新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革新策略

李愛美+劉玉章

（山東省青州市陽河管理局）

摘 要：本文就當前我國事業(yè)單位檔案管理中常見的幾個問題進行了分析，針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革工作的要求提出了創(chuàng)新與改革措施，希望通過本文的闡述與探討，能夠為相關(guān)的人員工作提供一定的幫助，促進我國事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式；改革

可以說，事業(yè)單位的發(fā)展與檔案工作有著密不可分的關(guān)系，檔案是事業(yè)單位工作的核心所在，也是開展各項業(yè)務(wù)的參考依據(jù)。因此，事業(yè)單位要重視對檔案的管理。而我國目前的事業(yè)單位檔案管理中，存在著較多的問題，尤其是在新形勢下，我國事業(yè)單位檔案管理中的問題逐漸暴露出來，嚴重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要采取有效的措施，來對事業(yè)單位檔案管理進行創(chuàng)新，并對檔案管理的服務(wù)模式進行有效的改革，從而更好的推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展，這樣就可以實現(xiàn)事業(yè)單位的長遠可持續(xù)發(fā)展。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作體制方面存在的問題

檔案工作是一項長期被動的工作模式，在檔案工作中無論是檔案信息的收集還是整理，都是被動的開展，這也造成了檔案管理工作人員對于檔案管理的重要性認識不足，沒有建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督機制，無法對檔案管理實施有效的監(jiān)控，這樣就會使得檔案管理工作在開展中出現(xiàn)一定的問題，如檔案收集率低，檔案存儲混亂等。

1.2 檔案管理技術(shù)方面存在問題

很多事業(yè)單位的檔案管理模式都在沿用傳統(tǒng)的管理模式，相關(guān)的管理技術(shù)也沒有進行更新。在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今社會和事業(yè)單位發(fā)展的需求，傳統(tǒng)管理技術(shù)中存在的弊端逐漸暴露出來，如檔案的利用率逐漸降低，檔案的存儲變得混亂，檔案的查詢變得復(fù)雜等。這些問題的出現(xiàn)主要是因為傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，事業(yè)單位的檔案管理人員無法有效的掌握運用新形勢下所產(chǎn)生的各種新型檔案管理技術(shù)，而且事業(yè)單位也沒有定期對相關(guān)的檔案管理工作人員進行新技術(shù)培訓(xùn)，這就使得很多的檔案管理人員無法掌握必要的管理技能，在管理上缺少經(jīng)驗，從而使得檔案管理工作的開展受到影響。就這點來看，我國的事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平還比較低，還有待進一步的提升和發(fā)展。

1.3 檔案管理工作人員方面存在的問題

大多數(shù)的事業(yè)單位沒有配備專業(yè)的檔案管理人才隊伍，負責(zé)管理檔案的工作人員大部分屬于兼職人員，這些兼職人員往往會受本職工作的限制，無法將精力全部的投入到檔案管理工作中，這樣就使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展并不順利，檔案管理的效果大打折扣。另外，由于檔案管理工作人員屬于是兼職人員，并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在管理技能上相對較弱，無法有效的保障檔案管理工作的開展質(zhì)量，這樣就阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理工作的長遠發(fā)展。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的內(nèi)容

2.1 建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式

當前，檔案管理中較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等，檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2.2 建設(shè)自動化檔案管理模式

檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。

2.3 建設(shè)體系化檔案管理模式

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化等內(nèi)容。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

3.1 重組檔案管理業(yè)務(wù)流程

重組業(yè)務(wù)流程是指以信息化為切入點，客觀分析每個管理業(yè)務(wù)流程，找到工作中存在的問題，利用信息技術(shù)對其進行重新規(guī)劃，優(yōu)化整合，完成升級[3]。又因為信息化可以從根本上改變檔案管理，讓流程符合信息化的要求。事業(yè)單位可以從以下兩方面實現(xiàn)重組：

首先，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。事業(yè)單位的管理者要根據(jù)已定的管理流程，確定檔案管理部門與其他部門的協(xié)作關(guān)系，要求檔案對工作內(nèi)容實時跟蹤，及時錄入，對其進行編制、更新，并定期對數(shù)據(jù)庫進行維護，同時，還要根據(jù)需求者查閱資料的內(nèi)容，給出具有針對性與目的性的流程，滿足其他部門的多種需求。其次，讓業(yè)務(wù)標準化。制定標準化的業(yè)務(wù)流程，可以讓檔案管理工作按照規(guī)定的程序進行，并以此判斷流程具有的使用價值與可行性，確定職責(zé)權(quán)限，重組結(jié)構(gòu)，樹立長遠的發(fā)展觀念。

3.2 提高對檔案管理的重視度

事業(yè)單位必須實現(xiàn)檔案管理方式的改革，以促進單位持續(xù)發(fā)展，提高工作效率。因此，事業(yè)單位的管理者要對檔案管理工作做客觀的分析，認識到：檔案會記錄單位內(nèi)進行的各項工作與事務(wù)，記錄員工的工作內(nèi)容，通過閱讀檔案，可以看到工作中的各個流程，對人員進行監(jiān)督，并且，可以把檔案作為參考，根據(jù)確定的評價機制對工作業(yè)績進行測評，制定單位發(fā)展的重要決策和改革措施。所以，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)，同時還有參考其他單位成功的管理方法，進行對比，發(fā)現(xiàn)自身管理上優(yōu)勢與不足，及時改正。還要要求檔案管理人員總結(jié)社會不同發(fā)展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機制，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理。

3.3 加快專業(yè)管理人才的培養(yǎng)

事業(yè)單位加強對檔案管理人員專業(yè)知識與素質(zhì)的培養(yǎng)，有助于改變他們的工作觀念，強化責(zé)任意識，提高管理質(zhì)量與效率，用科學(xué)化的管理方法實現(xiàn)有效管理。因此，事業(yè)單位的管理者要改變自己的態(tài)度，根據(jù)單位檔案管理的特點，適當調(diào)整制度，建立培訓(xùn)機制，定期組織相關(guān)人員對工作人員進行培養(yǎng)，讓其在實際管理中熟練運用專業(yè)知識與技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)人才。同時，還可以建立獎懲機制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發(fā)，不斷汲取成功的管理經(jīng)驗，熟悉國家制定檔案管理規(guī)章制度，提高專業(yè)素質(zhì)，探索新的檔案管理模式，事業(yè)單位的工作有序進行。

結(jié)束語

總而言之，作為事業(yè)單位管理工作的一項重要組成，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展需求，加強事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢在必行。

參考文獻

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[4]張晶，張敏.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].中國外資，2013（23）.endprint