黨校培訓(xùn)學(xué)員檔案管理信息化建設(shè)

任虹霞

（中共佳木斯市委黨校）

摘 要：如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的重點(diǎn)，采用科學(xué)的思想、組織、方法以及手段，對(duì)黨校培訓(xùn)學(xué)員檔案管理工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。

關(guān)鍵詞：培訓(xùn)學(xué)員；檔案管理；信息化

伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和電子計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，產(chǎn)生越來(lái)越多的電子文件，使黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案的傳統(tǒng)管理模式也受到了極大的沖擊。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的重點(diǎn)，采用科學(xué)的思想、組織、方法以及手段，對(duì)黨校培訓(xùn)學(xué)員檔案管理工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。

1 加強(qiáng)黨校培訓(xùn)學(xué)員檔案管理信息化建設(shè)是落實(shí)大規(guī)模培訓(xùn)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部任務(wù)的客觀需要

黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案是學(xué)員從報(bào)名、錄取、入學(xué)到修業(yè)期滿畢業(yè)（結(jié)業(yè)）全過(guò)程的成績(jī)考核、學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、畢業(yè)（結(jié)業(yè)）鑒定、資格審核等環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是學(xué)員在校期間的綜合素質(zhì)和具體表現(xiàn)的真實(shí)寫(xiě)照和重要依據(jù)。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和培訓(xùn)教育多元化、公務(wù)員、黨員領(lǐng)導(dǎo)干部大規(guī)模培訓(xùn)的新形勢(shì)下，加強(qiáng)黨校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 培訓(xùn)學(xué)員檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)黨校信息化建設(shè)的具體舉措

中央印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨黨校工作條例》明確規(guī)定：“黨校信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化、提高教學(xué)科研質(zhì)量的重要手段。各級(jí)黨校應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)和推進(jìn)信息化建設(shè)?！秉h校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理是我校工作不可缺少的一部分，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，是推進(jìn)黨校信息化建設(shè)的題中應(yīng)有之義?？陀^地說(shuō)，我們黨校信息化建設(shè)起步較早，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已廣泛運(yùn)用于辦公及教學(xué)等諸多領(lǐng)域，但利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案仍然滯后，迫切加大工作力度，加快培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)黨校信息化建設(shè)全面發(fā)展。

3 黨校培訓(xùn)學(xué)員檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，黨校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定進(jìn)展，但對(duì)照《黨校工作條例》的有關(guān)規(guī)定，在實(shí)際工作中還存在一些不適應(yīng)新任務(wù)要求的狀況，具體表現(xiàn)如下：

3.1 學(xué)員檔案管理人員思想理念不適應(yīng)。部分相關(guān)工作人員對(duì)培訓(xùn)學(xué)員檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性認(rèn)識(shí)不足，按照信息化的要求收集、整理、保存、傳遞、利用學(xué)籍檔案的意識(shí)不強(qiáng)。少有人問(wèn)津，創(chuàng)新不創(chuàng)新關(guān)系不大，對(duì)培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案信息化建設(shè)缺乏積極性、主動(dòng)性。

3.2 學(xué)員檔案管理人員能力素質(zhì)不適應(yīng)。黨校檔案管理普遍缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，現(xiàn)有管理人員大多沒(méi)有受過(guò)檔案管理信息化的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺少檔案信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)。計(jì)算機(jī)技能水平不高，面對(duì)日新月異發(fā)展的信息技術(shù)措手不及，力不從心。同時(shí)，檔案管理人員是教師兼任培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理工作，培訓(xùn)班開(kāi)學(xué)后既要負(fù)責(zé)檔案的收集、整理工作又要擔(dān)任培訓(xùn)班學(xué)員的教學(xué)工作，任務(wù)重，工作雜，而且完全沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)崗位知識(shí)培訓(xùn)，檔案意識(shí)不強(qiáng)。僅靠自身學(xué)習(xí)和實(shí)踐摸索，沒(méi)有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能力和管理素質(zhì)，并不能完全適應(yīng)檔案管理工作。

3.3 培訓(xùn)檔案管理制度及工作方法力度不夠。黨校培訓(xùn)學(xué)員的檔案管理還沒(méi)有一個(gè)明確制度，在歸檔范圍、內(nèi)容的形式上均沒(méi)有得到一個(gè)較為確定的規(guī)定，也沒(méi)有一個(gè)檔案管理的約束機(jī)制，主要表現(xiàn)在檔案管理手段的規(guī)范以及完整參差不齊。對(duì)檔案管理工作還不夠重視，將培訓(xùn)工作的重心都放在了培訓(xùn)質(zhì)量以及培訓(xùn)對(duì)象上，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)檔案管理的重要性。這就導(dǎo)致了在日常工作中，對(duì)培訓(xùn)學(xué)員檔案的整理，收集以及歸檔被忽視，甚至還有些材料根本沒(méi)有得到歸檔。

4 加大學(xué)員檔案管理信息化建設(shè)

