淺析新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展

付檸檬

（廣西壯族自治區(qū)欽州市人大常委會法制研究所）

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和改革開放的深入，我國的一些制度也作出了相應(yīng)的調(diào)整，諸如人事制度。對其檔案的管理也是一項(xiàng)極為重要的工作，檔案管理工作是一些人事單位日常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對新時(shí)期企業(yè)或部門的發(fā)展具有重大的意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國檔案管理的工作有了巨大的進(jìn)步，但是，事物的發(fā)展過程并不總是順風(fēng)順?biāo)?，在機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展過程中不可避免的存在著一些問題。本文旨在對新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展情況進(jìn)行分析，為促進(jìn)檔案管理工作更好的適應(yīng)時(shí)代、社會的發(fā)展提供理論支持。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；發(fā)展；問題；措施。

【引言】檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、個(gè)人的社會活動(dòng)的產(chǎn)物，意義重大，不僅應(yīng)用在個(gè)人管理方面，在國家的外交、政治等信息方面也發(fā)揮著不可估量的作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案的管理的手段和方式也在不斷更新中。但是在經(jīng)濟(jì)和科技飛速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)檔案的管理仍存在著一些問題。

一、現(xiàn)今機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的不足

1、 檔案管理的結(jié)構(gòu)不完善、時(shí)代性不強(qiáng)

現(xiàn)今我國機(jī)關(guān)檔案體系的結(jié)構(gòu)不完善，主要表現(xiàn)在檔案來源、檔案內(nèi)容和其分類等三個(gè)方面。首先，在檔案來源的方面，有很大一部分的機(jī)關(guān)檔案的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)大多只留存了第一機(jī)構(gòu)而缺乏第二、三級的檔案。其次，在機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容方面，有很大部分的機(jī)關(guān)檔案注重國家的內(nèi)政外交和社會團(tuán)體的社會活動(dòng)的記載，在普通群眾的相關(guān)面方面，則很少記載。最后，在檔案的分類方面，多使用文字檔案，而利用科技的方式則較少利用。音頻、視頻等的檔案則較少。文字檔案的作用毋庸置疑，但是，目前正處于信息化時(shí)代，電子檔案擁有方便、易于保存、重復(fù)利用率高等方面的優(yōu)勢，但是，文字檔案的保存成本高以及工作量大，電子檔案正在逐漸取代文字檔案。

2、人才的缺乏

人才是機(jī)關(guān)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前在機(jī)關(guān)檔案管理工作方面卻存在著人才缺乏、隊(duì)伍建設(shè)緩慢的問題。究其原因，主要是因?yàn)楦咝I(yè)設(shè)置、現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)背景和檔案管部門對工作人員培訓(xùn)的缺乏等方面。首先，高校開設(shè)檔案管理的專業(yè)的時(shí)間較晚，所以到目前為止培養(yǎng)的人才無論在數(shù)量和質(zhì)量上都有很大的提升空間。其次，現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)人員，很大一部分都未系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過相關(guān)的專業(yè)知識。再者，一些機(jī)關(guān)檔案管理部門對沒有專業(yè)背景的工作人員的繼續(xù)教育重視程度不夠，日常的理論和實(shí)踐培訓(xùn)較為缺乏。最后，檔案管理部門的財(cái)政支持不足，也是阻礙檔案工作人才培養(yǎng)的一個(gè)重要因素。

3、相關(guān)制度的制定和實(shí)施方面不夠完備

有一部分機(jī)關(guān)檔案管理部門缺乏完善的基本制度，更有甚者，在崗位職責(zé)方面也未有明確的制度，一些機(jī)關(guān)檔案管理部門雖然也制定了一些制度，但在制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性方面有待提高。此外，在相關(guān)制度的實(shí)施過程中，一些機(jī)關(guān)檔案管理部門不能嚴(yán)格執(zhí)行，諸如由于工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案材料的真實(shí)性有待于核實(shí)。另外，檔案管理工作人員對相關(guān)材料進(jìn)行收集和保管的主動(dòng)性不高，造成一些檔案材料不完整和向信息的缺失。

