù)。在保證展會環(huán)境安全且整潔的基礎(chǔ)上，才能夠?yàn)閰⑴c展會人員留下較良好印象，這對展會企業(yè)寇培及信譽(yù)的提升十分有利，有利于展會企業(yè)體現(xiàn)其良好形象。反之，若展會現(xiàn)場環(huán)境比較混亂、不干凈，則必然會導(dǎo)致參與展會人員心情受到不良影響，這對展會中交易的實(shí)現(xiàn)十分不利，并且對展會企業(yè)影響也會造成不利影響。

實(shí)施人性化服務(wù)應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用原則。在對展會進(jìn)行實(shí)際策劃及管理過程中，不但要以買家及參與商角度為出發(fā)點(diǎn)，為其提供良好全面服務(wù)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)從主辦方方面進(jìn)行考慮，對于在實(shí)際服務(wù)過程中所產(chǎn)生費(fèi)用問題應(yīng)當(dāng)充分進(jìn)行考慮。比如，在實(shí)際策劃過程中可將快速展位搭建提供給供應(yīng)商，這不但能夠使參展商參展成本及費(fèi)用得以有效節(jié)約，并且也能夠使參展商滿意度得以進(jìn)一步提升。

會展策劃與管理中實(shí)施人性化服務(wù)的有效策略

科學(xué)合理分析會展活動(dòng)類型。在會展活動(dòng)實(shí)際策劃及管理過程中，為能夠更好提供人性化服務(wù)，首要任務(wù)就是應(yīng)當(dāng)對活動(dòng)類型進(jìn)行充分分析，在此基礎(chǔ)上才能夠更好選擇服務(wù)模式及服務(wù)內(nèi)容。對于實(shí)際會展活動(dòng)而言，在活動(dòng)類型存在差異的情況下，在會展服務(wù)方面的要求也有很大差異存在，所以在會展活動(dòng)策劃及管理之前，十分必要的一項(xiàng)內(nèi)容就是應(yīng)當(dāng)對會展活動(dòng)類型進(jìn)行分析，在對會展活動(dòng)性質(zhì)充分了解的基礎(chǔ)上，才能夠保證為會展活動(dòng)的各個(gè)方面提供比較良好的服務(wù)，主要就是展會布置及人員布置方面。比如，在對普通商品交易會進(jìn)行策劃過程中，必須要提前對商品交易種類清楚了解，并且要掌握展會活動(dòng)所需規(guī)模以及展會開始時(shí)間，對展會活動(dòng)過程中可能會參與的商家及買家數(shù)量進(jìn)行進(jìn)行科學(xué)預(yù)計(jì)，在全面掌握這些內(nèi)容的基礎(chǔ)上，才能夠更好進(jìn)行展會布置及策劃，從而使展會中的人性化服務(wù)能夠得以更好體現(xiàn)及實(shí)施。

全面分析展會參與人員。對于大部分展會活動(dòng)而言，其實(shí)際參與人員往往都比較多，并且不同人員參與展會的目的存在很大差異，同時(shí)不同人員性格特點(diǎn)也存在較大差異，要使展會中所有參與人員的實(shí)際需求均能夠得到較好滿足，相對而言比較困難。在實(shí)際展會策劃過程中，會展管理人員可依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)對這些進(jìn)行分析總結(jié)，在此基礎(chǔ)上對所有會展活動(dòng)中參與人員進(jìn)行合理分類，將其分為不同類別，在此基礎(chǔ)上依據(jù)其不同特點(diǎn)可向展會參與人員提供比較具有針對性的相關(guān)服務(wù)，從而保證大部分參與人員的實(shí)際需求均能夠得到滿足，從而更好實(shí)現(xiàn)人性化服務(wù)。比如，在有外國買家參與的一些展會中，可依據(jù)不同國籍對其實(shí)行合理分類，可依據(jù)不同國家及不同地區(qū)飲食習(xí)慣，可不同類型飲食提供給這些參與人員，同時(shí)也可提供相應(yīng)語言服務(wù)手冊，從而使其能夠更好與商家之間進(jìn)行交流，提升其滿意度，最終保證人性化服務(wù)能夠取得更加理想的效果。