4.1 提高思想認(rèn)識(shí)，更新管理理念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。只有統(tǒng)一思想、更新理念，才能積極主動(dòng)把數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代管理手段和方法運(yùn)用到培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理上。為此，要深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》等檔案管理政策法規(guī)，進(jìn)一步提高對(duì)學(xué)員檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)。要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)要求，及時(shí)更新管理理念，善于用戰(zhàn)略性、系統(tǒng)性和信息化思維來(lái)謀劃和推動(dòng)培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理工作。要堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)推進(jìn)，把學(xué)籍檔案建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他各項(xiàng)工作同部署、同檢查、同落實(shí)、同發(fā)展。

4.2 建立健全管理制度，創(chuàng)新管理模式。制度規(guī)范是培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理的重要依據(jù)和保證。要根據(jù)黨校特點(diǎn)，研究制定黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案電子文檔管理辦法，為檔案規(guī)范化、信息化管理提供依據(jù)。要建立健全培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案材料定期收集、歸檔的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善溝通、協(xié)調(diào)等工作機(jī)制，按照培訓(xùn)學(xué)員檔案主管部門(mén)的統(tǒng)一安排，各部門(mén)和人員都要在規(guī)定時(shí)間、按規(guī)定要求保質(zhì)保量辦理或報(bào)送有關(guān)信息化檔案材料。教研、學(xué)員管理等涉及檔案管理的部門(mén)，要進(jìn)一步明確各自做好培訓(xùn)學(xué)員檔案管理信息化工作職責(zé)和規(guī)范要求，在工作中加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、密切配合，形成完整有序的信息化培訓(xùn)學(xué)員檔案鏈。

4.2.1 建立培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)涵蓋報(bào)名、入學(xué)注冊(cè)、學(xué)員變動(dòng)管理、成績(jī)登錄、結(jié)業(yè)證、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面學(xué)籍檔案的收集、積累、歸檔都要采取信息化的辦法進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化，逐步建立健全有效的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制。

4.2.2 建立培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站。對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的處理“分布。處理與集中管理“相結(jié)合的模式。檔案信息是學(xué)員在校學(xué)習(xí)期間逐步形成完善的，是動(dòng)態(tài)管理中的工作主要分布在教務(wù)、學(xué)員管理、教研等多個(gè)部門(mén)，班主任、教師、學(xué)籍管理人員工作相對(duì)獨(dú)立，需要傳送數(shù)據(jù)時(shí)經(jīng)過(guò)上傳、下載操作自動(dòng)建立與前置服務(wù)器的連接并進(jìn)行數(shù)據(jù)包的收發(fā)以及解包、歸并。學(xué)籍檔案管理中心端設(shè)置一個(gè)集中式的服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，存放各種全校數(shù)據(jù)和分布于各部門(mén)的副本。一旦數(shù)據(jù)更新并上傳到前置服務(wù)器，歸并程序就自動(dòng)工作，可以確保兩端數(shù)據(jù)的一致性。通過(guò)建立專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站，使學(xué)籍管理由分散變?yōu)榧?，?shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化、集約化和共建共享。

4.2.3 實(shí)行電子注冊(cè)。這是黨校學(xué)籍管理手段的更新，也觸及學(xué)籍管理和教學(xué)管理模式的改革。要實(shí)行電子注冊(cè)制度，把學(xué)員學(xué)籍檔案信息輸入黨校學(xué)籍注冊(cè)庫(kù)中，使學(xué)員學(xué)籍信息由原有的單機(jī)管理升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)員學(xué)籍檔案管理向校園外的延伸，以便學(xué)員個(gè)人和社會(huì)各界特別是組織人事部門(mén)需要時(shí)在黨校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中查核干部培訓(xùn)檔案信息，維護(hù)黨校培訓(xùn)工作的嚴(yán)肅性和公正性。

4.2.4 正確處理好檔案公開(kāi)與保密的關(guān)系。要通過(guò)信息加密、信息認(rèn)證等技術(shù)措施，設(shè)置計(jì)算機(jī)控制修改、調(diào)閱等權(quán)限，保護(hù)學(xué)員個(gè)人隱私。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息安全規(guī)范管理，做好電子檔案的異地備份，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全體系，注意防毒、殺毒，確保學(xué)籍檔案安全和保密。

4.3 加大投入力度，注重隊(duì)伍建設(shè)。要根據(jù)信息化建設(shè)的需要，保證正常的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)電腦、電子軟件開(kāi)發(fā)等現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施的配備，為學(xué)籍檔案管理信息化提供物質(zhì)保障。推進(jìn)黨校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，必須建設(shè)一支遵紀(jì)守法、愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能的管理人員隊(duì)伍。要加強(qiáng)在職教育培訓(xùn)，有計(jì)劃地組織學(xué)籍檔案管理人員學(xué)習(xí)政治理論、檔案管理政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷地提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、計(jì)算機(jī)技能和學(xué)籍檔案信息化處理能力。

黨校培訓(xùn)學(xué)員學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程和長(zhǎng)期任務(wù)，不能畢其功于一役，只有持之以恒地抓、扎扎實(shí)實(shí)地抓，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)才能取得成效，更好地為新時(shí)期黨校教學(xué)、科研服務(wù)，為大規(guī)模培訓(xùn)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部工作服務(wù)。endprint