高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

沙敏　張晨

摘要：當(dāng)前，我國高校的數(shù)量不斷增加，規(guī)模也不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的檔案的信息量也有了很大程度的累積。在信息化時(shí)代的背景下，檔案信息的管理方式逐漸多樣化，信息化的檔案管理已成為趨勢(shì)。檔案的信息化對(duì)于高校的信息能夠起到科學(xué)的統(tǒng)一管理作用，促進(jìn)高校信息的更好融合和應(yīng)用效率。文章就高校檔案管理的信息化進(jìn)行分析，對(duì)高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行研究，以期更好的促進(jìn)檔案管理工作的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F272.7；G275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）010-0-01

在信息化逐漸成為常態(tài)的社會(huì)背景下，所以企事業(yè)單位都在與時(shí)俱進(jìn)，摸索經(jīng)驗(yàn)，通過自身的努力不斷改進(jìn)自身檔案管理工作，高校亦是如此。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得傳統(tǒng)的管理模式跟不上時(shí)代的發(fā)展，也無法滿足檔案管理工作的實(shí)際需要，因此，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化已成為必然。高校檔案信息見證了學(xué)校的發(fā)展過程，是歷史記憶的另一種存在形式，同時(shí)高校檔案信息也為學(xué)校的發(fā)展和各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行提供了有利的支持。

一、高校檔案信息化管理的必要性

高校檔案的信息化管理對(duì)于信息的開發(fā)和利用具有重要的支持和推動(dòng)作用，比如，許多科研人員在科研過程中希望通過高校的檔案信息資源對(duì)其科研成果提供一定的有力借鑒和參考，從而促進(jìn)其科研成果的更好完成。信息共享在當(dāng)今已得到實(shí)現(xiàn)，高校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息共享也是當(dāng)務(wù)之急。信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、類別的快速統(tǒng)計(jì)和高效利用，對(duì)檔案進(jìn)行具體可行的方案設(shè)計(jì)，更好的發(fā)揮出檔案的服務(wù)性功能。

二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

高校的檔案部門歷年來都是有年齡偏大的人員和女性為主，她們?cè)趯I(yè)性和技術(shù)操作能力等方面能力相對(duì)不足，專業(yè)技術(shù)薄弱，對(duì)檔案的信息化管理認(rèn)識(shí)不夠全面。近年來，高校都在進(jìn)行擴(kuò)招，檔案工作的工作量持續(xù)激增，與此同時(shí)學(xué)校也在進(jìn)行檔案管理的信息化改革，可想而知，這對(duì)于原本就難以適應(yīng)的工作人員來說更是難度成倍增加，實(shí)際操作能力與信息化檔案管理的要求不匹配，從而對(duì)檔案管理工作的開展形成了阻礙。

2.對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校檔案管理工作需要檔案管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的共同參與，提高認(rèn)知，重視檔案管理工作的重要性。但是，一直以來，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，觀念相對(duì)落后，甚至抱殘守缺。高校在員工培訓(xùn)和技能提高方面投入不足，從而使得高校檔案管理工程沒有得到良好的發(fā)展，檔案信息也沒有發(fā)揮出其應(yīng)有作用，檔案的信息化管理更是得不到開展和運(yùn)用，因此也就造成了高校檔案管理工作發(fā)展相對(duì)滯后的現(xiàn)狀。

3.管理制度體系仍不夠完善

完善的檔案管理體系對(duì)于提高檔案管理工作的效率具有重要作用，檔案管理工作效率的提高要建立在現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代的發(fā)展，其管理體系仍然根據(jù)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行制定，管理體系相對(duì)落后。

三、高校檔案信息化管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案信息化的重視

檔案工作的最終目的就是服務(wù)，高校在檔案管理工作開展之初就應(yīng)該明確這一態(tài)度，建立檔案管理始終服務(wù)于廣大師生的檔案管理理念，使檔案的信息化管理能夠更加全面、高效的服務(wù)于高校師生。加強(qiáng)檔案的信息化管理對(duì)于高校歷史檔案的管理來說可以使其更加系統(tǒng)化，以信息化手段對(duì)高校歷史資料進(jìn)行更加客觀、全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)的記錄，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的同時(shí)提高檔案的服務(wù)性，因此，信息化在檔案管理工作中的運(yùn)用應(yīng)該引起足夠的重視。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，從事檔案管理工作的人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案學(xué)理論的學(xué)習(xí)，主動(dòng)提高專業(yè)技能，與時(shí)俱進(jìn)，使自身的專業(yè)水平和操作技能更好的適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。此外，高校在對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)中也要提供資金和時(shí)間的支持，為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，更廣闊的發(fā)展平臺(tái)，使其形成較強(qiáng)的合作意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的心得進(jìn)行交流與互相互學(xué)習(xí)，使檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)專業(yè)化、高效化。

3.完善檔案信息化管理的制度

經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益迅速，隨之而來的問題也層出不窮，這些新問題的出現(xiàn)為高校檔案的信息化管理帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，高校在對(duì)建檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)時(shí)必須樹立安全防范意識(shí)，加強(qiáng)安全防范措施，從而確保高校檔案信息的安全。檔案管理人員也要提高安全意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的安全工作引起重視，對(duì)信息做好應(yīng)有的安全防范，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的備份，通過相應(yīng)的應(yīng)用程序和安全防御措施對(duì)檔案信息的安全提供強(qiáng)有力的保護(hù)，充分保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

以上一系列安全和技術(shù)問題都需要高校加強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)，以建立健全的信息化管理制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行管理和監(jiān)督。在檔案信息化管理工作開展中，高校應(yīng)該更加自身的實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，充分利用自己的優(yōu)勢(shì)，學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而形成一套適合自身特點(diǎn)的管理體制和管理模式。此外，開發(fā)和應(yīng)用相關(guān)的信息安全防護(hù)軟件對(duì)于檔案信息化管理工作來說必不可少，網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，大力應(yīng)用各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以標(biāo)準(zhǔn)化的制度管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

四、結(jié)語

信息技術(shù)日新月異，科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了在這一背景下的快速發(fā)展，檔案管理的信息化也是大勢(shì)所趨。高校要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)對(duì)于檔案信息化管理的重要作用，主動(dòng)通過各種技術(shù)手段和強(qiáng)有力的管理措施，為檔案管理工作的良好發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境和適宜的發(fā)展條件，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，推動(dòng)我國檔案管理工作的健康發(fā)展。

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