4、檔案的信息化阻力強(qiáng)大

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，目前世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代。但是我國一些機(jī)關(guān)檔案管理部門的管理者多信息化的重要性認(rèn)識不夠，加之我國擁有完整體系的傳統(tǒng)檔案管理方法，所以目前的檔案管理工作多是對文字資料的整理。此外，受人力、物力、財(cái)力等因素的制約，這使得檔案管理信息化工作難以開展實(shí)施。

二、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展新趨勢

當(dāng)今的社會，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技已經(jīng)滲透到社會的各個(gè)方面，對于機(jī)關(guān)的檔案管理也不例外。隨著信息化時(shí)代的繼續(xù)推進(jìn)，新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案的管理會更加多元發(fā)展、技術(shù)性強(qiáng)，信息化的程度高。這樣的趨勢主要體現(xiàn)在對檔案資源的機(jī)構(gòu)調(diào)整和整合方面。

機(jī)關(guān)檔案管理部門更加重視經(jīng)濟(jì)、科技等內(nèi)容的檔案資源的開發(fā)和利用以適應(yīng)社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案結(jié)構(gòu)在不斷地進(jìn)行調(diào)整，檔案資源的時(shí)代性和地方性則更為顯著，一方面，它與社會、人民的聯(lián)系更為密切，對社會問題的反應(yīng)更為及時(shí)準(zhǔn)確。另一方面，獨(dú)具地方特色的檔案資源得到重視并恰當(dāng)開發(fā)利用使得我國檔案資料更為豐富。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理體系也在逐步得到完善。除此之外，在檔案的整合方面，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的分類，利用信息技術(shù)使得檔案資源管理體系更加完善豐富。檔案管理體系的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化是其發(fā)展的大趨勢。

三、改進(jìn)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作

改進(jìn)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。筆者認(rèn)為應(yīng)從制度和組織建設(shè)、管理模式的創(chuàng)新和信息化等方面入手。

1、加強(qiáng)制度和組織建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行，培養(yǎng)人才

制度是機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的保障，要使機(jī)關(guān)檔案管理工作更為科學(xué)、規(guī)范就要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度。第一，應(yīng)該明確各個(gè)崗位的責(zé)任和分工，對失于職責(zé)的行為應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格有效的懲治措施。第二，完善機(jī)關(guān)檔案管理部門的財(cái)政制度，做好預(yù)算，在完善相關(guān)設(shè)備的同時(shí)要進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)方面等軟件的財(cái)政支持以提高機(jī)關(guān)檔案管理的社會服務(wù)和科技水平。

人才同樣是機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分，工作人員的的水平對機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量水平有很大影響，所以，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)的組織建設(shè)。一方面，現(xiàn)今的機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行招聘時(shí)，應(yīng)首先考慮有檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)背景，以提高人才隊(duì)伍的專業(yè)水平和管理水平。另一方面，針對目前在職的工作人員，應(yīng)多開展相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)班。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，也更應(yīng)該使這類員工更新觀念和方法，與時(shí)代接軌，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2、管理模式的創(chuàng)新

現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的發(fā)展速度愈來愈快，對人類社會的影響同樣如此。信息技術(shù)使得生產(chǎn)的觀念、方式發(fā)生了巨變，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，管創(chuàng)新理模式是新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展的新趨勢。將信息、數(shù)字引入管理體系中來提高檔案管理水平是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展更好更快的重要途徑。

3. 機(jī)關(guān)檔案管理的信息化，建立數(shù)據(jù)庫

機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是構(gòu)建科學(xué)化、信息化的新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理體系的重要方法。對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，然后存入數(shù)據(jù)庫中，將極大方便檔案信息的使用和管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)今，新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)該堅(jiān)持創(chuàng)新，借鑒吸收他國先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，與時(shí)俱進(jìn)。機(jī)關(guān)檔案管理的信息化應(yīng)涉及人才隊(duì)伍、制度建設(shè)、信息的保管和利用以及數(shù)據(jù)庫等各個(gè)方面，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。

四、結(jié)語

新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義重大，涉及到國家、社會和個(gè)人。因此做好機(jī)關(guān)的檔案管理工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要性不言而喻。在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，信息化、科學(xué)化是大勢所趨，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)積極創(chuàng)新，努力發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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