充分分析服務(wù)內(nèi)容。在會展策劃及管理過程中，為能夠更好實(shí)現(xiàn)人性化服務(wù)，除需要對活動(dòng)類型及活動(dòng)參與人員進(jìn)行分析之外，還應(yīng)當(dāng)注意對人性化服務(wù)具體內(nèi)容進(jìn)行分析。在實(shí)際策劃過程中，對于人性化服務(wù)具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)化及分析，對于服務(wù)內(nèi)容而言，應(yīng)當(dāng)注意對各個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮，不但要考慮在活動(dòng)過程中為參展方所提供相關(guān)服務(wù)，并且要考慮為參與人員及買家提供相關(guān)服務(wù)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意考慮為主辦方所提供相關(guān)服務(wù)，在此基礎(chǔ)上才能夠保證服務(wù)內(nèi)容更加全面，才能夠避免出現(xiàn)偏向一方情況出現(xiàn)，最終可使人性化服務(wù)得以更好體現(xiàn)，使參與人員的整體滿意度能夠得以有效提升，在此基礎(chǔ)上才能夠使展會取得更加理想的效果。

會展活動(dòng)中實(shí)施人性化服務(wù)應(yīng)當(dāng)注意的相關(guān)問題

合理安排及分配展會工作人員。在展會活動(dòng)開展過程中，展會工作人員分配及安排屬于十分重要的影響因素，會對展會效果及質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。在展會策劃以及管理整個(gè)過程中，對于其中的每個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)當(dāng)合理安排相關(guān)工作人員執(zhí)行各種任務(wù)，在實(shí)際會展管理過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)員工經(jīng)驗(yàn)、能力及特長對其合理分配不同任務(wù)及工作，在此基礎(chǔ)上才能夠使每個(gè)員工的作用均能夠得以充分發(fā)揮，才能夠使會展服務(wù)取得更加理想的效果。比如，對于比較擅長溝通的一些員工，可安排其執(zhí)行商務(wù)談判工作，對于性格比較活動(dòng)開朗的一些員工，可安排其執(zhí)行接待工作，應(yīng)當(dāng)保證每個(gè)環(huán)節(jié)工作均有工作人員負(fù)責(zé)，對所有工作人員進(jìn)行合理分工，在此基礎(chǔ)上才能夠保證工作更好完成，使會展服務(wù)得以更好實(shí)現(xiàn)。

靈活運(yùn)用各種不同招商策略。在會展活動(dòng)實(shí)際開展過程中，對于不用參展商而言，由于地域及氣候等方面因素限制，若將統(tǒng)一招商政策作為標(biāo)準(zhǔn)，未能夠合理進(jìn)行變化，則很可能會對其參展資格造成不利影響。比如，對于一些農(nóng)副產(chǎn)品而言，氣候、經(jīng)濟(jì)以及生產(chǎn)習(xí)慣等方面因素均會對其產(chǎn)生一定影響，因而在產(chǎn)品包裝及品種等相關(guān)方面均有較大差異存在，若嚴(yán)格依據(jù)招商政策，很多經(jīng)銷商根本沒有資格參展。在這種情況下，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對這些差異充分了解，并且應(yīng)當(dāng)對其利弊充分比較，在此基礎(chǔ)上靈活進(jìn)行處理，從而使會展活動(dòng)得以更好開展，為參展商提供更好服務(wù)。

注意會展現(xiàn)場的合理布置。在會展策劃及管理過程中，會展現(xiàn)場布置屬于十分重要的一個(gè)方面，在合理布置會展現(xiàn)場的基礎(chǔ)上，才能夠使會展現(xiàn)場服務(wù)得到更加理想的效果。在進(jìn)行會展現(xiàn)場布置過程中，展會管理人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)不同企業(yè)實(shí)際情況選擇不同方案實(shí)行現(xiàn)場布置。比如，對于一些具有較多參展人員的企業(yè)，若布置的會展現(xiàn)場空間比較狹小，則會導(dǎo)致現(xiàn)場比較擁擠，這對交易的促成十分不利，為能夠使這一情況得到較好解決，可在展會現(xiàn)場周圍租用專門會議室，從而為各個(gè)參展人員及商家提供比較輕松、寬敞的環(huán)境及氛圍，使會展現(xiàn)場交易能夠得以更好開展，促進(jìn)交易更好達(dá)成，最終取得更加理想的服務(wù)效果，使會展參與各方的滿意度得以有效提升。

在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大形勢下，會展交易也得到較快發(fā)展，并且成為市場經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分。為能夠保證會展交易得以較好進(jìn)行，十分必要的一個(gè)方面就是應(yīng)當(dāng)合理進(jìn)行會展策劃與管理，而在會展活動(dòng)中提供人性化服務(wù)屬于重要的保障。所以，作為會展策劃及管理工作人員，必須要對人性化服務(wù)充分認(rèn)識，并且要從各個(gè)方面入手實(shí)行人性化管理，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注意各個(gè)方面的問題，在此基礎(chǔ)上才能夠更好開展人性化服務(wù)，才能夠使會展活動(dòng)得以更好進(jìn)行。