檔案信息化的管理體會(huì)

呂月華

（黑龍江省樺南林業(yè)地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局）

摘 要：21世紀(jì)是信息化的世紀(jì)。迅猛發(fā)展的信息技術(shù)，已經(jīng)并將更為深刻地影響人類社會(huì)，更為劇烈地改變整個(gè)世界。從人類文明發(fā)展歷程看，加快信息化是建設(shè)生態(tài)文明的必然趨勢(shì)。筆者主要針對(duì)林業(yè)建設(shè)中，檔案信息化管理進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：林業(yè)；檔案信息化；林業(yè)信息

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個(gè)過(guò)程，就是檔案信息的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。檔案信息化是運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理及檔案信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要多專業(yè)配合、多部門協(xié)作以及所有檔案人員的積極參與及配合。隨著林業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，林業(yè)檔案管理工作在林業(yè)建設(shè)中起到了越來(lái)越重要的作用。林業(yè)檔案是人們了解林業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息的關(guān)鍵性文件，在林業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案材料也在不斷的更新和完善，內(nèi)容不斷增多，對(duì)檔案管理的要求也在不斷提高。為了適應(yīng)新時(shí)代林業(yè)規(guī)劃中檔案管理的要求，必須要加快檔案管理的信息化建設(shè)，用科學(xué)技術(shù)武裝檔案管理工作，提高林業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理的信息化建設(shè)在各個(gè)行業(yè)都有著重要的作用，不僅僅只是在林業(yè)領(lǐng)域。

2 林業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀

檔案信息化是檔案管理部門面對(duì)信息技術(shù)革命的積極回應(yīng)，是檔案管理發(fā)展的必須選擇。對(duì)于檔案管理工作，推進(jìn)了檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

2.1 缺乏林業(yè)信息共享意識(shí)

林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案信息的開(kāi)放性要求很高，通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)林業(yè)科技檔案的共享是林業(yè)科技檔案工作的必經(jīng)之路，但是在現(xiàn)階段，我國(guó)林業(yè)科技檔案工作普遍存在著缺乏林業(yè)信息共享意識(shí)的問(wèn)題，一些林業(yè)科技檔案工作人員仍然抱守傳統(tǒng)檔案工作理念，不愿意共享檔案信息，也有一些人對(duì)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為電子化就是信息化，數(shù)字化就是信息化，過(guò)分關(guān)注檔案信息檢索查詢效率的提高和檔案信息存儲(chǔ)載體的變化，但是并沒(méi)有意識(shí)到林業(yè)科技信息共享的價(jià)值，無(wú)法滿足公眾對(duì)林業(yè)科技信息的需要。很多林業(yè)科技工作人員拒絕公布一些敏感的林業(yè)檔案信息，原因是不愿意承擔(dān)檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為不應(yīng)該將這部分信息公諸于眾，將林業(yè)檔案信息的應(yīng)用局限在單位內(nèi)部，不利于林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

2.2 信息化技術(shù)不足

計(jì)算機(jī)的每一項(xiàng)技術(shù)，幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數(shù)量，為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。目前，大多數(shù)檔案部門都建有自己的局域網(wǎng)，有的還上了因特網(wǎng)，信息化體系初見(jiàn)規(guī)模。但我們?cè)跒g覽這些網(wǎng)頁(yè)時(shí)能看到的信息卻有限，且網(wǎng)頁(yè)更新較慢；關(guān)于檔案的收集、存儲(chǔ)、傳輸、發(fā)布、檢索和利用的手段等大多數(shù)檔案工作還處于原始的手工操作階段，離信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相距甚遠(yuǎn)。這均說(shuō)明我們的檔案信息化建設(shè)還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問(wèn)題是缺乏操作簡(jiǎn)單、功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)軟件。一個(gè)地區(qū)的檔案信息化管理要達(dá)到溝通與共享，就應(yīng)該有選擇地推薦或推廣某個(gè)應(yīng)用軟件，從而推動(dòng)整個(gè)地區(qū)檔案信息化的進(jìn)程。

3 林業(yè)檔案信息化的管理措施

信息檔案化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開(kāi)發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開(kāi)發(fā)服務(wù)，滿足社會(huì)各方面的需求。

3.1 樹立檔案信息意識(shí)

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是搞好檔案管理的必然選擇。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

3.2 提高檔案信息化的技術(shù)水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。加快檔案中心目錄及全文的數(shù)字化，我們要從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的“雙向”工作模式，以加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3.3 加快硬件設(shè)施建設(shè)

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

3.4 提高安全意識(shí)和防范意識(shí)

嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，確保檔案信息化的開(kāi)放安全。要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止人為地毀壞和破壞，力爭(zhēng)讓無(wú)權(quán)用戶進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了檔案，保證檔案的真實(shí)性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對(duì)所用計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，防止電腦病毒對(duì)電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，與相應(yīng)的信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)步伐有著一致性。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也遵循自身的規(guī)律，在特定階段和部分領(lǐng)域有其適度超前性和滯后性。但總體而言，檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)著人類文明進(jìn)步的成果，反映著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作新要求，對(duì)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展起著難以估算的作用。

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