淺析數(shù)據(jù)庫在檔案管理方面的應用

楊燕萍+程魯平

（杭州凱達電力建設有限公司）

摘 要：社會信息化的發(fā)展與進步，催生出一系列高新科技與新產(chǎn)品，同時，將計算機技術應用于其它領域的做法開始風靡。在檔案管理中也考慮到了新科技的作用，將數(shù)據(jù)庫應用于檔案管理工作的方式被普遍實行。本文將對數(shù)據(jù)庫進行詳細具體的介紹，并探討其在檔案管理工作中的實際應用，以期對檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：數(shù)據(jù)庫 檔案管理 應用 安全問題

1.數(shù)據(jù)庫的認知

1.1檔案數(shù)據(jù)庫的流程

檔案數(shù)據(jù)庫，顧名思義，其針對對象是檔案，檔案數(shù)據(jù)庫以網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)為承載形式，對檔案的具體情況包括文字、人物與背景資料等信息通過系統(tǒng)進行整合編輯，再通過工作人員進行錄入，最后由相關技術人員根據(jù)相應的數(shù)據(jù)模型實行數(shù)據(jù)集合與整理。另一方面，檔案數(shù)據(jù)庫是一種較為系統(tǒng)專業(yè)的組織模式，它與現(xiàn)代社會相適應，更好地契合現(xiàn)代民眾追求快速化、系統(tǒng)化、信息化的心理，方便民眾的同時，增強其對檔案文物的了解興趣，擴大檔案使用的受眾對象。同時，檔案數(shù)據(jù)庫的使用，還可以最大限度的增大檔案的存放空間，增強信息錄入的效率，克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體易潮濕、易腐蝕的缺點，獲得較大的信息組織和管理能力。

1.2檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢

檔案管理庫是一個綜合性概念，它包括著從檔案整理、分類，到檔案的錄入、集合等多個部分，不同部分之間進行相互合作，系統(tǒng)配合，從而構成一個有機整體。與此同時，在不同部分的協(xié)作下，檔案數(shù)據(jù)庫能完成包括檔案信息的整合、錄入和后期的修改等一系列程序。檔案數(shù)據(jù)庫依賴其技術上的優(yōu)勢，在大數(shù)據(jù)的管理上具有明顯的優(yōu)勢。

2.數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的具體應用

2.1數(shù)據(jù)庫的成立

檔案數(shù)據(jù)庫作為一種新穎的管理模式，正處于建設初期，目前，對檔案數(shù)據(jù)庫的建立模式探討，為當前的一項重要任務，也是探討數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的具體操作的一項前提。對數(shù)據(jù)庫進行探討，我們需要從三方面來分析。從檔案的使用上看，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)是檔案保存的一種新形式，必然要對前期存在的問題有所突破，在這個目標下，就需要提出不同的數(shù)據(jù)整合技術。在具體操作中，若是對象針對檔案觀閱人群，設計者相應地需要對其利用方式、觀閱人群的年齡段和使用的頻繁時間段進行調(diào)查，對受眾人群行為進行解讀，從而做出判斷與決斷，確定檔案的免費接待點，設計相應的閱讀方案，同時還有利于檔案編排工作的最終決斷，加快檔案管理工作的進行與完成。另一方面，如何進行檔案信息的采集同樣重要，檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)是主體，其作用自然重大。當前，關于檔案采集的采集源，一般不是單一的途徑，領域與范圍都較為寬泛。不同的檔案資源保存形式不一，但是仍可以利用數(shù)據(jù)的收集來對其實施整合，在之后的分類歸納后，就可以作為檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行保存。第三個方面，就是有關技術性的問題，也是一大難題：檔案數(shù)據(jù)格式的轉化問題。隨著當前共享資源的大趨勢驅動下，如何實現(xiàn)資源在不同地區(qū)、不同民族之間的流通與傳播，同樣不可忽視。在檔案收集完畢后，接下來的就是對其原有形式的變動，一方面，針對檔案上的不同語言、不同表達方式進行一體化、規(guī)范化操作，方面檔案管理與分類；另一方面，檔案的保存也不應局限于一種模式，可以建立不同的分類類型，方面不同受眾人群的觀閱，使檔案所承載的文化得到流傳于再創(chuàng)造。

2.2數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)立

數(shù)據(jù)庫所依賴的技術主要有兩個，第一個為檔案數(shù)據(jù)倉庫分析技術，在此技術上，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整理與保存，鑒于不同數(shù)據(jù)有其不同模式，其錄入與整合的方式也存在著差異性。但由于聯(lián)機分析技術與數(shù)據(jù)挖掘技術的不同，不同的數(shù)據(jù)庫存在著不同的操作類型和便利程度。談及聯(lián)機分析技術，其作用是通過不同計算機之間的合作與資源共享，進行深度化的分析判斷，進而保證數(shù)據(jù)的有效性、全面性。通過聯(lián)機分析技術的使用，可建立一個虛擬的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)模型，并進行數(shù)據(jù)之間的蔓延與關聯(lián)，真正形成一個系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡。同時，需要用到就是數(shù)據(jù)挖掘技術。該技術的面向對象為檔案數(shù)據(jù)庫，在查詢技術庫時，不僅需要數(shù)據(jù)原本面貌的還原，針對一些非專業(yè)人士，需要通過人為的解釋添加，從而使他們真正明白與掌握檔案信息。同時在對相似數(shù)據(jù)進行分析時，也需要相應的技術應用，從而挖掘出其不同的觀閱群眾劃分。

