網(wǎng)絡時代下如何高效做好高職院校的檔案管理工作

文茜

摘 要：高職院校檔案不僅記錄著學校各項活動，同時也記錄著學校發(fā)展的歷程，是高職院校管理工作中的重要一環(huán)。在網(wǎng)絡時代背景下，信息技術(shù)給高職院校的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，同時也對其提出了更高的要求。文章首先對網(wǎng)絡時代下高職院校檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后提出高效做好高職院校檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡時代；高職院校；檔案管理

檔案管理是高職院校管理工作中重要的組成部分。在網(wǎng)絡時代背景下，高職院校檔案管理工作遇到了新的挑戰(zhàn)，必須轉(zhuǎn)變管理思路，創(chuàng)新工作模式。故加強對網(wǎng)絡時代下高職院校檔案管理工作的研究具有十分現(xiàn)實的意義。

1.高職院校檔案管理工作存在的問題

（1）檔案資源開發(fā)與利用率較低。在網(wǎng)絡時代背景下，高職院校必須樹立全新的檔案管理理念。但傳統(tǒng)的高職院校檔案管理在重視檔案收集、保管工作技術(shù)上，忽視了對檔案資源的開發(fā)與利用，導致大量的檔案資源浪費，不能發(fā)揮檔案管理的作用。

（2）檔案管理人員綜合素質(zhì)相對較低，信息化水平弱?，F(xiàn)階段，很多高職院校檔案管理人員往往是由教師兼任，很少是檔案專業(yè)畢業(yè)的，在上崗前經(jīng)過短暫的培訓直接上崗，缺乏專業(yè)的檔案管理知識。此外，很多檔案管理人員的信息化水平較低，與網(wǎng)絡時代下檔案管理工作要求不符。

（3）高職院校檔案管理制度不夠完善。目前，很多高職院校在檔案管理工作開展中一直沿用傳統(tǒng)檔案的管理模式。一方面，缺乏專業(yè)的檔案管理設(shè)備，導致檔案管理信息化水平較低；另一方面，缺乏完善的檔案管理制度保障，缺乏規(guī)范性的工作要求，給高職院校檔案管理工作的開展造成了嚴重的影響。

（4）缺乏服務意識，內(nèi)部溝通較弱。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，高職院校檔案管理部門與其他部門之間缺乏有效的溝通，檔案管理工作長期處于封閉的狀態(tài)，管理人員思維固化，影響了高職院校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的要求。

2.網(wǎng)絡時代下高職院校檔案管理工作措施

（1）加強宣傳，提升教職工檔案意識。高職院校應該加強宣傳，提升全體教職工對檔案管理工作的重視，提倡全員參與的檔案管理。在具體宣傳過程中，要讓教職工對檔案知識有所了解，認真學習檔案管理法規(guī)、法律等，在工作中如果遇到有價值的檔案資源，需要按照檔案工作標準進行存儲，提升檔案信息資源開發(fā)與利用的效率，提升全員對檔案保護、使用的意識。

（2）構(gòu)建完善的高職院校檔案管理體系。第一，提升相關(guān)人員的認識，強化檔案建設(shè)。高職院校相關(guān)領(lǐng)導應該加強對檔案管理工作的重視，將檔案管理放到院校發(fā)展重要的位置上，并從人才培養(yǎng)、管理體制創(chuàng)新等方面加以強化。第二，建立完善的檔案管理體系，在高職院校各個職能部門中設(shè)置檔案員崗位，對檔案類別進行細分，各司其職，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

（3）加強網(wǎng)絡建設(shè)。在網(wǎng)絡時代背景下，高職院校檔案管理越來越復雜，需要通過網(wǎng)絡信息平臺，為檔案管理順利開展提供保障。該網(wǎng)絡信息平臺包括硬件、軟件兩個方面，通過掃描儀、計算機以及相關(guān)的應用軟件，不僅實現(xiàn)對檔案信息的收集與保管，同時還能夠做到對檔案資源的開發(fā)與利用，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢。

（4）加強對檔案管理人員的培訓。針對現(xiàn)階段很多高職檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低的問題，必須加強對檔案管理人員的培訓。一方面，在高職院校檔案管理崗位招聘過程中，盡可能選擇檔案專業(yè)的人員，保證其基礎(chǔ)素質(zhì)；另一方面，完善檔案管理工作崗前培訓，讓相關(guān)人員在上崗前能夠熟悉高職院校檔案工作的實際情況，熟悉相關(guān)工作環(huán)境等。同時，必須定期進行專業(yè)培訓，從信息化水平、檔案編研等方面入手，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

（5）健全高職院校檔案管理制度。高職院校檔案管理工作需要有完善的制度為依據(jù)，因此，必須根據(jù)高校檔案管理工作的實際情況，結(jié)合網(wǎng)絡時代下的相關(guān)需求，建立有效的管理制度，包括檔案工作規(guī)范、責任制度、招聘制度等，不斷激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，規(guī)范檔案管理工作人員的行為等。

綜上所述，在網(wǎng)絡時代背景下，高職院校檔案管理工作中還存在一定的問題，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，必須提出針對性的措施，從制度、人員、信息化建設(shè)等方面入手，不斷提升高職院校檔案管理工作水平。

參考文獻：

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