談人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要

丁寶華

（黑龍江省傳染病防治院）

摘 要：我國的社會發(fā)展使檔案管理工作發(fā)生了很多新的變化，尤其是人事檔案管理工作，如今社會的新形勢使認(rèn)識檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的情況，過去使用的人事檔案管理方法已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新情況了，如今的社會形勢對人事檔案管理的管理質(zhì)量以及管理效率都提出了新的要求，人事檔案管理人員需要改變自己原有的觀念，針對新的情況，制定出更為合適的檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；新形勢；需要

隨著時(shí)代的進(jìn)步，我國的人事檔案管理工作不斷地發(fā)生著積極的變化，人事檔案管理活動朝著現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。作為檔案管理的重要組成部分，人事檔案管理活動在社會運(yùn)行中發(fā)揮著重要的作用，主要是在經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮作用，，隨著信息化建設(shè)的不斷完善，人事檔案管理不僅要適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，還需要適應(yīng)信息化對檔案管理提出的開放性的要求。過去企業(yè)使用的傳統(tǒng)人事檔案管理方法已經(jīng)難以完成現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動中的管理人事檔案的任務(wù)了，因此人事檔案管理的人員需要清楚地分析工作中面臨的新挑戰(zhàn)，做出應(yīng)對措施。

1 建設(shè)程序化管理體系

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，以及人事制度改革的不斷深化，給檔案管理工作賦予了新的內(nèi)容，提出了更高的要求。在這樣一個(gè)新的歷史時(shí)期，必須面向未來，用高標(biāo)準(zhǔn)、新觀念規(guī)范干部檔案管理，特別是要依據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，強(qiáng)化程序化管理思路，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)化程序、規(guī)范化思路和規(guī)章制度做好檔案管理工作。要做到這一點(diǎn)，首先，檔案管理人員應(yīng)全面掌握《檔案法》、《干部檔案管理?xiàng)l例》、《檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)檔案管理規(guī)定、制度，提高政策業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力；其次，要強(qiáng)化規(guī)范管理意識，加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)，嚴(yán)格工作程序。做到干部檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案規(guī)章制度，即：查（借）閱檔案制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檔案收集歸檔聯(lián)系制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。

2 建設(shè)信息化管理體系

如今社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，面對時(shí)代的變化，人事檔案管理工作也難以避免信息化改造，信息化發(fā)展的速度快，延伸的范圍比較廣，認(rèn)識檔案管理工作必須要迎接信息化改造這個(gè)挑戰(zhàn)，信息化對人事檔案管理的影響主要體現(xiàn)在改變了管理的方法方面，原來檔案管理工作是通過管理人員對人事方面的檔案進(jìn)行管理，但是信息化條件下的檔案管理工作，是通過信息技術(shù)與人共同對檔案實(shí)施效果更好的管理。借助電子計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用的功能，可以降低人事檔案管理工作者的管理工作量，不但提升管理速度，還提升了管理的精準(zhǔn)度，使檔案信息能夠被在更大的范圍之中被利用以及被傳遞。

各個(gè)人事檔案管理部門必須要提升計(jì)算機(jī)在這項(xiàng)工作中的應(yīng)用程度，通過建設(shè)人事數(shù)據(jù)資源庫，來實(shí)現(xiàn)便捷查詢檔案的功能，在有需要時(shí)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)給出需要的檔案資料。避免由于查詢檔案資料，而影響其他工作的進(jìn)度。

在進(jìn)行檔案管理制度的建立時(shí)，檔案管理人員可以在原有人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上建立起新型的歸檔聯(lián)系制度，通過對新的認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，來充實(shí)現(xiàn)有的人事檔案，對各個(gè)檔案個(gè)體的具體工作信息進(jìn)行收集，將檔案個(gè)體的新情況擴(kuò)充到原有的檔案體系之中，新情況包括，掌握的新技能、新的知識等，這主要是為了保證檔案的時(shí)效性。

人員信息資源庫是健全人事檔案體系的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，只有保證儲存管理的情況良好，才能應(yīng)對各種需要檔案的緊急情況，進(jìn)行人事檔案的信息化管理時(shí)，不僅要合理將人事檔案進(jìn)行配置，同時(shí)還要借助檔案信息深度挖掘人員的潛藏能力。對人事檔案人員的培訓(xùn)也不可松懈，要求他們不僅需要了解檔案管理的專業(yè)知識，還要明確計(jì)算機(jī)的使用方法。

3 建設(shè)電子化管理體系

過去的人事檔案材料一般都是紙質(zhì)的，但是紙質(zhì)的材料具有較多的弊端，因人事檔案管理人員逐漸實(shí)現(xiàn)了電子化管理的方法，電子化檔案材料，提升了處理檔案材料的便捷度，有效地預(yù)防了檔案材料被破壞，同時(shí)還將自動化的運(yùn)行體系加入到檔案管理之中，使檔案管理體系更為先進(jìn)。

基礎(chǔ)設(shè)施的自動化，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的技術(shù)保障。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，為提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的科技化含量提供了有力的技術(shù)支撐。在檔案庫房基礎(chǔ)管理中，應(yīng)采用先進(jìn)設(shè)備，特別是在庫房內(nèi)防盜、防火、防水、防蟲、防潮中盡量考慮到保護(hù)檔案的安全，在此基礎(chǔ)上，按照檔案達(dá)標(biāo)升級的不同標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)購置檔案柜、縫紉機(jī)、裁切打孔機(jī)等檔案管理設(shè)備，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等信息錄入，采集應(yīng)用設(shè)備以及加濕器、紫外線消毒燈等檔案防護(hù)設(shè)備。這是人事檔案管理硬件條件，配置這些硬件管理的儀器、設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理所不可缺少的。

4 建設(shè)知識化管理體系

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，提高人事檔案管理水平，必須建設(shè)培養(yǎng)一支思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)、肯鉆研新知識、新技能的復(fù)合型管檔人員隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組織保障。隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備在人事檔案管理中的應(yīng)用，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也越來越高。只有努力提高檔案工作人員的素質(zhì)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。因此，最重要、最根本的一點(diǎn)就是提高干部檔案人員的素質(zhì)。

要依照《干部檔案工作條例》的規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，管理檔案資料的人員在進(jìn)行工作時(shí)，必須要做到的是政治立場堅(jiān)定，行事作風(fēng)正派且不會為了利益之爭而失去原有的方向與立場。同時(shí)管理單位為了保障工作人員的基本職業(yè)素質(zhì)還應(yīng)該積極的組織技能培訓(xùn)。按照分級管理的原則，采取多種形式，從黨的組織原則到干部管理政策，從材料收集方式的區(qū)分歸類到人事檔案管理員的責(zé)任，從信息網(wǎng)絡(luò)知識到計(jì)算機(jī)的靈活應(yīng)用進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。

結(jié)束語

在新的形勢下，檔案管理人員需要積極面對檔案管理工作中的問題，在使用新型的管理技術(shù)的同時(shí)，管理人員也必須不斷提升自己的管理能力，不僅要負(fù)起對人事檔案以及檔案對象的責(zé)任，還要將創(chuàng)新精神融入到日常的管理檔案的工作中，雖然新型的管理體系可以幫助管理人員改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，但是進(jìn)行檔案管理工作的改革并不是短期之內(nèi)就可以完成的，管理人員需要在細(xì)節(jié)之處來改變?nèi)缃竦臋n案管理現(xiàn)狀，通過創(chuàng)新的思維來提升人事檔案管理水平。

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