3.數(shù)據(jù)庫應用中的安全問題

3.1技術規(guī)范

隨著信息化時代的發(fā)展，信息安全的隱患也愈加突出，在檔案管理工作開展過程中，如何使檔案信息與知識產(chǎn)權得到有效保護，不僅是檔案管理部門的任務，更需要每一個管理人員的努力，每一個網(wǎng)民的自律。首先，我們可以從技術方面考慮，在前期數(shù)據(jù)網(wǎng)的設計中，需要設計者有一個清晰明確的構圖，減少程序設計上存在的偏差，同時，定時對檔案數(shù)據(jù)程序進行檢測與排查，對于出現(xiàn)的漏洞與風險，及時進行彌補，在人為監(jiān)管存在難度時，還可以通過防火墻、登錄密碼、驗證信息等的應用，防止黑客的惡意破壞，保障網(wǎng)絡程序安全。

3.2網(wǎng)絡規(guī)范

網(wǎng)絡上存在的亂象，很多時候會對檔案數(shù)據(jù)庫存在不利影響，鑒于此，加強對網(wǎng)絡安全的整治與監(jiān)管尤為重要，可使用多樣化的監(jiān)管手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡訪問的安全性，對一些惡意訪問與竊奪實行即時警告與報警機制，必要時可利用法律來維護數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定。同時，數(shù)據(jù)庫的備份工作也不可或缺，在開發(fā)時，對兩個及以上檔案管理程序進行同時錄入，保證檔案數(shù)據(jù)能有效保存，在數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，存在漏洞進而導致數(shù)據(jù)丟失時能及時有替補資料，使損失降到最低。

3.3增大資金支持力度

在提高檔案數(shù)據(jù)庫管理規(guī)范化、成熟化的基礎上，還應相應地加大檔案管理工作者的資金投入和管理庫建設資金投入。在加大檔案管理工作者資金投入方面，還應有針對性，并非泛泛地對其工資進行增加，對技術人員的引入與招聘仍是非重要，當前，技術性人員缺乏已是普遍性事件，不僅僅是檔案管理方面。面對這種情況，吸引技術性人才的加入至關重要。同時，日常的技術培訓與技術考察也是督促其技術成熟的一大舉措，唯有檔案管理人員有足夠的技術與管理功底，方能帶動整個檔案數(shù)據(jù)庫的建立發(fā)展與完善；另一個方面的資金投入為數(shù)據(jù)庫檔案管理建設資金，針對目前不同企業(yè)、不同單位檔案數(shù)據(jù)庫建設的不統(tǒng)一性，各種機器與檔案管理庫軟件有所出入，對其共享效果的實現(xiàn)有不利影響。應加大對單位企業(yè)的技術資金支持，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建立的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性；同時，在其建設中，增加使用功能的查詢功能，加快電腦的查詢速度，節(jié)約閱覽者的閱覽時間，在短時間內(nèi)找到需要的檔案資料；在設備老化或者數(shù)據(jù)庫的舊程序無法適應新技術時，應當及時對其應用和機器進行更新。

3.4法制保護

保障檔案數(shù)據(jù)庫的安全不僅僅是檔案管理工作者與技術人員的單方面工作，還需要國家法律法規(guī)的支持與保護，當數(shù)據(jù)庫遭受不法人士惡意攻擊與破壞時，在做好技術修復的同時，維權同樣重要。檔案信息通常關系著一個企業(yè)或是民族的歷史與機要，一些數(shù)據(jù)甚至會對企業(yè)的生存有決定性作用，因此，維護檔案數(shù)據(jù)庫的安全就是對企業(yè)權益與民族利益的一種保護。當前我國大力提倡依法治國，而依法治國的前提正在于有法可依，國家對于人民的法律訴求給予較大支持，這就為檔案數(shù)據(jù)庫的立法提供了一個契機與平臺，因此，呼吁檔案數(shù)據(jù)庫得到有效保護，建立相關法律條約勢在必行。

結束語：

誠然而論，數(shù)據(jù)庫管理具有其它技術所不具備的優(yōu)勢，不僅是順應了時代潮流，應用當前被普遍通行的計算機，還必將對以后的檔案管理與查詢工作帶來極大便利。重視數(shù)據(jù)庫在文檔中的作用，及時將先進的技術實踐于具體工作中，是大勢所需。

參考文獻：

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