基于信息化管理理念的工程設(shè)計單位檔案管理研究

馬楠

（哈爾濱市市政工程設(shè)計院）

摘 要：自改革開放以來，經(jīng)濟以及科技的快速發(fā)展帶動了各行各業(yè)的蓬勃發(fā)展，其中工程行業(yè)的發(fā)展最為快速，這即是由于社會的基礎(chǔ)設(shè)施離不開建筑工程的建設(shè)，也是由于建筑工程行業(yè)對于改善民生具有十分重要的作用，而工程設(shè)計是保證工程質(zhì)量的先決條件，其中設(shè)計單位的檔案管理對于管理工程設(shè)計具有不可估量的重要作用。本文主要通過闡述工程設(shè)計單位檔案管理的概念以及其特色，探討目前我國工程設(shè)計單位檔案管理中所存在的問題，并提出相應(yīng)的解決對策，并重點強調(diào)信息化管理理念在工程設(shè)計檔案管理中的必要性以及重要性。

關(guān)鍵詞：信息化管理理念；工程設(shè)計單位；檔案管理研究

前言

目前隨著城市化建設(shè)的步伐逐漸加快，各個區(qū)域處于建設(shè)的工程量十分大，而一般情況下，所有的工程必須滿足當(dāng)?shù)氐娜宋那閼训纫蛩?，而這就需要工程設(shè)計人員能夠掌握當(dāng)?shù)氐沫h(huán)境以及人文特色，而作為科技檔案的重要組成部分，工程設(shè)計檔案的作用十分明顯，不僅可以為設(shè)計師提供一個參考，同時也可以便于相關(guān)單位對于工程的管理，但是無論是何種工程的建設(shè)周期都十分長，這也就導(dǎo)致在實際中的工程設(shè)計單位的檔案管理上存在很大的問題，進而影響了檔案管理的發(fā)展。

1 工程設(shè)計單位檔案管理的綜述

科技檔案是我國檔案的主要組成部分，其中絕大多數(shù)的科技檔案均是工程設(shè)計檔案，而所謂的工程設(shè)計檔案一般所指的就是工程設(shè)計過程中所形成的文件材料，不僅包括設(shè)計文件，同樣也包括設(shè)計圖紙，而工程設(shè)計檔案管理就是對這些文件進行一定的管理，使由于工程的不同，所以工程設(shè)計檔案的管理存在一定的區(qū)別，但是總體來說所有的工程設(shè)計檔案管理都存在相同的特點，即綜合性、成套性、專業(yè)性、階段性以及周期長、數(shù)量多、整編量大，其中綜合性以及專業(yè)性是由于工程設(shè)計的特點造成的，這是由于工程建設(shè)過程中的學(xué)科交叉型極強，因此在設(shè)計過程中，設(shè)計人員需要掌握一定的知識儲備，而這也就會導(dǎo)致相關(guān)的檔案材料十分復(fù)雜，既包括電子檔案、也包括圖紙檔案等；而成套性以及周期長是由于工程設(shè)計過程中，設(shè)計師從設(shè)計書的提出到設(shè)計成為現(xiàn)實這一過程中，需要反復(fù)的根據(jù)實際情況進行更改，而工程各行建設(shè)過程周期十分長，因此導(dǎo)致工程設(shè)計檔案的管理周期較長，具有較強的成套性；工程設(shè)計的圖紙以及電子圖紙的量十分大，因此相關(guān)的管理人員在收集、保存、管理的過程中所面對的檔案內(nèi)容繁雜且數(shù)量極大，同時也要根據(jù)不同的階段對工程設(shè)計檔案進行歸檔保存工作。

2 目前工程設(shè)計單位檔案管理中所存在的問題

2.1 重視度問題

由上可知工程設(shè)計單位的檔案管理工作對于檔案管理的發(fā)展十分重要，但是在實際中，相關(guān)的管理人員對于自己工作的認知不健全，導(dǎo)致管理工作存在大量的疏忽，進而影響了檔案的管理工作，這主要是由于相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)對于工程設(shè)計檔案管理的工作不重視造成的，由于絕大多數(shù)的人員不能正確的認識到工程設(shè)計檔案管理在社會發(fā)展以及當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展中的作用，使得工程設(shè)計的檔案管理形同虛設(shè)，嚴重影響檔案管理的發(fā)展。

2.2 設(shè)施不健全

由于檔案管理在我國形成系統(tǒng)的體系的時間不長，這也就導(dǎo)致在工程設(shè)計單位檔案管理中，存在一定的設(shè)施問題，目前我國所使用的檔案管理設(shè)施都過于陳舊，無法滿足當(dāng)前社會對于檔案管理的要求，同時由于信息化建設(shè)的步伐正在逐漸加快，這也就導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理措施一定的會被時代所拋棄，因此工程設(shè)計單位檔案管理的設(shè)計不健全不僅會影響當(dāng)前檔案管理的工作效率，同樣也會制約信息化時代檔案管理的發(fā)展。

2.3 管理體系不健全

雖然我國在較短的時間內(nèi)形成了一套更適用于我國的檔案管理體系，但是由于時間尚短，我國的管理體系相對于發(fā)達國家并不健全，所有的管理過程都存在管理后置的現(xiàn)象，這嚴重影響管理的工作效率，而在檔案管理中也是同樣如此，相關(guān)的檔案管理體系不健全，導(dǎo)致管理工作人員在工作過程中存在懈怠的情況出現(xiàn)，在影響管理的工作效率的同時，還在一定的程度上影響了工程設(shè)計檔案的作用的發(fā)揮。

2.4 人員素質(zhì)問題

無論何時何地，人都是一個行業(yè)、一個單位、一個國家乃至是一個社會發(fā)展打的核心，而在工程設(shè)計單位的檔案管理工作中同樣如此，但是由于目前從事工程設(shè)計單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，相關(guān)的專業(yè)技能沒有得到掌握，這就會降低檔案管理的工作效率，同時由于目前從事工程設(shè)計單位檔案管理的工作人員對自身工作存在誤差，使得相關(guān)的工作人員往往身兼數(shù)職，這也在一定程度上影響了工程設(shè)計單位檔案管理的工作效率。

3 改善工程設(shè)計單位檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 加強重視度

為了能更好的發(fā)展工程設(shè)計單位檔案管理，就必須采取措施解決目前工程設(shè)計單位檔案管理工作中所出現(xiàn)的問題。因此就必須提高工程設(shè)計單位檔案管理相關(guān)工作人員對其的重視度，可以通過開展講壇，宣傳等方式使得工程設(shè)計單位的人員能明確工程設(shè)計檔案管理在社會發(fā)展中的重要性，明確檔案管理的含義以及特殊性，加強工程設(shè)計單位工作人員對工程設(shè)計檔案管理的重視性，從而使得功臣搞設(shè)計單位檔案管理工作能供高效、有序的進行。

3.2 引進設(shè)備

由于計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案管理一定會成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，而這就需要對檔案管理的設(shè)施有一定的要求，所以必須及時的更新目前檔案管理中所使用的相關(guān)設(shè)備以及設(shè)施，加強安全管理，避免檔案因為意外而丟失的情況出現(xiàn)，除此之外，也可以通過引進相關(guān)的設(shè)備，自主研發(fā)更適用我國檔案管理的系統(tǒng)，從而提升我國工程設(shè)計檔案管理設(shè)備的先進性，提高檔案管理的工作效率。

3.3 健全管理體系

管理體系的不健全是影響工程設(shè)計單位檔案管理工作不盡人意的主要因素，因此為了能保證工程設(shè)計單位檔案管理能夠有序、高效的進行，金必須健全相應(yīng)的管理體系，這可以通過制定相應(yīng)的管理規(guī)則，加強監(jiān)督，例如可以通過定時、不定期的抽查確定檔案管理人員的工作過情況，除此之外也可以引進發(fā)達國家的檔案管理的管理體系，提高我國的工程設(shè)計單位檔案管理的工作效率，進而促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.4 提高人員的工作素質(zhì)

為了能保證檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，就必須提高相關(guān)管理人員的工作素質(zhì)，這就需要對相關(guān)的管理人員進行定期的培訓(xùn)，使得其能及時的掌握先進的管理理念，進而提高工程設(shè)計單位檔案管理人員的工作效率，除此之外，也可以在大學(xué)設(shè)立相應(yīng)的專業(yè)，進而提高員工的專業(yè)素質(zhì)，加強員工的檔案管理管理效率以及質(zhì)量。

4 信息化管理理念下的工程設(shè)計檔案管理的必要性

隨著計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，使得信息化建設(shè)成為了社會的主要潮流，因此將信息化管理與檔案管理相結(jié)合是檔案管理發(fā)展的主要趨勢，所以將信息化管理與工程設(shè)計檔案管理相結(jié)合是十分必要的，并且信息化管理基礎(chǔ)上進行檔案管理的工作效率明顯得到了提升，這也就會使得檔案管理能夠在社會發(fā)展中發(fā)揮更多的作用。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是我國管理的主要也是重要組成部分，對于國家的整體發(fā)展有著十分重要的作用，而作為科技檔案的主要組成部分的工程設(shè)計檔案同樣對于國家的民生建設(shè)十分重要，所以為了能更好的促進社會發(fā)展，將信息化管理與檔案管理相結(jié)合不僅能提高管理的工作效率，同樣使得檔案的作用得到了更高的發(fā)揮。

參考文獻

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